Assistenz Front-/Back-Office (w/m/d)

Wir im Landkreis Nordwestmecklenburg arbeiten jeden Tag daran, unsere Region zukunftsfähig zu gestalten. Mit rund 1.000 engagierten Mitarbeitenden in vielfältigen Berufsfeldern sind wir weit mehr als nur Verwaltung. Unsere Kreisverwaltung steht für sichere Arbeitsplätze, individuelle Entwicklungschancen und ein wertschätzendes Miteinander. Mit modernen, digitalen und innovativen Lösungen streben wir an, Verwaltung einfach zu machen! Verwaltung, wie sie heute sein sollte: bürgernah, serviceorientiert und bereit für die Zukunft.

In Ihrer Rolle als Assistenz im Front- und Back-Office im Fachgebiet Ausländerangelegenheiten des Fachdienstes Ordnung, Sicherheit und Straßenverkehr sind Sie maßgeblich daran beteiligt, einen reibungslosen Ablauf in einem sensiblen und anspruchsvollen Arbeitsumfeld sicherzustellen und Hilfesuchende in asyl- und ausländerrechtlichen Angelegenheiten serviceorientiert zu unterstützen. Dabei übernehmen Sie organisatorische und administrative Aufgaben, koordinieren Termine, bereiten Unterlagen vor und stehen als erste Ansprechperson für Anliegen zur Verfügung.

Sie begleiten die Verfahren unterstützend, klären allgemeine Fragestellungen und tragen dazu bei, dass Anträge und Vorgänge strukturiert und zuverlässig bearbeitet werden. Die Zusammenarbeit mit internen Stellen und Behörden gehört ebenso zu Ihrem Aufgabenbereich. Dabei kommt Ihrer Tätigkeit eine besondere Bedeutung zu: Sie schaffen verlässliche Abläufe und tragen dazu bei, dass Hilfesuchende Orientierung und Unterstützung in einem sensiblen und oft komplexen Verwaltungsumfeld erhalten.

Was Sie aktiv vorantreiben:

• Büroassistenz
• Verwalten der Postbox in der Fachanwendung AUSO sowie Überwachen und Verteilen des Posteingangs
• Erfassen von Dokumenten und Urkunden sowie Anfordern und Versenden von Akten
• Verwalten, Kontrollieren und Beschaffen von Büromaterial sowie Prüfen und Weitergeben der Rechnungen
• mündliches und telefonisches Erteilen von Auskünften

Tätigkeiten im Back‑Office:

• Erfassen der Daten und Führen von Informationsgesprächen zur Online‑Ausweisfunktion sowie Versenden von Aufträgen an die Bundesdruckerei
• Sichten und Prüfen der eingegangenen elektronischer Aufenthaltstitel (eAT) und (Reiseausweis) RA sowie Vornehmen von Reklamationen gegenüber der Bundesdruckerei
• Terminieren und Durchführen von Adressänderungen (Änderungs‑Terminal) und Aktualisieren der Titel

Administrative/unterstützende Tätigkeiten im Bereich Asyl/Allgemeine Ausländerangelegenheiten:

• Übernehmen von Daten von Einwohnermelde‑ und Standesämtern sowie dem Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF)
• Übermittlung von Daten an das BAMF und Ausländerzentralregister
• Pflegen und Überwachen von Datensätzen, Prüfen der Echtheit von Dokumenten
• Verlängern/Neuausstellen von Aufenthaltsgestattungen und Duldungen
• im Bedarfsfall Mitwirken bei Abschiebemaßnahmen im Rahmen der Amtshilfe und in eigener Zuständigkeit

Tätigkeiten im Front‑Office:

• Erteilen von Erstinformationen und Führen von Verweisberatung
• Terminvergabe
• Annehmen von Dokumenten, Formularen und Anträgen und Weiterleiten an Sachbearbeiter/-innen
• Ausgeben von Formularen, Erfassen von Kontaktdaten, Prüfen auf Vollständigkeit
• Ausgeben fertiger Titel (eAT und RA), Gestattung und Duldung

