Auf einen Blick
- Aufgaben: Büromanagement, Terminplanung und Kommunikation mit Bürgern und Mitarbeitenden.
- Unternehmen: Die Stadt Potsdam, ein familienfreundlicher Arbeitgeber mit über 2800 Mitarbeitenden.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und betriebliche Altersvorsorge.
- Weitere Informationen: Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten und ein unterstützendes Team.
- Warum dieser Job: Gestalte die Mobilität und Infrastruktur in einer lebenswerten Stadt mit.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und gute Organisationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3240 - 3719 € pro Monat.
Arbeiten für Potsdam vielseitig, flexibel, bürgernah. Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.800 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Fachbereich Mobilität und technische Infrastruktur zur befristeten Anstellung nach § 14 Abs. 1 TzBfG vom 08.07.2026 bis zum 14.10.2026 mit Option auf Verlängerung für die Elternzeit in Vollzeit einen/eine Sekretär / Sekretärin (m/w/d) der Fachbereichsleitung Kennziffer: 470.000.02
Ihre Aufgaben
- Büromanagement
- Bearbeiten und Weiterleiten des Postein- und Postausgangs
- Schreibarbeiten und Korrespondenzen, zweckbezogenes Formulieren und Gestalten von Schriftstücken
- Terminplanung, -vorbereitung und -kontrolle
- Fachgerechtes, wirtschaftliches und umweltgerechtes Einsetzen von Organisations- und Arbeitsmitteln
- Führen von Karteien, Registraturen und Datenbanken
- Erstellen von Protokollen
- Recherchetätigkeiten
- Bürokommunikation
- Telefondienst und professionelles Empfangen und Betreuen von Besuchenden
- Bereitstellen von Unterlagen, Erteilen von Auskünften an Mitarbeitende sowie Bürger und Bürgerinnen
- Aufbereiten und Weitergeben dienstlicher Informationen, Informationsorganisation und Organisation der Bürokommunikation von externen Partnern
- Erfassen, Verarbeiten, Aufbereiten und Verwenden von Fachbereichsinformationen
- Teilsachbearbeitung
- Vorbereitendes Zusammenstellen von fallbezogenen Vorgängen
- Erteilen von Auskünften
- Vorbereitung der Sitzungen der Stadtverordnetenversammlung (SVV), der Ortsbeiräte (OBR) und Fachausschüsse für den Fachbereichsleitenden
- Erfassen, Verteilen und Kontrollieren der Beantwortung von Anfragen und Anträgen aus der SVV und den OBR
- Einholen schriftlicher Stellungnahmen der Bereiche zu Vorlagen in Zuständigkeit des Fachbereiches, einschließlich der Fristkontrolle und Vollständigkeitsprüfung
- Aufbereiten der Unterlagen und der Tagesordnung politischer Gremien für den Fachbereichsleiter
- Erfassen sowie Organisation der Teilnahme an den Fachausschüssen
Ihr Profil
- Abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltenden oder verwaltungsnahen Beruf (bspw. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Bürokaufmann/-frau, Rechtsanwaltsfachangestellte/r oder Verwaltungsfachangestellte/r)
- Einschlägige Berufserfahrung im Aufgabengebiet
- Routinierte Kenntnisse und Erfahrungen in der Verwaltungsarbeit sowie gutes wirtschaftliches Denken und Handeln
- Sehr gutes Büromanagement und Organisationsfähigkeit mit einer selbständigen und strukturierten Arbeitsweise
- Sehr gute Medienkompetenz mit der Standardsoftware sowie gute Kenntnisse im Umgang mit der Fachsoftware, wie Geoportal und GIS
- Erste Ausschuss- und Gremienkenntnisse
- Kommunikativ gewandte und sehr dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit einem sicheren Informationsverhalten
Sie möchten als erfahrenes Organisationstalent in einer dem Gemeinwohl verpflichteten Verwaltung im Team der Fachbereichsleitung Mobilität und technische Infrastruktur tätig sein? Ihre Persönlichkeit hilft Ihnen, die verschiedenen Perspektiven unseres großen Verwaltungsapparates zu verstehen und diesen dienstleistungsorientiert zu begegnen? Gleichzeitig gelingt es Ihnen auch, in turbulenten Situationen den Überblick zu behalten? Dann sind Sie bei uns genau richtig!
