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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage office operations and support administrative tasks in a dynamic environment.
- Arbeitgeber: Join the largest public library in Germany, welcoming 1.5 million visitors annually.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy a full-time, permanent position with opportunities for professional growth and development.
- Warum dieser Job: Be part of a vibrant community-focused organization that values participation and innovation.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed vocational training or equivalent experience in office management required.
- Andere Informationen: Diversity is celebrated; applications from all backgrounds are encouraged.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB) ist die größte Öffentliche Bibliothek in Deutschland und mit rd. 1,5 Millionen Besucher*innen jährlich die am besten besuchte Kultur- und Bildungseinrichtung Berlins. An zwei Standorten – Amerika-Gedenkbibliothek und Berliner Stadtbibliothek – stehen für unsere Nutzer*innen über 3,5 Millionen Medien zur Verfügung. Zugleich erfüllt die Stiftung Aufgaben als Berliner Landesbibliothek. Mit ihren ca. 340 Beschäftigten bietet die ZLB in allen Segmenten ihrer Arbeit ein innovatives und partizipatives Medien-, Beratungs- und Veranstaltungsangebot. Die Bibliothek entwickelt sich dabei zunehmend zu einer Plattform für die Communities der Stadtgesellschaft. Hier teilen die Bürger*innen ihr Wissen, hier wird die Teilhabe am digitalen Leben genauso wie an informierten städtischen Diskursen ermöglicht.
Werden Sie Teil unseres Teams! Verstärken Sie uns als engagierte*r
Office-Manager*in (m/w/d) Geschäftsstelle des Vorstands Office-Manager*in (m/w/d) Geschäftsstelle der kaufmännischen Direktion
Organisationseinheit:
Generaldirektion sowie Kaufmännische Direktion (2 Stellen)
Kennziffer:
41/24
Entgeltgruppe:
E8 TV-L
Arbeitszeitumfang:
Vollzeit
Befristung:
unbefristet
Ihr Aufgabengebiet:
In der Geschäftsstelle verantworten Sie das professionelle Office-Management und unterstützen in administrativen und organisatorischen Vorgängen. Die Aufgaben umfassen im Wesentlichen:
- eigenverantwortliche Büroorganisation:
- Terminmanagement (Planung, Koordination, Überwachung)
- Vor- und Nachbereiten von Sitzungen
- eigenständige schriftliche und elektronische Korrespondenz
- Post- und E-Mail-Bearbeitung, Wiedervorlagen, telefonische Kommunikation, Recherchen
- elektronisches Dokumentenmanagement und Aktenführung
- Anfertigung von PowerPoint-Präsentationen, Protokollen u. Ä.
- Dienstreiseorganisation (inkl. Reisekostenabrechnung)
- Abrechnungen im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung
- Schnittstelle und Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsvorgängen (z. B. Beschaffung, Vertragswesen, Rechnungsbearbeitung, Personalthemen, Fortbildungen etc.)
- Verwaltung von Besprechungsräumen und dem entsprechenden Equipment
- Sicherstellung standardisierter Organisationsabläufe bzw. Unterstützung der Ausgestaltung und Etablierung interner Prozesse zur Optimierung der Kommunikationsstruktur mit Schnittstellenfunktion
- Mitarbeit bei Aufgaben dezentraler Budgetierung, u. a. Belegverwaltung, Budgetüberwachung
- Unterstützung bei Projekten
Ihre Qualifikationen:
Sie haben Ihre Berufsausbildung erfolgreich abgeschlossen (z. B. zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder können eine gleichwertige Qualifikation aufgrund einschlägiger Berufserfahrung vorweisen. Zudem verfügen Sie über mehrjährige Berufserfahrung in einer fachlich entsprechenden Position.
Zu Ihren Fachkompetenzen zählen:
- umfassende Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich der Büroorganisation
- sehr guter Umgang mit MS Office-Anwendungen (insbes. Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- sichere Kenntnis der deutschen Rechtschreibung sowie grundlegender schreibtechnischer Normen für die Textverarbeitung
- gute Englischkenntnisse
- Kenntnisse der Landeshaushaltsordnung, von Vergaberichtlinien und des Bundesreisekostengesetzes von Vorteil
Folgende außerfachliche Kompetenzen zeichnen Sie aus:
- freundliches und verbindliches Auftreten
- Kommunikationsstärke, Kontaktfreude und hohe soziale Kompetenz
- Planungs- und Organisationstalent
- eigenständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
- hohes persönliches Engagement sowie Loyalität und Diskretion
- sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
Sind Sie so jemand? Dann brauchen wir Sie!
