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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Vielfältige Sekretariats- und Organisationsaufgaben im Schulverwaltungsamt übernehmen.
- Arbeitgeber: Stadt Stuttgart, engagiert für eine zukunftsfähige Schullandschaft.
- Mitarbeitervorteile: Sicherer Arbeitsplatz, flexible Arbeitszeiten, Gesundheitsmanagement und attraktive Personalwohnungen.
- Warum dieser Job: Gestalte die Bildung von Kindern und Jugendlichen aktiv mit und setze dich für ihre Interessen ein.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsdienst oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung erforderlich.
- Andere Informationen: Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir suchen Sie für das Schulverwaltungsamt der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.
Das Schulverwaltungsamt erfüllt mit über 1.000 Mitarbeitenden sämtliche Schulträgeraufgaben für die über 150 städtischen Schulen aller Arten. Wir schaffen die Rahmenbedingungen für eine zukunftsfähige Stuttgarter Schullandschaft und sorgen für ein qualitativ hochwertiges Schulangebot.
Ein Job, der Sie begeistert:
- Sie übernehmen vielfältige Sekretariats- und Organisationsaufgaben, insb. die Terminplanung und -koordination.
- Sie sind erste Ansprechperson für den Publikums-, Telefon-, E-Mail- und Postverkehr und sorgen für eine professionelle Kommunikation.
- Sie bearbeiten und koordinieren administrative Aufgaben, wie z. B. die Organisation von Sitzungen des Schulbeirates sowie des UA Schulsanierung.
- Als Mitarbeitende/-r der Kinderbeauftragten setzen Sie sich engagiert für die Interessen von Kindern und Jugendlichen ein und achten auf die Umsetzung der UN-Kinderrechte.
- Im Vorzimmer der Abteilungsleitung arbeiten Sie eng mit der Assistenz der Amtsleitung zusammen und übernehmen bei Bedarf deren Stellvertretung.
- Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.
Ihr Profil, das zu uns passt:
- Eine abgeschlossene Ausbildung im mittleren Verwaltungsdienst, Verwaltungsfachangestellte/-r, Bürokauffrau/Bürokaufmann oder eine vergleichbare abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung.
- Gute EDV-Kenntnisse (MS-Word, MS-Excel, SAP) sowie gute Deutschkenntnisse setzen wir voraus.
- Selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise sowie sehr gute organisatorische Fähigkeiten.
- Erfahrungen in einem Sekretariat sind von Vorteil.
- Wir wünschen uns Kommunikationskompetenz und Teamfähigkeit ebenso wie Serviceorientierung, freundliches Auftreten, Loyalität und Diskretion.
Unsere Benefits im Überblick:
- Ein zukunftssicherer Arbeitsplatz, betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung, Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte, attraktive Personalwohnungen im Stadtgebiet Stuttgart.
- Flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, teilweise mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten, Gesundheitsmanagement und Sportangebote.
- Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus.
- Ein Zuschuss zum Deutschlandticket, das Fahrradleasing-Angebot "StuttRad".
- Vergünstigtes Mittagessen, Rabatte und Angebote über Corporate Benefits.
Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 6 TVöD. Nach einer Bewährungszeit ist eine Eingruppierung in die Entgeltgruppe 7 TVöD möglich.
Noch Fragen?
Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit steht Ihnen Antonia Soenke unter 0711 216-81426 oder antonia.soenke@stuttgart.de gerne zur Verfügung. Für personalrechtliche Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Birgit Borell unter 0711 216-88331 oder birgit.borell@stuttgart.de.
Alle weiteren Informationen zu unseren vielfältigen Karrieremöglichkeiten finden Sie unter www.stuttgart.de/karriere.
Interesse geweckt?
Bewerbungen richten Sie bitte bis zum 19.02.2026 an unser Online-Bewerbungsportal unter www.stuttgart.de/jobs. Falls eine Online-Bewerbung nicht möglich ist, können Sie uns Ihre Papierbewerbung unter Angabe der Kennzahl 401/0001/2026 an das Schulverwaltungsamt der Landeshauptstadt Stuttgart, Hauptstätter Str. 79, 70178 Stuttgart senden.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Wir begrüßen Bewerbungen von Schwerbehinderten und Gleichgestellten, diese werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt. Teilzeitarbeit ist bei allen Stellen möglich, sofern in der Ausschreibung nichts anderes angegeben ist.
Assistenz Abteilungsleitung Schulbetrieb und Schulservice (m/w/d) Arbeitgeber: Landeshauptstadt Stuttgart
Kontaktperson:
Landeshauptstadt Stuttgart HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz Abteilungsleitung Schulbetrieb und Schulservice (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt Kontakt mit der Abteilungsleitung aufzunehmen. Ein kurzes, freundliches Telefonat kann dir helfen, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die im Schulverwaltungsamt arbeiten oder dort Erfahrungen haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die aktuellen Themen im Schulwesen in Stuttgart und über die spezifischen Herausforderungen, die das Schulverwaltungsamt bewältigt. So zeigst du echtes Interesse und Engagement.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Das macht es einfacher für uns, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicherstellen, dass du alle erforderlichen Unterlagen einreichst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz Abteilungsleitung Schulbetrieb und Schulservice (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du dich für die Stelle interessierst. Das macht deine Bewerbung einzigartig und hebt dich von anderen ab.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben in Einleitung, Hauptteil und Schluss. So können wir schnell erkennen, was du uns sagen möchtest und welche Qualifikationen du mitbringst.
Beweise deine Fähigkeiten!: Nutze konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, um deine Fähigkeiten zu untermauern. Wenn du bereits im Sekretariat gearbeitet hast oder Erfahrung in der Organisation von Terminen hast, dann bring das unbedingt zur Sprache!
Online bewerben – ganz einfach!: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung über unser Online-Bewerbungsportal einzureichen. Das ist nicht nur schnell, sondern auch der beste Weg, um sicherzustellen, dass wir alle Unterlagen direkt erhalten. Also, klick dich durch und bewirb dich!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Landeshauptstadt Stuttgart vorbereitest
✨Informiere dich über die Organisation
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das Schulverwaltungsamt der Landeshauptstadt Stuttgart verschaffen. Schau dir die Webseite an, informiere dich über aktuelle Projekte und Herausforderungen im Schulbetrieb. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst dein Interesse an der Stelle.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und Kommunikationskompetenz unter Beweis stellen. Wenn du von Situationen erzählst, in denen du erfolgreich Termine koordiniert oder administrative Aufgaben gemeistert hast, wird das deine Eignung für die Position unterstreichen.
✨Präsentiere deine EDV-Kenntnisse
Da gute EDV-Kenntnisse gefordert sind, solltest du bereit sein, deine Erfahrungen mit MS-Word, MS-Excel und SAP zu erläutern. Vielleicht kannst du sogar ein Beispiel nennen, wie du diese Programme in der Vergangenheit effektiv genutzt hast, um deine Arbeit zu erleichtern.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
In der Rolle als Assistenz der Abteilungsleitung ist Teamarbeit entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit anderen zeigen. Erkläre, wie du in der Vergangenheit mit Kollegen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen und dabei eine positive Atmosphäre zu schaffen.