Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere administrative Vorgänge im Vorzimmer der Verwaltungsleitung.
- Unternehmen: Der Landkreis Osterholz bietet eine innovative und kollegiale Arbeitsumgebung.
- Vorteile: Unbefristete Teilzeitstelle, Weiterbildungsmöglichkeiten und moderne Büroausstattung.
- Weitere Informationen: Flexible Arbeitszeiten und ein freundliches, unterstützendes Team warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv den serviceorientierten Auftritt der Kreisverwaltung und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und gute MS Office Kenntnisse sind erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Der Landkreis Osterholz sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Hauptamt eine Mitarbeitende / einen Mitarbeitenden für das Vorzimmer der Verwaltungsleitung (m/w/d). Als Teil der Metropolregion Bremen-Oldenburg bietet der Landkreis Osterholz die ideale Balance zwischen urbaner Nähe und ländlicher Ruhe. Hier trifft traditionelle Verbundenheit auf innovatives Denken.
Im Vorzimmer des Landrates und der Dezernenten übernehmen Sie eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle und gestalten mit Ihrer Arbeit den professionellen, serviceorientierten Auftritt der Kreisverwaltung aktiv mit.
Das bieten wir Ihnen:
- Eine unbefristete Teilzeitbeschäftigung mit 22 Wochenstunden
- Entgelt nach Entgeltgruppe 8 TVöD
- Ein offenes, kollegiales Team, in dem Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung großgeschrieben werden
- Arbeitsstandort in fußläufiger Entfernung zum Bahnhof und etwa 15 Minuten Fahrzeit zum Bremer Hauptbahnhof
- Betriebliche Zusatzversorgung (VBL), Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Firmenfitness, aktives Gesundheitsmanagement, moderne IT- und Büroausstattung, kostenlose Parkplätze, Fahrradleasing (Dienstrad)
Das sind Ihre Aufgaben:
- Vorbereitung, Planung, Organisation, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge und Veranstaltungen des Landrates sowie der Dezernenten
- Führung der gesamten Korrespondenz, inklusive der Erstellung der erforderlichen Unterlagen
- Entgegennahme und Bearbeitung der eingehenden Telefonate
- Organisation und Sicherstellung von Rückrufen, Erstellung von Telefonnotizen, Unterlagen, Schriftstücken mit entsprechender Weiterleitung und Zuordnung an zuständige Fachbereiche
- Interne und externe Terminprüfung und -koordination einschließlich Führung und Überwachung der Terminplanung
- Planung und Organisation regelmäßiger und anlassbezogener Besprechungen und Veranstaltungen
- Empfang, Betreuung und Bewirtung von Besucherinnen, Besuchern und Gästen
- Erstellung der Dienstpläne des Vorzimmers
- Erledigung der Post, Materialbeschaffung und -verwaltung
Voraussetzungen:
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, z. B. als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
- Idealerweise Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Vorzimmerservice im öffentlichen Dienst oder in einer vergleichbaren Organisation
- Zeitliche Flexibilität und die Bereitschaft nach einem Dienstplan auch am Nachmittag zu arbeiten
- Sehr gute Kenntnisse in moderner Büroorganisation sowie im Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel)
- Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
- Freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten im Umgang mit Bürgerinnen und Bürgern, Gästen sowie internen und externen Ansprechpartnern
- Teamfähigkeit sowie kooperatives und zuverlässiges Arbeiten im Vorzimmer und mit den Fachbereichen
Ansprechperson: Ihre Fragen beantwortet gerne die Amtsleiterin Frau Greinert, Tel. 04791 930-1210.
Vorzimmer der Verwaltungsleitung (m/w/d) Arbeitgeber: Landkreis Osterholz
Der Landkreis Osterholz ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, in einem flexiblen und familienfreundlichen Arbeitsumfeld zu arbeiten. Mit einer strukturierten Einarbeitung, umfangreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie einem aktiven Gesundheitsmanagement fördern wir Ihre persönliche und berufliche Entwicklung. Genießen Sie die Vorteile eines modernen Arbeitsplatzes in fußläufiger Nähe zum Bahnhof und profitieren Sie von attraktiven Zusatzleistungen wie betrieblicher Altersvorsorge und Firmenfitness.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Vorzimmer der Verwaltungsleitung (m/w/d) erhalten könntest
✨Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst
Um im öffentlichen Dienst sichtbar zu werden, kannst du dich aktiv in lokalen politischen oder sozialen Organisationen engagieren. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern auch deine Bereitschaft, etwas für die Gemeinschaft zu tun.