Es handelt sich um zwei Stellen, die zu besetzen sind. Bitte teilen Sie uns in Ihrer Bewerbung mit, auf welche der beiden Positionen Sie sich bewerben möchten – oder ob wir Ihre Unterlagen für beide Vakanzen vermerken dürfen. Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 24.11.2024 .
Bitte bewerben Sie sich online über das Berliner Karriereportal. Klicken Sie dazu auf den Button „Jetzt bewerben!“ am Ende der Stellenausschreibung.
Hinweise:
Die ZLB fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiter*innen. Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung, geschlechtlicher oder sexueller Identität. Anerkannt schwerbehinderte Bewerber*innen und ihnen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Personen mit Migrations- oder Fluchtgeschichte werden besonders ermutigt, sich zu bewerben.
Eine Teilzeitbeschäftigung ist unter Berücksichtigung dienstlicher Belange grundsätzlich möglich.
Weitere Informationen über die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin erhalten Sie unter
Ansprechpartnerin:
Eva-Katrin Stolz
Telefon: +49-30-90226-513
E-Mail:
#J-18808-Ljbffr
Office-Manager*in (m/w/d) Geschäftsstelle des Vorstands / Office-Manager*in (m/w/d) Geschäftsst[...] Arbeitgeber: Land Berlin
Kontaktperson:
Land Berlin HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office-Manager*in (m/w/d) Geschäftsstelle des Vorstands / Office-Manager*in (m/w/d) Geschäftsst[...]
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin und ihre aktuellen Projekte. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein echtes Interesse an der Bibliotheksarbeit und den Community-Initiativen hast.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, deine Erfahrungen im Bereich Büroorganisation und Verwaltung konkret zu erläutern. Überlege dir Beispiele, wie du in der Vergangenheit Prozesse optimiert oder erfolgreich organisiert hast.
✨Tip Nummer 3
Da gute Englischkenntnisse gefordert sind, sei bereit, auch in Englisch zu kommunizieren. Übe eventuell einige Fachbegriffe oder Sätze, die du im Büroalltag verwenden könntest.
✨Tip Nummer 4
Nutze dein Netzwerk! Vielleicht kennst du jemanden, der bereits in einer ähnlichen Position arbeitet oder gearbeitet hat. Ein informelles Gespräch kann dir wertvolle Einblicke geben und dir helfen, dich besser auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office-Manager*in (m/w/d) Geschäftsstelle des Vorstands / Office-Manager*in (m/w/d) Geschäftsst[...]
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine Kenntnisse in der Büroorganisation und deine Erfahrung mit MS Office-Anwendungen.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für die Stelle interessierst und wie deine bisherigen Erfahrungen dich für diese Position qualifizieren. Gehe auch darauf ein, welche der beiden Positionen du bevorzugst.
Online-Bewerbung: Reiche deine Bewerbung über das Berliner Karriereportal ein. Achte darauf, dass alle Dokumente vollständig sind und überprüfe sie auf Rechtschreibfehler, bevor du sie abschickst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Land Berlin vorbereitest
✨Bereite dich auf die Büroorganisation vor
Da die Position stark auf Büroorganisation fokussiert ist, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung parat haben, die deine Fähigkeiten in der eigenverantwortlichen Büroorganisation und im Terminmanagement zeigen.
✨Zeige deine MS Office-Kenntnisse
Stelle sicher, dass du während des Interviews deine umfassenden Kenntnisse in MS Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint, demonstrieren kannst. Vielleicht kannst du sogar ein Beispiel nennen, wo du diese Tools effektiv eingesetzt hast.
✨Kommunikationsstärke betonen
Die Stelle erfordert eine hohe Kommunikationsfähigkeit. Bereite dich darauf vor, Situationen zu beschreiben, in denen du erfolgreich kommuniziert hast, sei es in schriftlicher oder mündlicher Form. Zeige, dass du kontaktfreudig bist und gut mit verschiedenen Stakeholdern umgehen kannst.
✨Engagement und Loyalität hervorheben
Die ZLB sucht nach jemandem mit hohem persönlichen Engagement und Loyalität. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit deine Loyalität gegenüber einem Arbeitgeber oder einem Team gezeigt hast und bringe diese Beispiele in das Gespräch ein.
