Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Geschäftsleitungsbüro und koordiniere spannende Projekte.
- Unternehmen: Innovatives Unternehmen mit einem dynamischen Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Flexibles Arbeitszeitmodell, Weiterbildungsmöglichkeiten und finanzielle Unterstützung bei der Kinderbetreuung.
- Weitere Informationen: Sichere Anstellung mit Entwicklungsmöglichkeiten und einem tollen Team.
- Warum dieser Job: Gestalte Prozesse und arbeite direkt mit der Geschäftsleitung zusammen.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie Erfahrung im Office-Management.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 37800 - 46200 € pro Jahr.
Ihr Einsatzgebiet
Gemeinsam mit Ihrer Kollegin verantworten Sie die professionelle Organisation und Steuerung des Geschäftsleitungsbüros für die Bereiche Legal & Corporate, Personal & Organisation sowie Einkauf. Sie sind direkt der Geschäftsleitung zugeordnet und übernehmen eigenständig qualifizierte Assistenz-, Koordinations- und Sachbearbeitungsaufgaben. Als zentrale Schnittstelle bewerten und priorisieren Sie eingehende Vorgänge, koordinieren interne und externe Beteiligte und bereiten relevante Informationen strukturiert für die Geschäftsleitung auf. Dabei sorgen Sie für effiziente Abläufe und einen professionellen sowie vertraulichen Umgang mit sensiblen Informationen. Sie sind erste Anlaufstelle sowie kompetente Kontaktperson für Anliegen an die Geschäftsleitung.
Ihr Tätigkeitsbereich
- Eigenständige Steuerung und Koordination der organisatorischen Abläufe im Geschäftsleitungsbüro einschließlich Termin-, Besprechungs- und Reisemanagement
- Eigenverantwortliche Betreuung, Pflege und Qualitätssicherung der digitalen Vertragsdatenbank
- Erstellung von Protokollen, Nachverfolgung von Beschlüssen sowie Betreuung und Koordination des Bürgschaftsmanagements
- Koordination und Bearbeitung des juristisch geprägten Schriftverkehrs in Abstimmung mit den zuständigen internen und externen Stellen
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Dokumentationen
- Eigenständige Bearbeitung von Sonderaufgaben sowie bereichsübergreifender Projekte
- Professionelle Koordination und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Partnern, Gesellschaftern und öffentlichen Institutionen
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vergleichbare Qualifikation oder ein für die Tätigkeit relevantes Studium
- Mehrjährige Berufserfahrung im qualifizierten Assistenz- oder Office-Management, idealerweise im unmittelbaren Umfeld einer Geschäftsleitung
- Fundierte und breit angelegte Kenntnisse im Office-Management sowie in kaufmännischen und organisatorischen Geschäftsprozessen
- Analytisches Denkvermögen, schnelle Auffassungsgabe sowie eine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein, Verlässlichkeit und Diskretion
- Sie bringen eine positive, lösungsorientierte Haltung mit und gehen neue Herausforderungen pragmatisch und mit Eigeninitiative an
- Sehr sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen sowie Offenheit gegenüber modernen digitalen Arbeitsmitteln
- Sie bringen die notwendige Flexibilität hinsichtlich der Einsatzzeiten und Präsenz mit sowie die Bereitschaft zur gegenseitigen Vertretung
Wir bieten Ihnen
- Sicherer Arbeitsplatz mit leistungsgerechter Vergütung nach TVöD
- Flexibles Arbeitszeitmodell
- Jährlich wechselndes Weiterbildungsprogramm
- Finanzielle Unterstützung bei der Kinderbetreuung
- Bezuschussung des Deutschlandtickets
- Kostenfreie Parkmöglichkeiten für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Option für ein Dienstrad-Leasing
- Möglichkeit zum Mobilen Arbeiten
- Vergünstigtes Mittagessen in unserem Messerestaurant
- Messetickets für Sie und Ihre Familie
Ihre Ansprechperson
Landesmesse Stuttgart GmbH & Co. KG
Jasmine Reimann
Personal & Organisation
Messepiazza 1
70629 Stuttgart
Tel: +49 711 18560-2621
Office Manager (m/w/d) in Stuttgart Arbeitgeber: Landesmesse Stuttgart
Die Landesmesse Stuttgart bietet ein modernes Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten und vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten. Die Unternehmenskultur fördert Teamarbeit und unterstützt die berufliche Weiterentwicklung der Mitarbeiter.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Manager (m/w/d) in Stuttgart erhalten könntest
✨Networking in der Branche nutzen
Im Personalmanagement ist Networking alles! Schau dir lokale HR-Events oder Workshops an, die häufig von Unternehmen oder Universitäten organisiert werden. Dort kannst du direkt mit Personalern und anderen Professionals ins Gespräch kommen und dich ins Gespräch bringen.
