Der Landkreis Eichsfeld beabsichtigt zum 01.01.2027 die Stelle eines Sachbearbeiters Schulverwaltungsamt (m/w/d) in Vollbeschäftigung (39 WoStd.) unbefristet zu besetzen.
Das Aufgabengebiet umfasst folgende Schwerpunkte:
Sekretariatsaufgaben
- Erledigung von schriftlicher und digitaler Korrespondenz für die Amtsleitung
- Absicherung der telefonischen Erreichbarkeit des Schulverwaltungsamtes
- Vermittlung von Telefonaten
- Empfang und Serviceleistungen für Besucher und Gäste in Vorbereitung von Beratungen und Veranstaltungen
- Protokollführung bei Beratungen
- Terminvereinbarungen zu Gesprächen und Beratungen für das Schulverwaltungsamt
- Terminkoordinierung/-verwaltung für die Amtsleitung
- Postbearbeitung (analog und digital)
- Abholung, Sichtung und Sortierung der Eingangspost und der Post vom Schulkurier
- Einordnung der Post nach Sachgebieten, Vorbereitung und Vorlage für die Amtsleitung und Weiterleitung nach Sichtung
- Unverzügliche Vorlage eiliger Schreiben, E-Mails oder Anrufe bei der Amtsleitung
- Bearbeitung unzustellbarer Sendungen (Post, E-Mail)
- Verantwortung für die Verteilung elektronischer Eingänge im Rechnungsworkflow
- Bearbeitung des zentralen E-Mail-Postfachs "Schulverwaltungsamt" sowie "VIS" mit Weiterleitung an zuständige Sachgebiete
- Prüfung und Veranlassung von Postausgängen
Verwaltungsorganisation und Büroabläufe
- Anleitung und Betreuung von Auszubildenden im Aufgabenbereich des Sekretariats
- Verwaltung von Schriftgut: Sortieren, Abheften, Archivieren nach geltenden Aktenplänen
- Erstellen von Kopien, Verwaltung von Formularen und Vordrucken
- Beschaffung, Verwaltung und Verteilung von Büromaterial
- Überwachung und Pflege der Kassationslisten (Archivierungs- und Löschfristen)
- Erledigung von Schreibarbeiten für die Amtsleitung
Schülerspeisung
- Kontrolle der eingehenden Rechnungen der Konzessionsnehmer auf sachlich und rechnerische Richtigkeit ggf. Anforderung von Rechnungskorrekturen
- Bearbeitung der Rechnungen im Workflow
- Führen von Statistiken rund um die Schülerspeisung
Inventur
- Bestandserfassung im Amt 40 und den 51 Schulen
- Bestandspflege
- Zusammenarbeit mit Amt 20 und den Schulen zwecks Erfassung des Inventars
- Erfassung der neu angeschafften Gegenstände in den Schulen sowie Abschreibungen der ausgesonderten Gegenstände in "KAI"
Ihr Profil:
- die Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten, Angestelltenlehrgang I oder Befähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder Kaufmann für Büromanagement wünschenswert mit der Wahlqualifikation Verwaltung und Recht
- Anwendungssichere EDV-Kenntnisse (MS Office) und die Bereitschaft zur Teilnahme an Schulungs- und Fortbildungsveranstaltungen werden erwartet
- Strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise auch unter Termindruck
- Engagierte, belastbare und flexibel einsetzbare Persönlichkeit mit hoher Organisationsfähigkeit
- Fähigkeiten zum abstrakten und analytischen Denken
- Ein hohes Maß an Eigeninitiative und selbständiges Arbeiten wird vorausgesetzt
- Wünschenswert ist eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
Wir bieten:
- tarifgerechte Bezahlung, Eingruppierung in die Entgeltgruppe 5
- 30 Arbeitstage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
- stellenbezogene Fortbildungsmöglichkeiten
- tarifliche Jahressonderzahlung
- vermoegenswirksame Leistungen
- betriebliche Altersvorsorge (ZVK Thüringen)
- monatlicher Sachbezug sowie einmalig zum Geburtstag
- Möglichkeiten der Nutzung von Hansefit und Corporate Benefits
- Möglichkeiten der Nutzung des TV-Fahrradleasings
Hinweise zum Datenschutz finden Sie auf unserer Homepage: www.kreis-eic.de/datenschutzerklaerung-fachaemter.html
Heilbad Heiligenstadt, den 10. September 2026
Die Landrätin
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Sachbearbeiter Schulverwaltungsamt (m/w/d) in Heilbad Heiligenstadt Arbeitgeber: Landkreis Eichsfeld
Der Landkreis Eichsfeld ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern nicht nur eine tarifgerechte Bezahlung und umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten bietet, sondern auch ein unterstützendes Arbeitsumfeld fördert. Mit einem klaren Fokus auf Mitarbeiterentwicklung und einer positiven Work-Life-Balance in der malerischen Umgebung von Heilbad Heiligenstadt, ermöglicht das Sozialamt eine sinnstiftende Tätigkeit, die sowohl persönliche als auch berufliche Entfaltung unterstützt.
