Projektassistenz Softwareentwicklung(w/m/d/k)

Die Internationalen Filmfestspiele Berlin (IFB) sind das wichtigste Kulturereignis der Stadt, eines der angesehensten Events der internationalen Filmindustrie und zugleich das größte Publikumsfestival der Welt. Die IFB sind in Begriff, eine neue Festival-Verwaltungssoftware mit dem Projektnamen BerlinalX einzuführen. Diese Software werden alle Berlinale-Mitarbeiter*innen im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Festivals nutzen. Für den Rollout der neuen Software sucht das Festival-IT-Team der Berlinale zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, zuverlässige und selbstständige Persönlichkeit mit exzellentem Organisationstalent.

Die Stelle ist auf 9 Monate befristet.

Ihre Aufgaben:

• Projektterminkoordination, Information zu und Abstimmung von mehreren unterschiedlichen Timelines mit den Projekt-Stakeholdern inkl. Überwachung des Projektfortschritts sowie von Projektdeadlines und Meilensteinen
• Organisation und Terminplanung von Softwareentwicklungsprojekten, sowie Vor- und Nachbereitung von technischen Meetings und Besprechungen
• Zusammenstellung von Unterlagen, Erstellung von Präsentationen und Protokollen
• Assistenz bei Budget- und Projektcontrolling, Datenbankpflege sowie allgemeine Büroorganisation und Dokumentenverwaltung
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Aufträgen und Vergaben sowie Einholen, Zusammenstellen und Auswerten von Angeboten
• Unterstützung bei der Erstellung und Korrektur von Schulungs-, Einführungsmaterialien, User Storys und Prozessdiagrammen
• Durchführung von Recherchen, Zusammenstellen von Hintergrundinformationen, Dokumentation von Diskussionsständen und Arbeitsergebnissen
• Bearbeitung und Einordnung von Post-Eingängen und Ablagen sowie Telefonaten
• Interne und externe Korrespondenz in organisatorischen Belangen

Unsere Anforderungen – Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikation
• Einschlägige Berufserfahrung in der Assistenz bzw. dem Büromanagement, idealerweise Erfahrung in Softwareentwicklungsprojekten
• Hohe Kunden- und Serviceorientierung mit professioneller, zugewandter Kommunikation in Wort und Schrift
• Spaß an und Talent für organisatorische Aufgaben mit einem Blick für Details
• Engagierte, strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
• Erfahrung in der Zusammenarbeit innerhalb eines agilen Teams
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
• Erste Erfahrungen in der Arbeit mit Ticket- und Wiki-Systemen (z.B. Jira/Confluence) und digitalen Anwendungen wie z.B. Trello, Miro, Asana, Slack sind wünschenswert
• Sprachkenntnisse Deutsch (Level C2) und Englisch (Level B2) gemäß GER

Willkommen bei uns – Das bieten wir:

• Ein vielseitiges Aufgabenfeld in einem sehr dynamischen Team einer impulsgebenden Kulturinstitution
• Eine Bezahlung nach Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD E7)
• Zusätzliche Altersvorsorge (VBL)
• Wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zur Mobilen Arbeit nach Absprache
• 30 Urlaubstage pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche
• Zusätzlicher freier Tag an Heiligabend und Silvester
• Förderung der Gesundheit und Entwicklung unserer Mitarbeiter*innen durch Veranstaltungen, Seminare und Fortbildungen
• Vergünstigte Veranstaltungstickets für Programmveranstaltungen der KBB GmbH
• Vergünstigungen beim Jobticket öffentlicher Nahverkehr

Ihre Bewerbung:

Reichen Sie Ihre vollständige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, ggfs. Referenzen) bitte bis 20.07.2025 ausschließlich über den Online bewerben Button ein.

Kontakt und Wissenswertes:

Für inhaltliche Fragen steht Ihnen Tobias Oliev gerne zur Verfügung. Erfüllen Sie nicht jede einzelne gewünschte Anforderung? Wir möchten Sie ermutigen, sich trotzdem zu bewerben. Vielleicht sind Sie genau der/die richtige Kandidat*in für diese Position. Die KBB setzt sich für Diversität und Inklusion in unseren Teams ein. Bewerbungen von Menschen mit Angabe einer Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Wir können Kosten, die im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren entstanden sind, nicht erstatten. Wir bitten um Ihr Verständnis. Bei weiteren Fragen laden wir Sie ganz herzlich zu unserer Stellenangebote-Webseite ein, wo Sie viele nützlichen Informationen, u.a. zu unserem Bewerbungsprozess und der Handhabung von Diversität und Inklusion sowie der Datenschutzbestimmungen in der KBB GmbH finden können: Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!