✨Direkte Bewerbung und Ungezwungenheit
Eine Bewerbung über unsere Website ist super, aber fühl dich auch frei, direkt bei Landesmesse Stuttgart anzufragen! Zeig deinen Enthusiasmus und deine Flexibilität, indem du dich für Teilzeitstellen gerade in Zeiten von Personalbedarf bewirbst – oft sind die Stellen nicht einmal online ausgeschrieben.
✨Lerne von anderen
Engagiere dich in Online-Communities zum Thema Personalmanagement, wie z.B. auf LinkedIn oder spezifischen HR-Foren. Dort kannst du Erfahrungen austauschen und wertvolle Tipps von Profis bekommen, die dir helfen, deinen Einstieg ins Teilzeit-Personalmanagement zu erleichtern.
✨Praktische Erfahrungen sammeln
Nutze Praktika oder Volunteer-Positionen im HR-Bereich, um praktische Erfahrungen zu sammeln. Das gibt dir nicht nur Skills, die du in deinem Teilzeitjob anwenden kannst, sondern erweitert auch dein Netzwerk, was für zukünftige Stellen von Vorteil ist. Denk daran, dass wir auch häufig Studenten und Teilzeitkräfte suchen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager (m/w/d) in Stuttgart mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine Soft Skills hervor!:Im Personalmanagement sind zwischenmenschliche Fähigkeiten einfach unerlässlich. Vergewissere dich, dass dein Lebenslauf und dein Anschreiben Beispiele deiner Kommunikationsfähigkeiten, Teamarbeit und Konfliktlösungskompetenz beinhalten. Zeige uns, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit Menschen umgegangen bist!
Erwähne passende Zertifikate:Falls du über spezifische Qualifikationen im Personalmanagement verfügst, wie zum Beispiel ein Zertifikat in Human Resources, solltest du das unbedingt erwähnen. Das zeigt uns, dass du die nötigen Kenntnisse hast und dich für den Bereich interessierst!
Motivation ist der Schlüssel!:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist unser Augenmerk auf deine Motivation besonders wichtig. In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du gerade in dieser Teilzeitposition arbeiten möchtest und was du dir von der Zusammenarbeit mit Landesmesse Stuttgart erhoffst.
Zeige deine Flexibilität:In einer Teilzeitstelle im Personalmanagement kann es auch mal hektisch werden. Mach deutlich, dass du flexibel bist, was Arbeitszeiten angeht, und bereit, dich in neuen Situationen einzubringen. Das kannst du gut in deinem Lebenslauf an der Stelle unter 'Verfügbarkeit' festhalten.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Landesmesse Stuttgart vorbereitet
✨Kompetenzen im Personalmanagement zeigen
Mach dich bereit, deine Kenntnisse in Personalmanagement zu demonstrieren. Sei bereit, über spezifische Methoden zu sprechen, wie du Talente identifiziert und entwickelt hast. Wenn du bereits mit Tools wie HR-Software oder E-Learning-Plattformen gearbeitet hast, bring das zur Sprache!
✨Verhaltensfragen meistern
In Teilzeit-Interviews wird häufig Wert auf Verhaltensfragen gelegt. Erwarte Fragen wie "Wie gehst du mit Konflikten im Team um?" oder "Erzähle von einer Herausforderung, die du erfolgreich gemeistert hast." Halte konkrete Beispiele bereit, um deine Fähigkeiten zu untermauern!
✨Flexibilität und Eigenverantwortung betonen
Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Flexibilität und Selbstorganisation zu betonen. Arbeitgeber möchten sicherstellen, dass du deine Zeit gut managen kannst und auch in einem reduzierten Zeitrahmen effektive Ergebnisse lieferst!
✨Bereite deine Fragen vor
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu stellen! Erkundige dich nach den Herausforderungen, denen sich das Team gegenübersieht oder wie die Integration neuer Systeme im Personalmanagement erfolgt. Das zeigt dein Interesse und dass du schon darüber nachgedacht hast, wie du zum Erfolg von Landesmesse Stuttgart beitragen kannst!
