Assistent/in der Abteilungsleitung

Bewerbungsfrist: Ein wertvoller Auftrag wartet auf Sie: Gestalten Sie gemeinsam mit rund 11.000 Kolleginnen und Kollegen die Lebensqualität des Landes mit. Aufgeschlossen im Dialog, tatkräftig im Umsetzen und herzlich im Miteinander - so arbeiten wir in über 80 Berufen und Lehrberufen an mehr als 180 Standorten zusammen.

Eine starke Gesellschaft braucht eine starke Verwaltung: In der Abteilung Personalgewinnung und -objektivierung arbeiten wir daran, für jede Stelle den richtigen Menschen zu finden - egal, ob intern oder extern. Wir gestalten objektive und nachvollziehbare Auswahlverfahren und sind zentrale Ansprechpartner für Bewerberinnen und Bewerber sowie für alle Dienststellen in Nachbesetzungsfragen. Gleichzeitig zeigen wir, was das Land Oberösterreich zu einem modernen, verlässlichen und sinnstiftenden Arbeitgeber macht. Wir laden Menschen ein, eine zukunftsfähige Verwaltung mitzugestalten.

Das erwartet Sie:

• Administrativ tätig sein: Sie führen Telefonate und bearbeiten eingehende E-Mails. Darüber hinaus erstellen, bearbeiten und formatieren Sie Schriftstücke und Unterlagen. Sie erfassen, verwalten und archivieren Dokumente im landeseigenen Verwaltungssystem und sorgen für eine strukturierte Dokumentenablage.
• Termine organisieren und begleiten: Sie koordinieren Besprechungen und sorgen dafür, dass rundherum alles gut vorbereitet ist. Dabei achten Sie darauf, dass diese Termine in einem passenden Rahmen stattfinden und alle Beteiligten gut versorgt sind. Zudem koordinieren Sie den Terminkalender der Abteilungsleitung, behalten Prioritäten im Blick und nehmen bei Bedarf vorausschauend Terminverschiebungen und Anpassungen vor.
• Gemeinsam den Überblick behalten: Sie koordinieren die Abläufe im Sekretariat und sorgen dafür, dass die tägliche Zusammenarbeit gut funktioniert.
• Zeit- und Organisationsaufgaben erledigen: Sie kümmern sich um die Zeitverwaltung und halten Aufbau sowie Zuständigkeiten der Abteilung im System aktuell. Als Registration Officer (RO) stellen Sie Dienstausweise sowie anonyme Dienstkarten bereit. Darüber hinaus sorgen Sie dafür, dass benötigte Materialien immer auf Lager sind.
• Ansprechperson sein: Sie stehen mit Kundinnen und Kunden sowie Kolleginnen und Kollegen in Kontakt, geben Auskunft und sorgen dafür, dass Anliegen und Informationen zuverlässig weitergegeben werden.

Das bringen Sie mit:

• Fachlich Qualifiziert: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. Idealerweise haben Sie eine Bürolehre absolviert oder eine Fachschule für wirtschaftliche Berufe abgeschlossen.
• Praxisstark in der EDV-Anwendung: Sie nutzen Ihre sehr guten Kenntnisse effizient im Arbeitsalltag.
• Ausdrucksstark: Sie verfügen über sichere Kenntnisse in Rechtschreibung und setzen diese im Schriftverkehr klar und korrekt um.
• Erfahren: Idealerweise bringen Sie bereits Erfahrung aus einer vergleichbaren Position mit. Dieses Wissen hilft Ihnen, sich rasch in das abwechslungsreiche Aufgabenfeld einzuarbeiten und Ihre Kenntnisse einzubringen.
• Persönlich Aufgeschlossen: Sie passen sich neuen Situationen schnell an und behalten auch bei kurzfristigen Änderungen den Überblick.
• Tatkräftig: Sie organisieren Ihren Arbeitsalltag selbstständig und setzen Prioritäten. Ihre Aufgaben erledigen Sie genau und verlässlich. Gerade im Umgang mit sensiblen Informationen handeln Sie gewissenhaft.
• Herzlich: Sie begegnen anderen freundlich und wertschätzend. Mit Ihrer verlässlichen und loyalen Art unterstützen Sie die Abteilungsleitung im Arbeitsalltag und tragen zu einer vertrauensvollen Zusammenarbeit innerhalb der Abteilung bei.

Erwünscht:

• Interesse am HR-Bereich: Idealerweise bringen Sie eine gewisse Neugier für die vielfältigen Themen des Personalbereichs mit.

Unser Angebot:

• Arbeitsplatz mit Zukunft: Auf Sie wartet ein breitgefächertes Aufgabengebiet bei einem stabilen und verlässlichen Arbeitgeber.
• Sozial- und Zusatzleistungen: Der Arbeitgeber Land Oberösterreich bietet viele interessante Sozialleistungen sowie eine eigene Kranken- und Unfallfürsorge (KFL) mit vielen Vorteilen.
• Weiterbildungsprogramm: Für Ihre fachliche und persönliche Entwicklung bieten wir ein umfangreiches internes Weiterbildungsprogramm an.
• Standort: Unsere Büros befinden sich im Landesdienstleistungszentrum beim Linzer Hauptbahnhof und liegen daher ideal für eine Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Wenn Sie mit dem Auto fahren, können Sie in der hauseigenen Tiefgarage einen Stellplatz mieten.
• Verpflegung: In der hauseigenen Kantine können Sie werktags kostengünstig zu Mittag essen.
• Gehalt: Das Einstiegsgehalt beträgt bei Vollzeit mit 40 Wochenstunden monatlich mindestens 3.020 Euro brutto (Funktionslaufbahn LD 17). Abhängig von den anrechenbaren Vordienstzeiten kann sich dieser Betrag erhöhen (maximal 3.230 Euro brutto).
• Auswahlprozess: Das Vorstellungsgespräch findet in der Abteilung Personalgewinnung und -objektivierung voraussichtlich in der Kalenderwoche 30 bzw. 31 statt. Bei den Auswahlverfahren ist eine Vorauswahl möglich.