Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Amtsleitung bei Terminen, Protokollen und Veranstaltungen.
- Unternehmen: Kieler Amt für Finanzwirtschaft mit einem dynamischen Team.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Home-Office, 30 Urlaubstage und Gesundheitsförderung.
- Weitere Informationen: Sicherer Arbeitsplatz mit Aufstiegsmöglichkeiten und einem Bürohund.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv eine lebendige Zukunft für Kieler*innen und entwickle deine Karriere.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung und mindestens 3 Jahre Berufserfahrung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 44000 € pro Jahr.
Kieler Amt für Finanzwirtschaft sucht frische Köpfe. Starten Sie bei uns als Assistent*in der Amtsleitung.
Was zu tun ist
- Assistenz der Amtsleitung:
- Terminkoordination, Bearbeiten von Wiedervorlagen
- Protokollführung (z.B. Amtsleitung-Abteilungsleitungen-Runden)
- Ansprechperson für Fragen rund um und für die Organisation und Abwicklung von Sitzungen, Veranstaltungen, amtsinternen Events und Dienstreisen
- Sicherstellen der telefonischen und digitalen Erreichbarkeit der Amtsleitung
- Raumplanung, soweit sie im Aufgabenbereich der Amtsleitung liegt
- Weitere Aufgaben wären:
- Zentrale Arbeitszeiterfassung für das Amt für Finanzwirtschaft
- Beschaffung von Büroinventar und -material
- Zentrale Verwaltung von (digitalen) Sammlungen (von stadtweiten und amtsinternen Regelungen wie Dienst- und Geschäftsanweisungen, Vollmachten, Informationssammlungen mit Amtsbezug)
- Verwaltung des Fortbildungsbudgets des Amtes
- Verwaltung des Abwesenheitskalenders aller Mitarbeiter*innen des Amtes
- Fertigen von Auswertungen und Statistiken für die Amtsleitung
- Postein- und Ausgangsbearbeitung einschließlich Fertigen von Scans für die digitale Akte
- Vorbereitung, Verwaltung und Weiterleitung von Sitzungsunterlagen
- Bearbeiten von Reisekostenabrechnungen und Kontierung von Rechnungen im Zuständigkeitsbereich der Amtsleitung
- Koordination der Beauftragten und Abstimmung mit der Amtsleitung
- Sachbearbeitende Tätigkeiten im Rahmen der Fachaufgaben des Amtes, soweit nicht auf die Fachabteilungen übertragen
- Bearbeitung des Dialog-, Petenten-, Beschwerdemanagements
Was Sie mitbringen
- Ausbildung: Abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung als:
- Fachangestellte*r für Arbeitsmarktdienstleistungen
- Justizfachangestellte*r
- Sozialversicherungsfachangestellte*r
- Rechtsanwalts-, Notar-, Rechtsanwalts- und Notar- bzw. Patentanwaltsfachangestellte*r
- Steuerfachangestellte*r
- oder in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf oder Laufbahnprüfung für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe eins, Fachrichtung Allgemeine Dienste oder abgeschlossene Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellte*n oder abgeschlossenen Angestelltenlehrgang I
- Erfahrung: Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung auf Grundlage der geforderten Vor- und Ausbildung sowie einschlägige Berufserfahrung in einem Bereich mit Außenwirkung z.B. als Teamassistenz
- Fachlichkeit: Gute Kenntnisse im Umgang mit internetbasierten Anwendungen sind erforderlich
Die vorstehend genannten Ausschreibungskriterien müssen bis zum Ende der Ausschreibungsfrist vollständig erfüllt sein.
Was Sie auszeichnet
Sie sind ein Organisationstalent, diskret und kommunikationsstark. Sollte es einmal zu Konfliktsituationen kommen, gehen Sie gelassen damit um und reagieren angemessen. Zudem arbeiten Sie selbständig, strukturiert und zuverlässig.
Gut zu wissen
Die Stelle ist teilbar unter der Voraussetzung der Arbeitsplatzteilung. Die Vergütung richtet sich nach den Bestimmungen des TVöD und ist der aktuellen Entgelttabelle für den Bereich Verwaltung, IT und Ingenieurwesen zu entnehmen.
