Vorzimmerassistenz (m/w/d)

Für das Vorzimmer des Landrats suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine Vorzimmerassistenz (m/w/d) – mit Aufgaben im Bereich Orden, Ehrungen und Auszeichnungen. Als Landratsamt Miesbach sind wir für die Verwaltung, Gestaltung und Weiterentwicklung unseres Landkreises zuständig. Unsere Mitarbeitenden arbeiten täglich daran, die Interessen unserer Bürgerinnen und Bürger zu vertreten und unsere Region als attraktiven Wirtschaftsstandort und Lebensraum nachhaltig zu stärken.

Das Vorzimmer des Landrats ist eine zentrale Schnittstelle innerhalb des Landratsamtes und unterstützt die Verwaltungsleitung bei der Koordination vielfältiger organisatorischer, kommunikativer und repräsentativer Aufgaben. Mit einer strukturierten Arbeitsweise, hoher Verlässlichkeit und einem professionellen Auftreten trägt die Stelle dazu bei, dass Termine, Vorgänge und besondere Anlässe effizient vorbereitet und erfolgreich umgesetzt werden.

Wir bieten unseren Mitarbeitenden ein attraktives Arbeitsumfeld, in dem Teamwork und Selbstverantwortung großgeschrieben werden. Gemeinsam schaffen wir die Voraussetzungen für einen zukunftsfähigen, lebenswerten und wirtschaftlich starken Landkreis.

Ihre Aufgaben

• Vorzimmerorganisation und Bürgerservice: Organisation des Vorzimmers sowie Wahrnehmung allgemeiner Verwaltungsaufgaben, Bearbeitung von Bürgeranliegen und telefonischen Anfragen sowie Sicherstellung einer professionellen Kommunikation mit unterschiedlichen Ansprechpersonen.
• Termin- und Veranstaltungsmanagement: Koordination, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen des Landrats einschließlich Unterlagenmanagement, Abstimmung mit internen und externen Beteiligten sowie Unterstützung repräsentativer Anlässe.
• Korespondenz und Informationsmanagement: Bearbeitung der Korrespondenz des Landrats, insbesondere Sichtung, Priorisierung und strukturierte Aufbereitung eingehender Vorgänge sowie Erstellung und Qualitätssicherung ausgehender Schreiben. Steuerung des Informationsflusses sowie Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen.
• Repräsentative Aufgaben: Organisation und Begleitung von Verfahren im Bereich Orden, Ehrungen und Auszeichnungen sowie Vorbereitung und Durchführung von Jubiläums- und Anerkennungsveranstaltungen.
• Digitale Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit: Unterstützung der Social-Media-Präsenz des Landrats durch Vorbereitung, Abstimmung und redaktionelle Mitwirkung bei digitalen Kommunikationsmaßnahmen sowie Begleitung von öffentlichkeitswirksamen Terminen und Veranstaltungen.
• Sonderaufgaben und Prozessunterstützung: Übernahme von Sonder- und Ad-hoc-Aufgaben des Landrats sowie Mitwirkung an der Weiterentwicklung organisatorischer Abläufe, moderner Verwaltungsprozesse und effizienter Arbeitsstrukturen im Vorzimmer.

Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d), zur/zum Rechtsanwaltsfachangestellten (m/w/d) oder zur/zum Notarfachangestellten (m/w/d) oder vergleichbar oder Erfolgreich abgeschlossener Beschäftigtenlehrgang I (Fachprüfung I) für Beschäftigte (m/w/d) oder Laufbahnbefähigung für die zweite Qualifikationsebene der Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen.
• Berufserfahrung in einem rechtlich geprägten Tätigkeitsbereich ist von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit Rechtsvorschriften sowie Verständnis für verwaltungsrechtliche Zusammenhänge und kommunale Verwaltungsabläufe, insbesondere auf Grundlage von Diktaten und konkreten Arbeitsaufträgen.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise, insbesondere bei der Koordination vielfältiger Aufgaben und der Bearbeitung zeitkritischer Vorgänge.
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie die Fähigkeit, anspruchsvolle und rechtlich geprägte Vorgänge strukturiert aufzubereiten und adressatengerechte Schreiben, Grußworte und weitere Korrespondenz zu erstellen.
• Hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Serviceorientierung im Umgang mit vertraulichen Informationen und unterschiedlichen Ansprechpersonen.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint) sowie idealerweise Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen und elektronischen Kalender- und Terminmanagementsystemen.
• Kenntnisse und Erfahrungen in der Organisation von Veranstaltungen, Besprechungen und repräsentativen Terminen sind von Vorteil.

Darüber hinaus zeichnen Sie aus:

• Organisations- und Koordinationskompetenz: Ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, vielfältige Aufgaben, Termine und Vorgänge zuverlässig, vorausschauend und strukturiert zu koordinieren.
• Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit: Sicheres, verbindliches und adressatengerechtes Kommunikationsvermögen im Umgang mit der Verwaltungsleitung, Mitarbeitenden aller Organisationseinheiten sowie externen Ansprechpersonen.
• Verantwortungsbewusstsein und Diskretion: Hohe Sorgfalt im Umgang mit vertraulichen Vorgängen, ein zuverlässiges Informationsmanagement sowie die sichere Steuerung von Fristen und organisatorischen Abläufen.
• Schriftliche und sprachliche Kompetenz: Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift sowie die Fähigkeit, komplexe und rechtlich geprägte Vorgänge strukturiert aufzubereiten.
• Selbstständigkeit und Gestaltungsbereitschaft: Eigenverantwortliche Arbeitsweise, frühzeitiges Erkennen von Handlungsbedarfen sowie die Fähigkeit, sachgerechte Entscheidungen im eigenen Zuständigkeitsbereich zu treffen.
• Digitale Kompetenz und Medienaffinität: Sichere Anwenderkenntnisse in Microsoft Office, Dokumentenmanagementsystemen sowie elektronischen Kalender- und Terminmanagementsystemen.

Unsere Vorteile auf einen Blick

• Mehr Zeit & Familie: flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle, familienfreundlicher Arbeitgeber, Mobilarbeit je nach Tätigkeit, 30 Tage Urlaub plus zusätzliche freie Tage am 24.12 und 31.12, Kinderferienbetreuung.
• Mehr Attraktivität: Mitarbeiterrabatte für viele Einkaufs- und Freizeitmöglichkeiten, betriebliche Altersvorsorge, kostenlose Parkplätze, verkehrsgünstige Lage, Fahrradleasing, Zuschuss zum Deutschlandticket Job.
• Mehr Zukunft: ein krisensicherer Arbeitsplatz, regelmäßige und individuelle Fortbildungen, bezahlte Weiterbildungen.
• Mehr Gesundheit: Moderne Gesundheitsmaßnahmen, Betriebsarzt, Work Life Plattform.
• Mehr Sinn: Arbeiten für das Gemeinwohl und den Landkreis Miesbach.
• Mehr Miteinander: offener und vertrauensvoller Umgang untereinander, Mitarbeiterevents, gemeinsame Ausflüge.

Die Stelle soll bevorzugt in Vollzeit besetzt werden, bei Vorliegen entsprechender Voraussetzungen ist eine Besetzung in Teilzeit möglich. Die Gleichstellung aller Mitarbeitenden ist für uns selbstverständlich. Bewerbende mit Schwerbehinderung werden bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Das Landratsamt Miesbach ist als familienfreundlicher Arbeitgeber zertifiziert. Wir entwickeln fortlaufend Maßnahmen, die zu einer familien- und lebensphasenorientierten Kultur beitragen.