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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Bereite Akten für die Digitalisierung vor und sorge für eine reibungslose Übergabe.
- Arbeitgeber: Werde Teil des großen Teams im Amt für öffentliche Ordnung in Stuttgart.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Gesundheitsmanagement und ein kostenloses Deutschlandticket.
- Warum dieser Job: Erlebe eine sinnstiftende Tätigkeit mit persönlicher und fachlicher Weiterentwicklung.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung oder gleichwertige Fähigkeiten sind wünschenswert.
- Andere Informationen: Teilzeitarbeit ist möglich und Bewerbungen von Schwerbehinderten werden bevorzugt.
Mitarbeiter/-in Aktenvorbereitung Digitalisierung (m/w/d)
Wir suchen Sie für das Amt für öffentliche Ordnung der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stellen sind befristet für einen Zeitraum von 12 Monaten zu besetzen.
Das Amt für öffentliche Ordnung ist eines der großen Ämter der Stadtverwaltung mit über 1.000 Mitarbeitenden. Die Dienststelle Ausländer- und Staatsangehörigkeitsrecht ist für rund 170.000 ausländische Bürger/-innen zuständig. Die Dienststelle ist in fünf Sachgebiete mit über 170 Mitarbeitenden organisiert.
Ein Job, der Sie begeistert
- Sie sind zuständig für die Vorbereitung der Akten für die Digitalisierung und übernehmen anhand eines Prüfschemas die Sortierung, die Ablage und das Entfernen von Originaldokumenten sowie die Dokumentation im Fachverfahren.
- Sie bringen Barcodes an und erfassen die Akten mithilfe des Barcodes und erstellen ein Übergabeprotokoll.
- Sie arbeiten eng mit einem externen Dienstleister zusammen und gewährleisten eine reibungslose Übergabe der vorbereiteten Akten.
- Sie übernehmen das Monitoring der Übergabe von Digitalisaten und überprüfen die Sample-Akten auf Vollständigkeit.
- Die allgemeine Aktenablage und die Fortführung der Digitalisierung der laufenden eingehenden Unterlagen gehören ebenfalls zu Ihren Aufgaben.
Ihr Profil, das zu uns passt
- Abgeschlossene mind. 2-jährige Berufsausbildung ist wünschenswert.
- Bewerben können sich auch sonstige Beschäftigte, die aufgrund gleichwertiger Fähigkeiten und Ihrer Erfahrungen entsprechende Tätigkeiten ausüben.
- Selbstständige, sorgfältige Arbeitsweise und die Fähigkeit, den Überblick zu behalten sowie Arbeitsspitzen zu bewältigen.
- Gute EDV-Kenntnisse.
- Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache wird vorausgesetzt.
Freuen Sie sich auf
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle im Rahmen der Öffnungszeiten.
- Eine sinnstiftende Tätigkeit.
- Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus.
- Gesundheitsmanagement und Sportangebote.
- Ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV.
- Betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung.
- Vergünstigtes Mittagessen.
Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 4 TVöD.
Noch Fragen?
Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit steht Ihnen Frau Schuster unter 0711 216-91820 gerne zur Verfügung. Für personalrechtliche Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Frau Simmendinger unter 0711 216-96899 oder .
Bewerbungen richten Sie bitte bis zum 23.01.2025 an unser Online-Bewerbungsportal. Falls eine Online-Bewerbung nicht möglich ist, können Sie uns Ihre Papierbewerbung unter Angabe der Kennzahl 32/0004/2025 an das Amt für öffentliche Ordnung der Landeshauptstadt Stuttgart, Eberhardstraße 39, 70173 Stuttgart senden.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.
Wir begrüßen Bewerbungen von Schwerbehinderten und Gleichgestellten, diese werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt. Teilzeitarbeit ist bei allen Stellen möglich, sofern in der Ausschreibung nichts anderes angegeben ist.
#J-18808-Ljbffr
Mitarbeiter/-in Aktenvorbereitung Digitalisierung (m/w/d) Arbeitgeber: Landeshauptstadt Stuttgart
Kontaktperson:
Landeshauptstadt Stuttgart HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter/-in Aktenvorbereitung Digitalisierung (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Stelle, insbesondere über die EDV-Kenntnisse. Wenn du bereits Erfahrung mit Dokumentationssoftware oder digitalen Archivierungssystemen hast, hebe das in deinem Gespräch hervor.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, deine selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise zu demonstrieren. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du Arbeitsspitzen bewältigt und den Überblick behalten hast.
✨Tip Nummer 3
Da die Stelle eine enge Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister erfordert, sei bereit, über deine Teamarbeit und Kommunikationsfähigkeiten zu sprechen. Zeige, dass du gut im Austausch mit anderen bist und Probleme gemeinsam lösen kannst.
✨Tip Nummer 4
Nutze die Möglichkeit, Fragen zur Stelle direkt an Frau Schuster zu stellen. Das zeigt dein Interesse und gibt dir wertvolle Einblicke, die dir helfen können, dich besser auf das Gespräch vorzubereiten.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter/-in Aktenvorbereitung Digitalisierung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Unterlagen bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben und Nachweise über deine Qualifikationen. Achte darauf, dass dein Lebenslauf aktuell und übersichtlich ist.
Anschreiben verfassen: Schreibe ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen hervorhebt. Gehe auf die spezifischen Anforderungen der Stelle ein und erläutere, wie du diese erfüllst.
Online-Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung über das Online-Bewerbungsportal der Stadt Stuttgart ein. Achte darauf, dass alle erforderlichen Dokumente hochgeladen sind und überprüfe, ob alle Informationen korrekt sind.
Fristen beachten: Achte darauf, dass du deine Bewerbung bis zum 23.01.2025 einreichst. Plane genügend Zeit ein, um deine Unterlagen zu überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Landeshauptstadt Stuttgart vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du in der Aktenvorbereitung für die Digitalisierung übernehmen wirst. Verstehe das Prüfschema und die Dokumentationsprozesse, um im Interview gezielte Fragen stellen zu können.
✨Zeige deine EDV-Kenntnisse
Da gute EDV-Kenntnisse gefordert sind, sei bereit, Beispiele für deine Erfahrungen mit relevanten Software-Tools oder digitalen Systemen zu geben. Vielleicht hast du auch schon einmal mit Barcode-Systemen gearbeitet – teile diese Erfahrungen!
✨Hebe deine selbstständige Arbeitsweise hervor
Betone deine Fähigkeit, selbstständig und sorgfältig zu arbeiten. Bereite konkrete Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit Arbeitsspitzen bewältigt und den Überblick behalten hast.
✨Bereite Fragen zur Zusammenarbeit vor
Da die Stelle eine enge Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern erfordert, überlege dir Fragen, die diese Zusammenarbeit betreffen. Zeige dein Interesse an Teamarbeit und wie du zur reibungslosen Übergabe der Akten beitragen kannst.
