Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Düsseldorf

Arbeite direkt an der Seite unseres CEO und bring die wichtigsten Themen der Gruppe voran!

Du suchst eine Rolle direkt an der Seite der Geschäftsführung, in der Du selbst entscheidest und Dinge zu Ende bringst?

Als Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) bei Kulturwerke Deutschland bist Du die persönliche Referentin oder der persönliche Referent von Joachim Hütte. Alles, was an ihn geht, landet zuerst bei Dir. Viele Anfragen beantwortest Du selbst. Den Rest gibst Du verbindlich an die richtige Person weiter und behältst den Überblick, bis alles umgesetzt ist.

Kulturwerke Deutschland organisiert Schüleraustausch und Auslandsjahre und sitzt in Düsseldorf. Zur Unternehmensgruppe gehören Stepin, ICES in Spanien und School & Vacation in Italien. Du arbeitest bei uns im Büro, nah am CEO und nah an den Teams.

Wir suchen jemanden, der anpackt. Du buchst morgens ein Hotel für die Dienstreise und schreibst mittags die Ankündigung an das ganze Team. Mit unseren Führungskräften arbeitest Du auf Augenhöhe und sorgst dafür, dass Entscheidungen schnell umgesetzt werden.

Deine Aufgaben

• Du beantwortest Anfragen in Slack und per Mail an Stelle des CEO. Was Du selbst lösen kannst, löst Du. Alles andere gibst Du mit klarer Frist an die zuständige Person.

• Du begleitest die Projekte des CEO in den Teams und meldest zurück, sobald etwas umgesetzt ist.

• Du sprichst jeden Tag kurz mit dem CEO. Dort legst Du ihm alle offenen Entscheidungen vor, fertig vorbereitet und mit Deiner Empfehlung.

• Du dokumentierst Entscheidungen, Absprachen und Aufträge und hältst sie nach, bis sie erledigt sind.

• Du bereitest interne Meetings und Bewerbungsgespräche vor und nach. Du schreibst die Protokolle und verteilst die Aufgaben daraus.

• Du steuerst Kalender und Postfach des CEO und organisierst Reisen und Hotels.

• Du erledigst kleine Aufgaben zwischendurch, die sofort geregelt sein müssen.

• Du schreibst interne Ankündigungen im Stil des CEO. Für Briefings und Entwürfe arbeitest Du mit KI-Werkzeugen wie Claude.

Das erwartet Dich bei uns

• Eine unbefristete Festanstellung in Vollzeit

• Ein klares Mandat: In einem festgelegten Rahmen entscheidest Du selbst

• Einblick in alle Bereiche einer Unternehmensgruppe mit Gesellschaften in Deutschland, Spanien und Italien

• Ein Arbeitsplatz mit iMac und höhenverstellbarem Schreibtisch in klimatisierten Räumen

• Ein Team, das sich jede Woche austauscht und auch gemeinsam etwas unternimmt

• Ein Produkt, das Jugendlichen ein Schuljahr im Ausland ermöglicht

Weitere Informationen über Deine Karriere bei Kulturwerke Deutschland findest Du hier:

https://kulturwerke-deutschland.de/karriere

Wir freuen uns, gemeinsam mit Dir zu wachsen und Dich persönlich kennenzulernen.

• Du hast mehrere Jahre als Executive Assistant, Referentin oder Referent eng mit einer Geschäftsführung gearbeitet.

• Du triffst Entscheidungen selbst und weißt, welche Frage zum CEO gehört.

• Du kommunizierst klar und verbindlich, auch mit Führungskräften.

• Du packst an. Eine Hotelbuchung gehört für Dich genauso zum Job wie eine Entscheidungsvorlage.

• Du gehst absolut diskret mit Einblicken in Personal, Finanzen und strategische Projekte um.

• Du schreibst sehr gutes Deutsch und sprichst sicher Englisch.

• Du arbeitest gern mit KI-Werkzeugen und lernst neue schnell.

• Du arbeitest in Vollzeit bei uns im Büro in Düsseldorf.

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