Was Sie für Ihren Einstieg mitbringen:

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder als Rechtsanwalts-/Notarfachangestellte/-r bzw. Verwaltungsfachangestellte/-r oder alternativ vergleichbare Berufsausbildung im Bürobereich in einem für die o.g. Aufgaben förderlichen Berufsfeld verbunden mit nachgewiesener Assistenzerfahrung
• idealerweise qualifizierende Fachkenntnisse im Rahmen der Tätigkeit im Ausländerrecht, EWG-Recht und in Flüchtlingsangelegenheiten
• idealerweise qualifizierende Verwaltungs- und Berufserfahrung von mindestens zwei Jahren
• vorteilhafte Fremdsprachenkenntnisse, z.B. Englisch

Was Sie auszeichnet:

• versierte Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung arbeitsplatzbezogener PC-Software (MS‑Office – Word, Excel, Outlook)
• selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick aufgrund von ständiger Termingebundenheit verbunden mit der Fähigkeit zur Priorisierung von Aufgaben
• ausgeprägte Sozialkompetenz und kommunikative Fähigkeiten sowie Offenheit gegenüber ausländischen Staatsangehörigen
• überzeugende Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift verbunden mit einem souveränen, höflichen und sachlichen Auftreten, insbesondere in Stress‑ und Konfliktsituationen
• sicheres und schnelles Urteilsvermögen, Durchsetzungsvermögen und Entscheidungsstärke auch in kritischen Situationen
• Konflikt‑ und Problemlösungskompetenz sowie Integrationsfähigkeit und interkulturelle Kompetenz
• Kontakt‑ und Kooperationsfähigkeit ebenso wie ein engagiertes und umsichtiges Arbeiten im Team

Wir überzeugen mit:

• sinnstiftender Tätigkeit mit gesellschaftlichem Mehrwert
• attraktivem Entgelt nach TVöD (VKA) und einer jährlichen Sonderzahlung
• zusätzlicher Betriebsrente (ZMV) und vermögenswirksamen Leistungen
• Sachbezugskarte mit jährlich bis zu 816 € steuer‑ und sozialversicherungsfrei
• vergünstigten Mitarbeiterangeboten über die Vorteilsplattform Corporate Benefits
• Vereinbarkeit von Privat‑ und Berufsleben durch flexible Arbeitszeiten
• 30 Urlaubstage, zusätzliche arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
• jährlichen Teamevents
• gelebter Personalentwicklung sowie betrieblicher Gesundheitsförderung
• individuelle Fort‑ und Weiterbildungsmöglichkeiten
• kostenfreien und ortsnahen Stellplätzen – für Fahrrad und Auto
• Möglichkeit einer Nebentätigkeit

Flexible Arbeitszeitmodelle:

Eine Beschäftigung in Teilzeit ist, soweit dienstliche Belange es zulassen, grundsätzlich möglich.

Wir fördern Vielfalt:

Der Landkreis Nordwestmecklenburg fördert die Gleichstellung und die Vielfalt der Beschäftigten. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung oder Gleichstellung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bitte fügen Sie einen entsprechenden Nachweis bei. Auch Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich willkommen.

Berücksichtigung Ihrer Berufserfahrung:

Zur Ermittlung der individuellen tariflichen Erfahrungsstufe berücksichtigen wir Ihre bisherige Berufserfahrung.

Dienstreisen:

Wir erwarten die Bereitschaft, für dienstliche Fahrten im Arbeitsalltag das eigene Fahrzeug zu nutzen, sofern kein Dienstwagen zur Verfügung steht. Eine Erstattung erfolgt gemäß Landesreisekostengesetz M‑V.

Interne Bewerbungen:

Bei Beschäftigten der Landkreisverwaltung Nordwestmecklenburg prüfen wir im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten die Option einer (befristeten) Umsetzung.

Bei Einstellung ist die Vorlage eines Führungszeugnisses erforderlich. Zu Beginn der Tätigkeitsaufnahme ist eine ausreichende Masern‑Immunität nachzuweisen.