IT-Koordinator/-in (m/w/d) für Fachverfahren und digitale Anwendungen / Fachverfahrenskoordinator/-in (m/w/d)

Arbeiten für Potsdam vielseitig, flexibel, bürgernah. Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.800 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.

Potsdam wächst und damit auch die Aufgaben in der Verwaltung. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Fachbereich Ordnung und Sicherheit, Bereich Bürgerservice, zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit einen/eine IT-Koordinator/-in (m/w/d) für Fachverfahren und digitale Anwendungen / Fachverfahrenskoordinator/-in (m/w/d).

Ihre Aufgaben

• In dieser Position in der Arbeitsgruppe Bürgerservice Kfz-Zulassung übernehmen Sie die fachliche Betreuung von Kfz-Fachverfahren (aktuell: IKOL-Kfz und iKfz).
• Mitwirken bei IT- und Organisationsprojekten zur Umsetzung von digitalen Leistungsprozessen.
• Beraten und Begleiten der Führungskräfte bei der Einführung neuer Fachverfahren und Erarbeiten von Vorschlägen zur Weiterentwicklung der digitalen Vorgangsbearbeitung.
• Abgleichen der organisatorischen Leistungsprozesse mit den Funktionalitäten der entsprechenden Fachsoftware für eine elektronische Vorgangsbearbeitung.
• Mitwirken an verwaltungsweiten Digitalisierungsprojekten und Koordinieren von Digitalisierungsprojekten in der Organisationseinheit.
• Aufnehmen und Modellieren von Prozessen im Fachbereich.
• Einführen und Weiterentwickeln von Formularen, Belegen und Dokumenten zur Unterstützung der Leistungsprozesse.
• Eigenverantwortliches Aktualisieren und Anpassen der unterschiedlichen Tatbestandskataloge unter Berücksichtigung der geltenden Rechtsnormen.
• Sicherstellen des Funktionsbetriebs von Fachverfahren und -modulen.
• Bedarfsermittlung der Hardware- und Softwareausstattung mit Bezug zum Fachverfahren.
• Entwickeln von Arbeitsanweisungen zum Fachsoftwareeinsatz.
• Vorbereiten, Testen und Installieren von Updates unter Einbindung der Mitarbeitenden.
• Organisieren von Schulungsmaßnahmen für die Mitarbeitenden und ggf. Durchführen von Schulungen.
• Durchführen von Datenauswertungen innerhalb der Fachverfahren.
• Hotline- und Servicedienst.
• First-Level-Support für die Fachverfahrens- und Standardsoftware mit Betreuung der Mitarbeitenden zu technischen Fragen und Informationen über die Produkte (Beheben von Fehlern und Störungen).
• Verwalten der Benutzerberechtigungen, Funktionspostfächer und Dateilaufwerke.
• Organisieren und Durchführen von Datentransfers.
• Ihr vielfältiges Aufgabengebiet wird durch die Bearbeitung von Fahrzeugzulassungsangelegenheiten im Rahmen einer Frontoffice-Tätigkeit am Schalter sowie einer Backoffice-Tätigkeit abgerundet.

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor, Diplom-FH oder vergleichbarer Abschluss) in den Fachrichtungen Verwaltungsinformatik/Wirtschaftsinformatik, Öffentliche Verwaltung, Abschluss als Verwaltungsfachwirt/-in oder vergleichbar.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (vergleichbar C1-Niveau) ohne entsprechenden Nachweis.
• Hohe Medienkompetenz, insbesondere im Umgang mit Standardsoftware.
• Fundierte Kenntnisse zum Aufbau und zur Funktionsweise von IT-Infrastruktur und Fachsoftware.
• Sehr gutes IT-Basiswissen (u.a. BDSG, DSGVO, BbgDSG, BSIG, OZG, EGovG, BbgEGovG).
• Mindestens 2-jährige Berufserfahrung in der Koordination von Fachverfahren in Organisationseinheiten des öffentlichen Dienstes oder der Verwaltung, insbesondere im Bereich bürgernaher Dienstleistungen, wünschenswert.
• Ausgeprägte Kenntnisse und Erfahrungen in der Verwaltungsarbeit.
• Gute Prozessmanagement- und Projektmanagementkompetenz.
• Gute Datenanalyse- und Reporting-Fähigkeit.
• Sicherer Umgang mit relevanten Rechtsgrundlagen, wie z.B. FZV, StVG, StVZO.
• Teamplayer/-in mit hoher Kommunikations- und Kooperationskompetenz.

Unser Angebot

• Ein attraktives Gehaltspaket in der Entgeltgruppe E 9b mit einem Bruttomonatsgehalt von 3.779,84 € - 4.690,55 € gemäß des Tarifvertrages TVöD-VKA in Abhängigkeit von der beruflichen Vorerfahrung.
• Eine jährliche Sonderzahlung sowie eine Prämie nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und ein monatlicher Arbeitgeberzuschuss zum ViP-Firmenticket.
• Zusätzlich zur Betriebsrente weitere Angebote der betrieblichen Altersversorgung (Entgeltumwandlung) bei unseren Vertragspartnern.
• Ein sicherer Arbeitsplatz in einer wachsenden Stadt.
• Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. & 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage.
• Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten durch ein vielfältiges Weiterbildungsangebot.
• Fitness-Kooperation mit den Potsdamer Bäderbetrieben und interne Betriebssportangebote.
• Strukturiertes Einarbeitungsmanagement und eine gute Feedbackkultur.
• Gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte ausschließlich online bis zum 09.09.2026 über unser Karriereportal.

Die Beschäftigung in Teilzeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Erfordernisse grundsätzlich möglich. Die Landeshauptstadt Potsdam fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Diese Stelle ist gleichermaßen für jedes Geschlecht geeignet. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Potsdam als weltoffene Stadt hat ein Interesse an Bewerbungen von Menschen mit interkultureller Kompetenz.