Assistenz Fachverfahrensbetreuer ProUmwelt/Sekretariat (m/w/d)

Aufgaben

• Unterstützung des Fachverfahrensbetreuers bei der Koordination und Betreuung der Arbeitsgruppen (kennzifferngesteuert) im Referat
• Erarbeitung von Arbeitsanleitungen „Schritt für Schritt“ für alle Mitarbeiter nach festen Vorgaben des Fachverfahrensbetreuers
• Pflege der Adressverwaltung Ämter/Behörden, Stammdatenverwaltung und Objektlisten in enger Abstimmung mit dem Fachverfahrensbetreuer
• Organisation (Terminfindung, Raumbuchung) von Mitarbeiterschulungen des Referates
• Hilfestellungen/Problembewältigung durch Sammeln von Problemen/Fehlern und Weitergabe an den Fachverfahrensbetreuer
• Begleitung der Digitalisierungs- und Modernisierungsprojekte im Referat in Abstimmung mit dem Fachverfahrensbetreuer
• Koordination von Besprechungen einschließlich Raumreservierung, inkl. Terminvereinbarungen, Terminüberwachung, Abstimmung von Terminen mit anderen Stellen, Vorbereitung der Termine durch Zusammenstellung relevanter Unterlagen und Informationen, Terminverfolgung, Wiedervorlage, Überwachung bis zum Abschluss eines Vorgangs
• Zuarbeit bei der Überwachung der Finanzen des Referates in Zusammenarbeit mit der Haushaltssachbearbeiterin des Referates
• Erstellung von Übersichten als Zuarbeit an die Haushaltssachbearbeiter des Referates zur Erstellung des Haushaltsplanes des Referates in Zusammenarbeit mit den Sachgebieten
• Führung von Übersichten zur Einhaltung des aktuellen Haushaltsplans des Referates, Feststellung von Planabweichungen/Veranlassung der Erstellung von Begründungen bei Haushaltsüberschreitungen
• Zuarbeit bei der Erstellung des Jahresabschlusses an den Haushaltssachbearbeiter des Referates (Rechnungsschluss, Vorlage aller Debitoren-/Kreditorenrechnungen, Bildung von Rückstellungen, Korrekturbuchungen, Umbuchungen, schriftliche und mündliche Analysen u. a.)
• Übermittlung der V-Ist Einschätzung sowie Liquiditätsplanung als quartalsmäßige Zuarbeit des Referates an den Haushaltssachbearbeiter des Referates sowie Abrechnung der Schlüsselprodukte, halbjährlich ebenfalls gegenüber dem Haushaltssachbearbeiter des Referates
• Zuarbeiten für die einzelnen Sachgebiete im Referat (insbesondere in Vorbereitung, Umsetzung, Nachbearbeitung der HH-Sachbearbeitung)
• Betreuung des effektiven Mitteleinsatzes im Referat, einschließlich Verbesserung, Finanzbuchhaltung und Zahlungsverkehr
• Abwicklung des Zahlungsverkehrs des Referates im Haushaltsprogramm SASKIA (d. h. Buchung von Ein- und Auszahlungen, Überwachung der Zahlungsströme)
• Klärung von Anfragen des SG Kasse (z. B. nicht zuzuordnende Einzahlungen, Doppelzahlungen, Korrekturbuchungen, Mahnlauf usw.)
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben
• Postein- und -ausgang für das Referat bearbeiten, Verteilung auf die zuständigen Bereiche
• Erledigung von Schriftverkehr nach Vorgabe
• Terminplanung und -koordinierung, Fristenüberwachung, Wiedervorlagen für das Referat
• Erstellung von Auswertungen und Statistiken im Referat nach Vorgabe
• Entgegennahme und schriftliche Erfassung von Bürgeranliegen/Widersprüchen
• Organisation und fristgerechte Weiterleitung von Stellungnahmen des Referats
• Entgegennahme, Erfassung und Zusammenstellung der Stellungnahmen der einzelnen Sachgebiete im Rahmen von Baugenehmigungsverfahren, Beteiligungen als Träger öffentlicher Belange sowie Genehmigungsverfahren anderer Behörden im Landratsamt ohne inhaltliche Prüfung oder Bearbeitung
• Organisation und Überwachung des fristgerechten Durchlaufes der Beteiligungsverfahren einschließlich Terminüberwachung und Weiterleitung der Stellungnahmen nach festgelegten Verfahrensabläufen
• Weitergabe der Stellungnahmen an die jeweils zuständigen Sachbearbeiter bei inhaltlichen Abweichungen oder Rückfragen zur Vermeidung sich widersprechender Aussagen
• Weiterleitung der unterschriftsreifen Stellungnahmen in zusammengefasster Form zur Unterschrift an den Referatsleiter

Qualifikationsanforderungen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten, Justizfachangestellten, Sozialversicherungsfachangestellten oder eine vergleichbare verwaltungsrechtliche Ausbildung
• Alternativ eine erfolgreich abgeschlossene rechtliche Berufsausbildung oder (weitere) kaufmännische Berufsausbildungen
• Kenntnisse in den Softwareanwendungen des Referates
• Kenntnisse des Verwaltungsrechts (VwVfG), Immissionsschutz-, Abfall-, Forst-, Naturschutz- und Wasserrechts
• Eine sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise sowie eine termingerechte Aufgabenerledigung
• Selbstständiges Arbeiten und hohes Maß an Zuverlässigkeit
• Bereitschaft zur flexiblen Gestaltung der Arbeitszeit
• Gute EDV-Kenntnisse (insbesondere Office-Anwendungen)
• Führerschein Klasse B und die Bereitschaft zur Nutzung des Privat-Pkw für dienstliche Zwecke

Leistungen

• Vergütung nach dem TVöD, bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 6, ansonsten in Entgeltgruppe 5
• Sehr gute Fortbildungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeiten (ohne Kernzeit)
• 30 Urlaubstage im Kalenderjahr sowie arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12.
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Betriebliche Altersvorsorge
• Jahressonderzahlung
• Leistungsentgelt
• Rabattsystem für Mitarbeiter über corporate benefits