Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Direktionsteam und organisiere Büroabläufe eigenverantwortlich.
- Unternehmen: Die größte öffentliche Bibliothek Deutschlands mit einem vielfältigen Angebot.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, 30 Urlaubstage und faire Bezahlung.
- Weitere Informationen: Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten und ein kollegiales Arbeitsklima.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft des Wissens und arbeite an sinnstiftenden Projekten.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung und mehrjährige Erfahrung in der Büroorganisation.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 50000 € pro Jahr.
Die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB) ist mit jährlich über 1,2 Millionen Besucher*innen die größte und meistbesuchte Öffentliche Bibliothek Deutschlands. An unseren beiden Standorten – der Amerika-Gedenkbibliothek und der Berliner Stadtbibliothek - bieten wir ein vielfältiges Angebot an Medien, Veranstaltungen und digitalen Services. Mit etwa 350 Beschäftigten gestalten wir die Zukunft des Wissens, fördern Bildung, ermöglichen kulturelle Teilhabe und schaffen Räume für gesellschaftlichen Austausch.
Organisationseinheit: Direktion
Eckdaten: Entgeltgruppe E8 TV-L | Vollzeit | unbefristet
Aufgaben
- Sie unterstützen das Team der Direktion und sind Teil eines größeren Teams aus Office-Manager*innen in der gesamten ZLB.
- Sie organisieren das Büro eigenverantwortlich und stellen einen reibungslosen Ablauf der administrativen und organisatorischen Prozesse sicher, insbesondere durch Terminmanagement, Wiedervorlagen, Korrespondenz, telefonische Kommunikation und Recherchen.
- Sie planen, koordinieren und begleiten Sitzungen sowie Besprechungen, einschließlich der Vor- und Nachbereitung, Protokollführung sowie der Verwaltung von Besprechungsräumen und Ausstattung.
- Sie übernehmen das digitale Dokumentenmanagement sowie die strukturierte Ablage und erstellen Unterlagen wie PowerPoint-Präsentationen, Protokolle und weitere Dokumente.
- Sie organisieren Dienstreisen einschließlich der Reisekostenabrechnung.
- Sie unterstützen bei allgemeinen Verwaltungsvorgängen, insbesondere in den Bereichen Beschaffung, Vertragswesen, Rechnungsbearbeitung, Personalangelegenheiten, Fortbildungen und Adressdatenbankpflege.
- Sie wirken bei Aufgaben der dezentralen Budgetierung mit, insbesondere bei der Belegverwaltung, Budgetüberwachung sowie bei Abrechnungen im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung.
- Sie unterstützen Projekte durch organisatorische, administrative und koordinierende Tätigkeiten.
Qualifikationen
- Sie haben Ihre Berufsausbildung erfolgreich abgeschlossen (z. B. zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder können eine gleichwertige Qualifikation aufgrund einschlägiger Berufserfahrung vorweisen.
- Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung in einer fachlich entsprechenden Position.
- Sie verfügen über umfassende Kenntnisse und praktische Erfahrungen im Bereich der Büroorganisation.
- Sie gehen sicher und routiniert mit den gängigen MS-Office-Anwendungen um, insbesondere mit Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
- Sie beherrschen die deutsche Rechtschreibung sicher und wenden grundlegende schreibtechnische Normen für die Textverarbeitung zuverlässig an.
- Sie verfügen über gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Sie bringen idealerweise Kenntnisse der Landeshaushaltsordnung, der Vergaberichtlinien sowie des Bundesreisekostengesetzes mit.
- Sie bringen Kontaktfreude, hohe soziale Kompetenz und ein sehr gutes mündliches sowie schriftliches Ausdrucksvermögen mit.
- Sie arbeiten eigenständig, zuverlässig und strukturiert und überzeugen durch ausgeprägtes Planungs- und Organisationstalent.
- Sie zeichnen sich durch hohes persönliches Engagement, Loyalität und Diskretion aus.
Benefits
- Arbeiten für das Gemeinwohl: Mitwirken in Berlins Bildungs- und Kulturlandschaft, sinnstiftende Aufgaben mit hoher gesellschaftlicher Relevanz erfüllen und aktiv sein an einem der demokratischsten Orte der Stadt.
- Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: Flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeitregelungen, Zeitausgleich für Mehrstunden und die Möglichkeit zum Homeoffice.
- Ein kollegiales Arbeitsklima: Strukturiertes Onboarding, internes Weiterbildungsprogramm von Mitarbeitenden für Mitarbeitende, Buddy-Begleitung für Führungskräfte, Kennenlernformate, jährlicher Themen-und Teamtag.
- Gute Verkehrsanbindung: Ein Arbeitsplatz im Herzen der Stadt (Kreuzberg und Mitte) mit sehr guter ÖPNV-Anbindung sowie Park- und Fahrradstellplätzen.
- Gesundheitsmanagement: Kostenlose Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements, medizinische Vorsorge, gemeinsame Teilnahme am Berliner Firmenlauf oder Stadtradeln.
- Faire Bezahlung nach Tarif (TV-L), 30 Urlaubstage plus 24. und 31.12., Jahressonderzahlung, zusätzliche Altersvorsorge über VBL, Zuschuss zum BVG-Firmenticket und kostenloser Bibliotheksausweis.
Die ZLB fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiter*innen. Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung, geschlechtlicher oder sexueller Identität. Anerkannt schwerbehinderte Bewerber*innen und ihnen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Personen mit Migrations- oder Fluchtgeschichte werden besonders ermutigt, sich zu bewerben.
Weitere Informationen über die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin erhalten Sie unter.
Office Manager*in der Direktion (m/w/d) Arbeitgeber: Land Berlin
Das Amt für Weiterbildung und Kultur in Berlin bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem kreativen und aufgeschlossenen Umfeld zu arbeiten, das Wertschätzung und respektvollen Umgang großschreibt. Als Teil des größten Arbeitgebers der Region profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen, umfangreichen Fortbildungsmöglichkeiten und einem starken Fokus auf Gesundheitsmanagement, was Ihre persönliche und berufliche Entwicklung fördert. Hier haben Sie die Chance, aktiv zur kulturellen Gestaltung Berlins beizutragen und gleichzeitig eine ausgewogene Work-Life-Balance zu genießen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Manager*in der Direktion (m/w/d) erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Land Berlin
Wenn du auf der Website von Land Berlin stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager*in der Direktion (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Land Berlin erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Land Berlin vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