Was wir bieten
- Aufstiegs- und Entwicklungsmöglichkeiten: Umfangreiches Fortbildungsangebot intern sowie extern für eine vielfältige Zukunft in über 42 Ämtern, Referaten, Stabsstellen und Eigenbetrieben
- Betriebliche Gesundheitsförderung: Beteiligung an Hansefit-Beiträgen sowie weitere externe und interne Sport- und Fitnessangebote
- Flexibilität: Gleitzeit zwischen 6 und 20 Uhr, Teilzeitarbeit, Home-Office und Sabbatical
- Erholung: 30 Urlaubstage und zusätzlich am 24. und 31. Dezember frei
- Mobilitätsförderung: Zuschuss für Fahrräder, E-Bikes, Jobs- oder Deutschlandticket
- Vorsorge: Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
- Bürohund: Hunde in geeigneten Bereichen willkommene Begleiter
- Entspannt unterwegs: Carsharing oder Nutzung der Kieler Sprottenflotte für Dienstwege
- Sicherheit: Sicherer Arbeitsplatz auch in Krisen
- Vielfalt: Safer-Space für eine vielfältige, inklusive Belegschaft
- Nähe zum Meer: Da arbeiten, wo andere Urlaub machen
- Sinnstiftende Aufgabe: Aktive Mitarbeit an der Gestaltung einer lebenswerten Gegenwart und Zukunft für alle Kieler*innen
Interessiert? - Wir auch.
Gern möchten wir Sie kennenlernen! Wir setzen uns im Rahmen des Gleichstellungsgesetzes aktiv dafür ein, Frauen im Beruf zu fördern und freuen uns besonders über Bewerbungen von Frauen. Gleiches gilt selbstverständlich auch für Menschen mit gesundheitlichen Beeinträchtigungen. Und auch Vielfalt ist uns ein großes Anliegen – daher begrüßen wir Bewerbungen von Menschen mit den verschiedensten Biographien. Ansprechpartner*innen zu diesen Themen finden Sie auf www.kiel.de/grundsätze.
Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung bis zum 13.09.2026 die Referenznummer 00280 an und fügen ein Anschreiben, einen aktuellen Lebenslauf sowie relevante Arbeits- und Abschlusszeugnisse bei.
Ihr Kontakt bei fachlichen Fragen: Claudia Gronau 0431 901-1709
Ihr Kontakt bei Fragen zum Auswahlverfahren und Bewerbungsprozess: Jette Schubert Recruiting Tel: 0431 901-5191
Werden Sie Teil des Teams. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.
Assistent\*in der Amtsleitung Arbeitgeber: Landeshauptstadt Kiel Personal- und Organisationsamt Rathaus Hopfenstraße
Die Landeshauptstadt Kiel bietet als Arbeitgeberin eine sinnstiftende und abwechslungsreiche Tätigkeit im Bereich Schulbau und Schulentwicklungsplanung. Mit einem umfangreichen Fortbildungsangebot, flexiblen Arbeitszeiten und einer starken Ausrichtung auf Gesundheit und Vielfalt schafft die Stadt ein unterstützendes Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeitende aktiv an der Gestaltung einer lebenswerten Zukunft für alle Kieler*innen mitwirken können. Zudem profitieren Sie von einem sicheren Arbeitsplatz und der Nähe zum Meer, was das Arbeiten hier besonders attraktiv macht.
Kontaktdaten:
Landeshauptstadt Kiel Personal- und Organisationsamt Rathaus Hopfenstraße Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Assistent\*in der Amtsleitung erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Landeshauptstadt Kiel Personal- und Organisationsamt Rathaus Hopfenstraße
Wenn du auf der Website von Landeshauptstadt Kiel Personal- und Organisationsamt Rathaus Hopfenstraße stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistent\*in der Amtsleitung mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Landeshauptstadt Kiel Personal- und Organisationsamt Rathaus Hopfenstraße erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Landeshauptstadt Kiel Personal- und Organisationsamt Rathaus Hopfenstraße vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
