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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Bearbeite Posteingang und -ausgang für das Jobcenter, digitalisiere Dokumente und unterstütze das Team.
- Arbeitgeber: Der Landkreis Oberhavel ist eine dynamische Wachstumsregion nördlich von Berlin mit vielfältigen Freizeitmöglichkeiten.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und ein attraktives Gehalt im öffentlichen Dienst.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines motivierten Teams und entwickle deine Fähigkeiten in einem modernen Arbeitsumfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder kurz vor dem Abschluss, sowie MS-Office-Kenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Bewerbungsfrist ist der 08.10.2023, Gespräche in der 44. Kalenderwoche.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Der Landkreis Oberhavel - nördlich von Berlin gelegen - sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt zwei Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter Posteingangsbearbeitung (m/w/d). Unser Verwaltungssitz und Ihr künftiger Arbeitsort ist die Kreisstadt Oranienburg, die verkehrlich sehr gut angebunden und per S-Bahn und Regionalexpress aus der Hauptstadt in nur 20 Minuten erreichbar ist. Der Landkreis Oberhavel ist eine Wachstumsregion und zählt zu den wirtschaftsstärksten Landkreisen Ostdeutschlands. Oberhavel ist ein moderner Technologie- und Industriestandort, der sich zugleich durch unberührte Natur, abwechslungsreiche Freizeit-, Kultur- und Tourismusangebote sowie ein geschichtsträchtiges Erbe auszeichnet.
Die Stellen sind dem Fachbereich Jobcenter, dort dem Fachdienst Zentrale Dienste, zugeordnet. Wir bieten:
- zwei unbefristete Arbeitsverhältnisse in Vollzeit (39 Stunden wöchentlich)
- die Möglichkeit der Aufgabenwahrnehmung in Teilzeit unter Berücksichtigung dienstlicher Erfordernisse
- eine attraktive Vergütung gemäß Tarifvertrag öffentlicher Dienst (VKA) in der Entgeltgruppe 5 zuzüglich einer Jahressonderzahlung
- die Möglichkeit der Teilnahme am betrieblichen Leistungsentgelt
- ein Betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielen Vorteilen für die Beschäftigten
- ein vergünstigtes Monatsticket für den öffentlichen Personennahverkehr (Jobticket)
- flexible Arbeitszeiten, um Beruf und Familie optimal in Einklang zu bringen
- 30 Tage Urlaub im Jahr sowie die Gewährung freier Tage am 24.12. und 31.12.
- eine strukturierte Einarbeitung und die Möglichkeit, sich zielgerichtet weiterzubilden
- ein hoch motiviertes, leistungsstarkes und dynamisches Team
- modern eingerichtete Arbeitsplätze und die Möglichkeit für mobiles Arbeiten im Rahmen der dienstlichen Vereinbarung
Zu Ihren spannenden Aufgaben gehören vor allem:
- Posteingang und Postausgang für das Jobcenter
- Sichten aller Posteingänge
- Prüfen der Zuständigkeit innerhalb des Jobcenters
- Zuordnen zu Fachdiensten und Teams
- Recherchieren bei nicht zuordenbarer oder unzustellbarer Post
- Digitalisieren der Posteingänge
- Prüfen des Scanergebnisses (Verifizierung)
- Validieren/Klassifizieren von Dokumenten
- Rücksenden von Originalen
- Weiterleiten nicht zu scannender Originale
- Übergeben der gescannten Posteingänge zur Kassation
- Versenden und Annehmen besonderer Zustellungsformen
- Transportieren von Postsendungen von der und zur zentralen Poststelle
- Ablage und Registratur
- Digitalisieren von Altakten
- Unterstützen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Zwischenarchivs
- Sekretariatsaufgaben
Sie bringen mit:
- eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung
- Alternativ stehen Sie sechs Monate vor Erreichen einer der genannten Abschlüsse.
- einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie Kenntnisse des Dokumentenmanagementsystems d.3
- eine vertrauenswürdige Persönlichkeit mit einem hohen Maß an kommunikativen Kompetenzen
- überdurchschnittliche Belastbarkeit, Flexibilität, Durchsetzungsstärke und Engagement
- Verantwortungsbereitschaft und Entscheidungsfähigkeit
- eine eigenständige und korrekte Arbeitsweise
Bewerbungsfrist: 08.10.2023. Die Bewerbungsgespräche sind für die 44. Kalenderwoche 2023 geplant.
Direkt für Sie da: Frau Miersch, Telefon: 03301 601-1733, E-Mail: personal.bewerbung@oberhavel.de
Unterlagen: Ihre Bewerbung (aussagekräftiges Anschreiben, lückenlos nachvollziehbarer Lebenslauf im Format "Monat/Jahr", vollständige Unterlagen zur Berufsausbildung einschließlich Benotung/Gesamtnote der Abschlussprüfung, Qualifikationsnachweise, Beurteilungen, Arbeitszeugnisse, Angaben zu einer ehrenamtlichen Tätigkeit et cetera), aus der die Erfüllung der formalen und fachlichen Anforderungen hervorgeht, richten Sie unter Angabe des Kennwortes "MA Posteingangsbearbeitung" bitte vorzugsweise per E-Mail (im PDF-Format, insgesamt maximal 10 MB) an personal.bewerbung@oberhavel.de. Die verschlüsselte Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen ist über https://cryptshare.oberhavel.de möglich. Klicken Sie dort auf "Bereitstellen".
