Sachbearbeiter/in (w/m/d) Vorzimmer/ Registratur JVA Bützow

Die Stadt Bützow liegt im Norden von Mecklenburg-Vorpommern im Naherholungsgebiet \"Flusslandschaft Warnow\" zwischen Schwerin und Rostock. Die Justizvollzugsanstalt (JVA) Bützow ist der größte Arbeitgeber der Stadt und zugleich die größte und älteste Hafteinrichtung des Landes. Die JVA Bützow ist eine Anstalt des geschlossenen Vollzuges mit Zuständigkeit für die Straf- und Untersuchungshaft von Männern und Frauen. Sie verfügt zudem über eine Abteilung Sicherungsverwahrung mit 20 Plätzen.

• Überwachung und Planung der Termine der Anstaltsleitung




• Erledigung der von der Anstaltsleitung getroffenen Verfügungen sowie anlassbezogene Schreibarbeiten




• Führen des Vormerkbuchs




• Betreuung und Bewirtung von Gästen der Anstaltsleitung




• Führen der General- und Sammelakten nach dem Generalaktenplan (Registratur) sowie aktuelle Nachweisführung des ein- und ausgehenden Schriftgutes im Programm Nexus-Registra




• Fristenüberwachung sowie Erstellung und Überwachung von Haus- und Organisationsverfügungen




• Archivierung der Vorgänge des Zuständigkeitsbereichs




• Verteilen der eingegangenen Behördenpost und Versand von E-Mails




• Elektronische Ablage und Dokumentenverwaltung sowie Veröffentlichung und Bekanntgabe von Informationen




• Wahrnehmung allgemeiner administrativer Tätigkeiten nach Auftrag der Fachbereichsleitung Personal und Service

Erforderlich

• abgeschlossene Laufbahnausbildung der Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt in der Fachrichtung Allgemeine Verwaltung oder abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungswirt/-in, Verwaltungsfachangestellte/r oder Justizfachangestellte/r, erfolgreich abgeschlossener Angestelltenlehrgang I oder eine vergleichbare Ausbildung




• alternativ erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt auf Büroorganisation, Verwaltung oder Sekretariatsaufgaben

Wünschenswert

• Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung, vorzugsweise im Justiz- oder Vollzugsbereich




• Erfahrung in der Büroorganisation, insbesondere im Bereich Vorzimmer und Sekretariat




• Erfahrung in der Aktenführung, Registratur und Dokumentenverwaltung, idealerweise mit elektronischen Fachverfahren




• sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook)




• sorgfältige, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise




• ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit




• Fähigkeit zum zuverlässigen Umgang mit vertraulichen und sensiblen Daten




• gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit




• Belastbarkeit sowie sicheres und freundliches Auftreten




• Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft

eine attraktive Altersabsicherung, eine interessante, vielseitige und anspruchsvolle Aufgabe, die Möglichkeit zur Weiterbildung, flexible Arbeitszeiten, Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, 30 Tage Urlaub, Möglichkeit zum Dienstradleasing, eine Stellenzulage für die Tätigkeit in Justizvollzugsanstalten, kostenfreie Parkplätze an der Dienststelle