Unser Angebot
- Ein attraktives Gehaltspaket in der Entgeltgruppe E 6 mit einem Bruttomonatsgehalt von 3.240,30 € - 3.719,22 € gemäß des Tarifvertrages TVöD-VKA in Abhängigkeit von der beruflichen Vorerfahrung
- Eine jährliche Sonderzahlung nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und ein monatlicher Arbeitgeberzuschuss zum ViP-Firmenticket
- Arbeiten, wie es zum Leben passt: Flexibel mit unserer Gleitzeitregelung und einer 39-Stunden-Woche
- Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. & 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch familienfreundliche Arbeitsbedingungen
- Fitness-Kooperation mit den Potsdamer Bäderbetrieben und interne Betriebssportangebote
- Strukturiertes Einarbeitungsmanagement und eine gute Feedbackkultur
- Gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
- Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten durch ein vielfältiges Weiterbildungsangebot
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte ausschließlich online bis zum 05.06.2026 über unser Karriereportal. Bei Rückfragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Lange aus dem Team Personalgewinnung per Tel. 0331-289-1320 als Ansprechpartnerin zur Verfügung.
Die Beschäftigung in Teilzeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Erfordernisse grundsätzlich möglich. Die Landeshauptstadt Potsdam fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Diese Stelle ist gleichermaßen für jedes Geschlecht geeignet. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Potsdam als weltoffene Stadt hat ein Interesse an Bewerbungen von Menschen mit interkultureller Kompetenz.
Sekretär / Sekretärin (m/w/d) der Fachbereichsleitung (3240.30 EUR pro Monat) Arbeitgeber: Landeshauptstadt Potsdam
Die Landeshauptstadt Potsdam bietet als einer der größten Arbeitgeber der Region ein attraktives Arbeitsumfeld mit einem starken Fokus auf Familienfreundlichkeit und Vielfalt. Unsere Mitarbeiter profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, einer hervorragenden Work-Life-Balance sowie umfangreichen Fortbildungsmöglichkeiten in einer unterstützenden und kollegialen Atmosphäre. Zudem fördern wir aktiv die Gleichstellung und begrüßen Bewerbungen aus allen gesellschaftlichen Gruppen, was unsere Verwaltung zu einem Ort macht, an dem jeder seine Talente einbringen kann.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sekretär / Sekretärin (m/w/d) der Fachbereichsleitung (3240.30 EUR pro Monat) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Sekretär/in interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht und zeig dein Interesse an der Position.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Vielleicht kennst du jemanden, der bereits in der Verwaltung arbeitet oder sogar im Fachbereich Mobilität und technische Infrastruktur tätig ist. Ein persönlicher Kontakt kann dir wertvolle Einblicke geben und deine Chancen erhöhen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Stadt Potsdam, ihre Projekte und Herausforderungen. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du zur Entwicklung der Stadt beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem hast du so die Möglichkeit, alle Informationen zu deiner Wunschstelle auf einen Blick zu sehen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sekretär / Sekretärin (m/w/d) der Fachbereichsleitung (3240.30 EUR pro Monat) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!:Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du genau für diese Stelle brennst. Das macht deine Bewerbung einzigartig.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben und deinen Lebenslauf übersichtlich, damit wir schnell die wichtigsten Infos finden können. Ein bisschen Ordnung schadet nie!
Sei konkret!:Vermeide allgemeine Floskeln und sei konkret in deinen Aussagen. Nenne Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, dass du die Anforderungen der Stelle erfüllst. Das macht einen guten Eindruck!
Online bewerben!:Denk daran, dich über unser Karriereportal zu bewerben. Das macht es für uns einfacher, deine Unterlagen zu verwalten und dir schnell Rückmeldung zu geben. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Landeshauptstadt Potsdam vorbereitet
✨Informiere dich über die Stadtverwaltung
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich über die Stadt Potsdam und ihre Verwaltung informieren. Verstehe die aktuellen Projekte im Fachbereich Mobilität und technische Infrastruktur, um gezielte Fragen stellen zu können.
✨Bereite deine Unterlagen vor
Stelle sicher, dass du alle relevanten Dokumente, wie deinen Lebenslauf und Zeugnisse, in ordentlicher Form dabei hast. Überlege dir auch, welche Beispiele aus deiner Berufserfahrung du anführen kannst, um deine Eignung für die Stelle zu untermauern.
✨Präsentiere deine Organisationsfähigkeiten
Da die Position viel mit Büromanagement und Organisation zu tun hat, sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Termine geplant oder Informationen organisiert hast. Zeige, dass du strukturiert und selbstständig arbeiten kannst.
✨Sei kommunikativ und serviceorientiert
In der Verwaltung ist ein freundlicher und hilfsbereiter Umgang wichtig. Übe, wie du dich in einem Gespräch ausdrückst und zeige deine Dienstleistungsorientierung. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Kommunikationsfähigkeiten testen.