Chancengleichheit ist Bestandteil unserer Personalpolitik. Der Landkreis Oberhavel begrüßt daher besonders Bewerbungen von schwerbehinderten und gleichgestellten Personen. Diese werden bei gleicher Qualifikation und Eignung vorrangig berücksichtigt. Zur Geltendmachung der Rechte für schwerbehinderte beziehungsweise gleichgestellte behinderte Menschen ist mit Einreichung der Bewerbungsunterlagen die Vorlage der entsprechenden amtlichen Nachweise erforderlich. Bitte beachten Sie, dass unvollständige Bewerbungen nicht berücksichtigt werden können.
Hinweis: Mit Einreichen Ihrer Bewerbung erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Ihre Unterlagen erfassen und bis zu drei Monate nach Besetzung der Stelle aufbewahren. Nach dem Absenden Ihrer Bewerbung erhalten Sie für gewöhnlich eine automatisierte Eingangsbestätigung. Sollten Sie eine solche E-Mail nicht erhalten, wenden Sie sich bitte an die oben genannte Ansprechpartnerin aus dem Stabsbereich Personal. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.
Erfahren Sie mehr über den Landkreis Oberhavel auf www.oberhavel.de.
Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter Posteingangsbearbeitung (m/w/d) Arbeitgeber: Landkreis Oberhavel
Kontaktperson:
Landkreis Oberhavel HR Team
personal.bewerbung@oberhavel.de
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter Posteingangsbearbeitung (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben im Bereich Posteingangsbearbeitung. Verstehe, wie wichtig die Digitalisierung und das Dokumentenmanagement in dieser Rolle sind, und überlege dir, wie du deine Erfahrungen in diesen Bereichen hervorheben kannst.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Jobcenters oder des Landkreises Oberhavel, um mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Mitarbeiter zu erfahren. Dies kann dir helfen, dich besser auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine kommunikativen Fähigkeiten zu demonstrieren. Da die Stelle ein hohes Maß an Interaktion erfordert, sei bereit, Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung zu teilen, die deine Teamarbeit und Flexibilität zeigen.
✨Tip Nummer 4
Informiere dich über die Vorteile und Möglichkeiten, die der Landkreis Oberhavel bietet, wie z.B. das betriebliche Gesundheitsmanagement und die flexiblen Arbeitszeiten. Zeige im Gespräch, dass du an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert bist und wie du von diesen Angeboten profitieren möchtest.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter Posteingangsbearbeitung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Aussagekräftiges Anschreiben: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen hervorhebt. Gehe darauf ein, warum du dich für den Landkreis Oberhavel und die Position im Bereich Posteingangsbearbeitung interessierst.
Lebenslauf im richtigen Format: Gestalte deinen Lebenslauf lückenlos und im geforderten Format "Monat/Jahr". Achte darauf, alle relevanten beruflichen Stationen, Ausbildungen und Qualifikationen klar darzustellen.
Vollständige Unterlagen: Stelle sicher, dass du alle geforderten Unterlagen beilegst, einschließlich Nachweisen zur Berufsausbildung, Benotungen, Arbeitszeugnissen und gegebenenfalls Informationen zu ehrenamtlichen Tätigkeiten. Unvollständige Bewerbungen werden nicht berücksichtigt.
E-Mail-Bewerbung: Sende deine Bewerbung bevorzugt per E-Mail im PDF-Format an die angegebene Adresse. Achte darauf, das Kennwort "MA Posteingangsbearbeitung" im Betreff zu erwähnen und die Dateigröße auf maximal 10 MB zu beschränken.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Landkreis Oberhavel vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben der Posteingangsbearbeitung im Jobcenter. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diese Rolle passen und sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle ein hohes Maß an kommunikativen Kompetenzen erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise kommunizieren. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren und Fragen direkt zu beantworten.
✨Hebe deine Flexibilität hervor
Die Stellenbeschreibung betont die Notwendigkeit von Flexibilität und Belastbarkeit. Bereite Beispiele vor, in denen du in der Vergangenheit flexibel auf Veränderungen reagiert hast oder unter Druck gearbeitet hast.
✨Frage nach der Einarbeitung und Weiterbildung
Zeige dein Interesse an der strukturierten Einarbeitung und den Weiterbildungsmöglichkeiten. Stelle Fragen dazu, wie das Unternehmen seine Mitarbeiter unterstützt, um sich weiterzuentwickeln und erfolgreich zu sein.