✨Netzwerke auf Fachveranstaltungen
Schau dir Veranstaltungen und Messen an, die speziell für den öffentlichen Dienst organisiert werden. Hier kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen – das kann dir einen entscheidenden Vorteil bei deiner Bewerbung verschaffen.
✨Nutze lokale Jobportale für Teilzeitstellen
Viele öffentliche Einrichtungen veröffentlichen Teilzeitstellen nicht nur auf großen Jobportalen, sondern auch auf regionalen Websites oder in lokalen Zeitungen. Halte also Ausschau nach spezifischen Plattformen in deiner Stadt oder deinem Bundesland.
✨Bewerbestrategie über unsere Website
Wenn du eine interessante Teilzeitstelle gefunden hast, empfehlen wir dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. Das erhöht deine Chancen und du erhältst möglicherweise schneller eine Rückmeldung von Landkreis Osterholz.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Vorzimmer der Verwaltungsleitung (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst:In deinem Anschreiben solltest du unbedingt hervorheben, warum dir der öffentliche Dienst am Herzen liegt. Das zeigt nicht nur deine Motivation, sondern auch, dass du die Werte und Missionen von Landkreis Osterholz teilst. Denk darüber nach, welche relevanten Erfahrungen du bereits hast, und ziehe Parallelen zwischen deinen Fähigkeiten und den Zielen der Institution.
Hebe relevante Qualifikationen hervor:Stell sicher, dass du alle relevanten Zertifikate und Qualifikationen in deinem Lebenslauf aufführst. Im öffentlichen Dienst können spezifische Schulungen oder Fortbildungen entscheidend sein. Gehe durch deinen Werdegang und hake ab, was für die Position Vorzimmer der Verwaltungsleitung (m/w/d) bei Landkreis Osterholz besonders wichtig sein könnte.
Flexibilität in der Teilzeit deutlich machen:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Verfügbarkeit klar zu kommunizieren. In deinem Lebenslauf oder Anschreiben kannst du angeben, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du verfügbar bist. Das kann den Auswahlprozess erleichtern und zeigt, dass du flexibel und anpassungsfähig bist.
Nutze unsere Website für eine unkomplizierte Bewerbung:Vergiss nicht, dass die Bewerbung über unsere Website am einfachsten ist! Dort kannst du sicherstellen, dass alle Dokumente richtig formatiert und die benötigten Informationen vollständig sind. So steht deinem Weg zu Vorzimmer der Verwaltungsleitung (m/w/d) bei Landkreis Osterholz nichts im Weg!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Landkreis Osterholz vorbereitet
✨Vorbereitung auf strukturelle Fragen
Im öffentlichen Dienst sind Fragen zum Umgang mit gesetzlichen Vorgaben und öffentlichen Werten sehr wichtig. Bereite dich darauf vor, deine Ansichten zu Themen wie Transparenz und Integrität klar darzustellen und Beispiele aus deinem Werdegang, die diese Werte widerspiegeln, parat zu haben.
✨Vertraut mit der Organisation
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Leistungen von Landkreis Osterholz. Warum bewirbst du dich speziell für diese Teilzeitstelle? Zeige dein Interesse an den spezifischen Projekten oder Initiativen, an denen das Unternehmen arbeitet und bring deine Ideen ein.
✨Flexibilität und Einsatzbereitschaft
Eine Teilzeitstelle im öffentlichen Dienst erfordert oft ein hohes Maß an Flexibilität. Sei bereit, über deine Verfügbarkeit zu sprechen und wie du in unterschiedlichen Situationen effektive Ergebnisse liefern kannst. Zeige, dass du bereit bist, dich den Bedürfnissen der Organisation anzupassen.
✨Beteilige dich aktiv im Gespräch
Im öffentlichen Dienst ist Teamarbeit entscheidend. Stelle während des Interviews Fragen, die zeigen, dass du an einer Zusammenarbeit interessiert bist, wie zum Beispiel: "Welchen Teamgeist schätzen Sie bei Landkreis Osterholz?". So signalisierst du, dass du nicht nur Teil des Teams werden, sondern auch aktiv mitarbeiten möchtest.
