Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Assist in communication tasks, manage schedules, and handle press inquiries.
- Arbeitgeber: Join the communication department of Stuttgart's city administration.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible hours, remote work options, and a central office location.
- Warum dieser Job: Be part of impactful city communication and develop your skills in a supportive environment.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed training in administration or related fields; experience in assistance roles preferred.
- Andere Informationen: Position is part-time (50%) and temporary until December 31, 2026.
Assistenz Abteilung Kommunikation (m/w/d)
Wir suchen Sie für die Abteilung Kommunikation der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist in Teilzeit (50 %) und befristet bis zum 31.12.2026 zu besetzen.
Die Abteilung Kommunikation informiert Bürger/-innen sowie Medien über die Themen der Stadtverwaltung und der politischen Gremien. Das Vorzimmer nimmt zentrale Assistenzaufgaben für die Abteilung mit ihren sechs Teams und über 60 Mitarbeitenden wahr.
Ein Job, der Sie begeistert
- Sie übernehmen im Vorzimmer die selbstständige Erledigung sämtlicher Sekretariatsaufgaben und unterstützen im Team mit zwei weiteren Kolleg/-innen den reibungslosen Ablauf aller Aktivitäten der Abteilung
- Sie nehmen Presseanfragen entgegen, erfassen diese, leiten sie intern weiter, haben Bearbeitungszeiten im Blick und wirken mit beim Versand des täglichen Pressedienstes
- Sie sind als zentrale Ansprechstelle unterstützend mitverantwortlich für die Korrespondenz der Abteilungsleitung
- Sie führen die zentrale Terminübersicht, koordinieren die Termine und Besprechungen der Abteilung und sind verantwortlich für die Planung und das Funktionieren der Videokonferenzen, einschließlich technischer und organisatorischer Vor- und Nachbereitung
- Sie unterstützen bei der Vorbereitung und organisatorischen Durchführung von Presseterminen jeder Art
- Sie organisieren und buchen Dienstreisen, kümmern sich um die Bearbeitung der entsprechenden Reiseunterlagen und die Abrechnungen
Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.
Ihr Profil, das zu uns passt
- abgeschlossene dreijährige Ausbildung, bevorzugt im Verwaltungs-, Sekretariats- oder kaufmännischen Bereich oder anderweitig erworbene entsprechende Fachkenntnisse
- möglichst Berufserfahrung im Assistenz- bzw. Sekretariatsbereich
- gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift in der deutschen Sprache
- sicheres und freundliches Auftreten, auch am Telefon
- fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dem PC, dem Internet und den üblichen MS-Office-Programmen
- von Vorteil sind Kenntnisse aus der Kommunalverwaltung sowie von Abläufen und Strukturen großer Verwaltungen oder Institutionen
Freuen Sie sich auf
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
- einen Arbeitsplatz in zentraler Innenstadtlage direkt am Marktplatz
- die Mitarbeit an den tagesaktuellen Themen der städtischen Kommunikation
- persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
- Gesundheitsmanagement und Sportangebote
- ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
- betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
- Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte – bis zu 150 € monatlich
Bewerbungen richten Sie bitte bis zum 09.01.2025 an unser Online-Bewerbungsportal. Falls eine Online-Bewerbung nicht möglich ist, können Sie uns Ihre Papierbewerbung unter Angabe der Kennzahl BMA/0061/2024 an das Haupt- und Personalamt der Landeshauptstadt Stuttgart, Katharinenstraße 20, 70182 Stuttgart senden.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. #J-18808-Ljbffr
Assistenz Abteilung Kommunikation (m/w/d) Arbeitgeber: Landeshauptstadt Stuttgart
Kontaktperson:
Landeshauptstadt Stuttgart HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz Abteilung Kommunikation (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die aktuellen Themen der Stadtverwaltung und der politischen Gremien in Stuttgart. Ein gutes Verständnis dieser Themen wird dir helfen, während des Vorstellungsgesprächs gezielte Fragen zu stellen und dein Interesse an der Position zu zeigen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk, um Informationen über die Abteilung Kommunikation zu sammeln. Vielleicht kennst du jemanden, der dort arbeitet oder gearbeitet hat. Solche Insider-Informationen können dir wertvolle Einblicke geben und deine Vorbereitung verbessern.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, wo du erfolgreich Termine koordiniert oder Veranstaltungen organisiert hast. Das zeigt, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Tip Nummer 4
Zeige während des Gesprächs deine Kommunikationsfähigkeiten. Da die Stelle viel Kontakt mit Bürgern und Medien erfordert, ist es wichtig, dass du klar und freundlich kommunizieren kannst. Übe, wie du dich am Telefon und in persönlichen Gesprächen ausdrückst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz Abteilung Kommunikation (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anschreiben personalisieren: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen hervorhebt. Gehe darauf ein, wie deine Fähigkeiten zur Unterstützung der Abteilung Kommunikation beitragen können.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die Anforderungen der Stelle an. Betone relevante berufliche Erfahrungen im Assistenz- oder Sekretariatsbereich sowie deine Kenntnisse in MS-Office und der Kommunalverwaltung.
Fristen beachten: Achte darauf, deine Bewerbung bis zum 09.01.2025 über das Online-Bewerbungsportal einzureichen. Plane genügend Zeit ein, um alle Dokumente rechtzeitig vorzubereiten und hochzuladen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Landeshauptstadt Stuttgart vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner bisherigen Berufserfahrung, insbesondere im Assistenz- und Sekretariatsbereich. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Fähigkeiten und Erfahrungen verdeutlichen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle in der Abteilung Kommunikation ist, ist es wichtig, dass du deine Fähigkeit zur klaren und freundlichen Kommunikation unter Beweis stellst. Übe, wie du dich am Telefon und in persönlichen Gesprächen ausdrückst.
✨Kenntnisse über die Stadtverwaltung
Informiere dich über die Abläufe und Strukturen der Kommunalverwaltung in Stuttgart. Zeige, dass du ein Interesse an den Themen der Stadtverwaltung hast und bereit bist, dich in diese einzuarbeiten.
✨Technische Vorbereitung
Da die Stelle auch die Planung von Videokonferenzen umfasst, solltest du dich mit den gängigen Tools vertraut machen. Bereite dich darauf vor, technische Fragen zu beantworten oder deine Erfahrungen mit solchen Programmen zu teilen.
