Sachbearbeitung Akademieverwaltung und Veranstaltungsorganisation (w/m/d)

An der Akademie für Gefahrenabwehr (Abteilung IV) unter dem Dach der Landesfeuerwehrschule Baden-Württemberg in Bruchsal ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle zu besetzen: Sachbearbeitung Akademieverwaltung und Veranstaltungsorganisation (w/m/d) Vollzeit (Kennziffer 0040). Die Akademie für Gefahrenabwehr des Landes Baden-Württemberg bildet die inhaltlich neue und ergänzende Fort- und Weiterbildung der Feuerwehrangehörigen sowie auch der Führungskräfte im Bevölkerungsschutz ab. Sie erweitert das bestehende Ausbildungssystem der baden-württembergischen Feuerwehren mit den Schwerpunkten interdisziplinärer Fortbildungsangebote und der Fortbildung zu aktuellen Fachthemen.

Das Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

• die Organisation von Bildungsveranstaltungen an internen und externen Standorten, dazu zählen u.a. die Einladung von Referierenden, der Empfang und die Registrierung von Teilnehmenden;
• Bestellung und laufende Kontrolle des Caterings, Technik-, Raum- und Ressourcenabstimmung sowie deren Bereitstellung;
• die Abfrage und Bereitstellung von Lernunterlagen;
• die Abrechnung von Unterrichtsvergütungen, Reisekosten und Leistungen der Akademie für Gefahrenabwehr;
• das Führen von (Check-)Listen und die Dokumentation;
• bei Online-Seminaren: die Aufbereitung von Präsentationen und die Vorbereitung der Webinar-Software durch den Upload von Dateien, die softwareseitige Einladung von Referierenden und vereinzelt Teilnehmenden, die Durchführung von Technikchecks mit den Referierenden und Erläuterung der Webinar-Software, sowie ggf. die Co-Moderation im administrativen Hintergrund;
• die Überwachung des Auslastungsstandes von Bildungsveranstaltungen und Vorbereitung entsprechender Werbemaßnahmen;
• administrative und organisatorische Tätigkeiten für die Akademie für Gefahrenabwehr wie beispielsweise Telefondienst, Terminkoordination und -verwaltung, Ressourcenbuchung, Informationsrecherchen, Erstellung von Präsentationen und Aufbereitung von Informationen, Empfang von Gästen, Protokollführung, Geschäftskorrespondenz, Dokumentation und Führen der eAkte, Administration des Akademieauftritts im Intranet, Organisation von Geschäftsbedarf.

Ihr Profil:

• Sie besitzen eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare berufliche Qualifikation;
• eine sehr hohe Zuverlässigkeit, ausgeprägte Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Sozialkompetenz;
• freundliches und sicheres Auftreten;
• eine strukturierte, genaue und nachvollziehbare Arbeitsweise;
• Kommunikations- und Organisationstalent;
• gute Fachkenntnisse im Verwaltungsaufbau, im Verwaltungshandeln und in den Zuständigkeiten;
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift;
• die Fähigkeit Schriftsätze und Präsentationen form- und textsicher sowie ansprechend zu erstellen;
• einen sicheren und eigenverantwortlichen Umgang mit analogen und elektronischen Medien (gängige Bürokommunikations- und Verwaltungssoftware z.B. MS-Office und eAkte, sowie Internetanwendungen (z. B. Clouds, Webex));
• einfache Grundkenntnisse in Urheber-, Medien- und Datenschutzbelangen;
• eine Fahrerlaubnis mindestens der Klasse B.

Unser Angebot:

• Eine interessante, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit;
• eine sorgfältige Einarbeitung;
• die Arbeit an einer modernen Dienststelle mit wertschätzendem Miteinander;
• flexible Arbeitszeitgestaltung, planbare Arbeitszeiten und Homeoffice in Abhängigkeit vom Seminarbetrieb;
• die Möglichkeit zur persönlichen Fort- und Weiterbildung;
• bei Vorliegen aller tariflichen und persönlichen Voraussetzungen eine Vergütung bis Entgeltgruppe 8 TV-L;
• ein unbefristetes Arbeitsverhältnis bei einem sicheren Arbeitgeber;
• bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen eine Jahressonderzahlung;
• eine betriebliche Altersvorsorge;
• Förderung der Gesundheit und des Wohlbefindens durch ein betriebliches Gesundheitsmanagement;
• Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW und dem JobBike BW.

Die Stelle ist in gleicher Weise für Frauen und Männer geeignet. Frauen werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Die Vollzeitstelle ist grundsätzlich teilbar. Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist bei Vorliegen entsprechender Bewerbungen grundsätzlich möglich.

Haben Sie noch Fragen? Für weitere Fragen zum Aufgabenbereich stehen Ihnen an der Landesfeuerwehrschule Frau Brandwein, Telefonnummer 07251/933-750, und für Fragen zum Bewerbungsverfahren Frau Süß, Telefonnummer 07251/933-518, gerne zur Verfügung.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Bitte bewerben Sie sich unter Angabe der Kennziffer 0040 bis zum wahlweise schriftlich mit dem Hinweis „vertrauliche Personalsache“ an die Landesfeuerwehrschule Baden-Württemberg, Postfach 1943, 76609 Bruchsal oder über unser Onlinebewerbungsportal.