Geschäftszimmertätigkeiten für die Leitung des Fachbereiches Baumanagement (Hochbau) (m/w/d)
Der Bezirk Tempelhof-Schöneberg ist mit seinen ca. 350.000 Einwohner_innen einer der buntesten, vielfältigsten und auch geschichtsträchtigsten Bezirke Berlins. Kennen Sie den Regenbogenkiez am Nollendorfplatz oder das Tempelhofer Feld auf dem Gelände des ehemaligen Flughafens Tempelhof? Mit seinen sechs Ortsteilen, die unterschiedlicher kaum sein können, bietet dieser Bezirk eine vielseitige und einzigartige Mischung.
Ebenso vielseitig sind auch unsere Tätigkeitsbereiche!
Das Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg von Berlin - Abt. Stadtentwicklung und Facility Management - Serviceeinheit Facility Management - Fachbereich Baumanagement
sucht Sie zur Verstärkung unseres Teams.
Bewerbungsfrist: 05.07.2026
Eintrittstermin: schnellstmöglich
Entgeltgruppe: E5 TV-L
Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden (Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich)
Ihre Aufgaben
Unterstützung der Fachbereichsleitung in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten u.a.:
- Koordination von Terminen für die Fachbereichsleitung nach Absprache, einschließlich Raumbuchung und Organisation von technischer Ausstattung, Getränken etc.
- Überwachung und Pflege der Termine
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen, einschließlich Zusammenstellung von Unterlagen sowie Recherche und Aufbereitung von Unterlagen und Informationen im Einzelfall
- Protokollführung
- Überwachung von Fristen und Terminen, Führung der Wiedervorlage, insbesondere für offene Drucksachen
- Koordination und Überwachung von Stellungnahmen an politische Gremien, einschl. Überwachung der Wiedervorlagen
Abwesenheitsmanagement für den Fachbereich:
- Führen des Urlaubskalenders
- Annahme und Weiterleitung von Abwesenheiten
Allgemeine Verwaltungsarbeiten des Geschäftszimmers u.a.:
- Überwachung, Verwaltung, Sortierung, Selektierung und Verteilung des Posteingangs und –ausgangs insbesondere der elektronischen Post
- Materialbeschaffung und –verwaltung für den Fachbereich
- Vervielfältigungs- und Ablagetätigkeiten
- selbstständiges Verfassen von Schriftstücken und Präsentationen für Vorträge nach Vorgabe sowie Bearbeitung von Korrespondenzen und standardisierten Berichten
Mittelbewirtschaftung:
- Begleitung des Rechnungsdurchlaufs, rechnerische Prüfung und Plausibilisierung von eingehenden Rechnungen, einschl. der Buchung in HKRNeu
- Bearbeitung von Rechnungen sowie Auszahlungen und Einnahmen
- Kontrolle der Belege auf Vollständigkeit und Ablage der Belege
eine abgeschlossene Ausbildung zur_zum Verwaltungsfachangestellten, Kauffrau_mann für Büromanagement (Fachangestellten für Büro-kommunikation, Kauffrau_mann für Bürokommunikation) oder
eine kaufmännische oder technische Ausbildung, die in gleiche Weise geeignet ist, das Aufgabengebiet wahrzunehmen
Fachliche Kompetenzen: PC-Anwenderkenntnisse im Umgang mit der Standardsoft-ware MS Office incl. Power Point, Intranet, Internet und E-Mail
Wir erwarten mindestens eine kompetente Verwendung der deutschen Sprache entsprechend der Stufe C1 des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen. (The minimum we expect is competent use of the German language at a level corresponding to C1 of the Common European Framework for languages.)
Hinweise:
Qualifikationen, Bildungsabschlüsse oder Berufserfahrungen etc. können nur dann Berücksichtigung finden, wenn diese auch mit entsprechenden Nachweisen belegt werden.
Angaben zu den formalen Voraussetzungen, fachlichen und außerfachlichen Kompetenzen entnehmen Sie bitte dem Anforderungsprofil, welches Sie unter dem Button "weitere Informationen" herunterladen können. Das Anforderungsprofil stellt die verbindliche Grundlage für die Auswahlentscheidung dar. Bitte beachten Sie hierbei, dass nach Ablauf der Bewerbungsfrist das Anforderungsprofil nicht mehr online zur Verfügung steht.
Benefits
- Vergünstigtes Jobticket bzw. Hauptstadtzulage
- Jahressonderzahlung
- VBL (Zusatzversorgung des Öffentlichen Dienstes)
Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- Teilzeitbeschäftigung (auch Sabbaticals) und individuelle Arbeitszeitgestaltung
- 30 Tage Erholungsurlaub und arbeitsfrei am 24. und 31. Dezember
- Mobiles Arbeiten im Rahmen der dienstlichen Belange
Wir fördern Ihre Gesundheit am Arbeitsplatz mit einem modernen Gesundheitsmanagement, das präventive Angebote für alle Lebenslagen bereithält.
Weiterbildung
Nutzung eines umfangreichen Fortbildungsangebots unterschiedlicher Anbieter während der Dienstzeit
für Diversity
- Wir leben Vielfalt!
- Unterzeichnung der Charta
- #positivarbeiten der Deutschen Aidshilfe
- Bezirkliches Inklusionskonzept
- Frauenförderplan
Auszeichnungen
- Zertifizierung als „Fahrradfreundlicher Arbeitgeber“ von ADFC und EU (Bronze)
Wir schätzen und fördern die Vielfalt und Chancengleichheit und heißen daher Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Lebensalter, Behinderungen, dem ethnischen Hintergrund, der Religion und Weltanschauung oder der sexuellen Orientierung willkommen. Insbesondere Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sowie Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleichwertiger Qualifikation werden schwerbehinderte und diesen gleichgestellten Menschen bevorzugt eingestellt sowie Menschen mit Migrationshintergrund in besonderem Maße berücksichtigt.
