Assistent*in Protokoll und Partnerschaften (w/m/d/k)

Über unsFür drei impulsgebende Kulturinstitutionen bildet die KBB – Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH – das gemeinsame Fundament: die Internationalen Filmfestspiele Berlin, das Haus der Kulturen der Welt und die Berliner Festspiele mit dem Festivalhaus und ihrem Ausstellungshaus, dem Gropius Bau.Die Berliner Festspiele realisieren ganzjährig eine Vielzahl hoch spezialisierter Festivals, Ausstellungsprojekte und Einzelveranstaltungen. Unsere Arbeit gilt der Präsentation bemerkenswerter Positionen zeitgenössischer Kunst im Bereich der Musik, der Performing Arts, Bildenden Kunst, Literatur und des künstlerischen Nachwuchses.Die Intendanz der Berliner Festspiele sucht zum 1. November 2025 befristet bis zum 30. Oktober 2026 eine engagierte Persönlichkeit mit diplomatischem Geschick als Assistent*in Protokoll und Partnerschaften (w/m/d/k) Ihre Aufgaben Einladungsmanagement: Mitarbeit bei der Entwicklung von Einladungen für die Festivalbereiche und dem Erarbeiten von individuellen Einladungsschreiben; Zuarbeit beim Erstellen von Einladungslisten; Vorbereitung von Einladungsmailings mit dem Newsletter-System Gästemanagement: Mitarbeit bei der Vorbereitung und Durchführung von Partnerbenefits und VIP-Formaten; Betreuung von VIP-Gästen und Unterstützung bei der Abstimmung von Sicherheitsaspekten mit externen Protocolabteilungen und Sicherheitsbehörden; Buchung von VIP-Tickets Unterstützung bei der Kontaktpflege zu relevanten Akteur*innen der Kultur, Bildung und Politik sowie zu Ministerien, Landesvertretungen, Botschaften und Netzwerkausbau Sammeln von Hintergrundinformationen zur Antragstellung bzw. zur Erstellung von Sponsoring Paketen inkl. Austausch mit den Festivals und Abteilungen der BFS Allgemeine Büro- und Recherchetätigkeiten (Adress- und Datenbankpflege, Ablage etc.) Unsere Anforderungen – Das bringen Sie mit Abgeschlossenes Berufsausbildung im Bereich des Kultur- und Veranstaltungsmanagement oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation, Gästebetreuung, im Kontakt mit Partner*innen und Sponsoren Persönliche Einsatzbereitschaft sowie zeitliche und örtliche Flexibilität sind wünschenswert Sicheres Auftreten in der Öffentlichkeit und diplomatisches Geschick Erste Erfahrungen im Umgang mit öffentlichen Fördergeldern Deutsch- und Englischkenntnisse auf dem Level C1 gem. GER Versiertheit im Umgang mit Microsoft-Office, Webanwendungen und Datenbanken Sensibilität für die besonderen Belange einer gemeinnützigen Kultureinrichtung und eine Begeisterung für Kunst und kulturelle Inhalte Willkommen bei uns – Das bieten wir Ein vielseitiges Aufgabenfeld in einem sehr dynamischen Team einer impulsgebenden Kulturinstitution Eine Bezahlung nach Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD E6) Die im öffentlichen Dienst übliche zusätzliche Altersvorsorge (VBL) Wöchentliche Arbeitszeit von 29,25 Stunden 30 Urlaubstage pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche Zusätzlicher freier Tag an Heiligabend und Silvester Förderung der Gesundheit und Entwicklung unserer Mitarbeiter*innen durch Veranstaltungen, Seminare und Fortbildungen Vergünstigte Veranstaltungstickets für Programmveranstaltungen der KBB GmbH Vergünstigungen beim Jobticket öffentlicher Nahverkehr Ihre Bewerbung Bitte reichen Sie Ihre vollständige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, ggfs. Referenzen) bis 30.09.2025 ausschließlich über den Online-bewerben-Button ein. Kontakt und Wissenswertes Für inhaltliche Fragen steht Ihnen Julia Brakel unter info-jobs@kbb.eu gerne zur Verfügung. Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an support@softgarden.de.Erfüllen Sie nicht jede einzelne gewünschte Anforderung? Wir möchten Sie ermutigen, sich trotzdem zu bewerben. Vielleicht sind Sie genau der/die richtige Kandidat*in für diese Position.Aus technischen Gründen sind wir aktuell leider noch nicht in der Lage, Bewerbungen ohne Namen zu berücksichtigen. Wir bitten Sie dennoch, bei Ihrer Bewerbung auf die Einsendung eines Bewerbungsfotos und auf Angaben, die Rückschlüsse auf Ihre Herkunft, Ihre geschlechtliche Identität, Ihr Alter oder andere persönliche Merkmale zulassen, zu vermeiden. Menschen aus unterrepräsentierten Gruppen laden wir ausdrücklich ein, sich bei uns zu bewerben.Bei weiteren Fragen bitten wir Sie ganz herzlich, unsere Webseite zu besuchen: Website. Dort finden Sie Informationen zu unserem Bewerbungsprozess, zu Diversität und Inklusion sowie zu den Datenschutzbestimmungen der KBB GmbH.Wir können Kosten, die im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren entstanden sind, nicht erstatten. Wir bitten um Verständnis.Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! #J-18808-Ljbffr