Personal Assistant (all genders)

Wir suchen derzeit einen hochorganisierten und proaktiven Personal Assistant, um unseren Geschäftsführer für 15-20 Stunden pro Woche in einem 6-monatigen befristeten Vertrag zu unterstützen. Bitte beachten Sie, dass diese Rolle in München angesiedelt ist. Diese Rolle ist ideal für jemanden, der gerne Verantwortung übernimmt, die Dinge reibungslos am Laufen hält und eng mit der Führungsebene in einem dynamischen, kulturgetriebenen Umfeld zusammenarbeitet.

Was Sie tun

• Sie bieten umfassende administrative und organisatorische Unterstützung für unseren Geschäftsführer.
• Sie verwalten die Reise- und Buchungskoordination von Anfang bis Ende, einschließlich Geschäftsreisen, Restaurants, Event-RSVPs und aller damit verbundenen Änderungen wie Umbuchungen und Stornierungen.
• Sie kümmern sich um alle buchungsbezogenen Kommunikationen mit internen Teams und externen Partnern.
• Sie verwalten Reisekosten und Belege, einschließlich Sammlung, Überprüfung, Upload und Abstimmung, in enger Zusammenarbeit mit der Buchhaltung.
• Sie koordinieren Kalender, Termine und Referentenanfragen und überwachen das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement.
• Sie organisieren und dokumentieren Bestellungen und Beschaffungen und stellen eine reibungslose Abwicklung, Rechnungsstellung und Dokumentation sicher.
• Gelegentlich übernehmen Sie besondere Aufgaben, wie kunstbezogene Forschungsaufträge.

Wer Sie sind

• Sie haben mehrere Jahre Erfahrung als Personal Assistant, idealerweise in der Kunstwelt oder einem verwandten kulturellen Bereich.
• Sie arbeiten strukturiert, hands-on und zuverlässig und übernehmen gerne Verantwortung für Ihre Aufgaben.
• Sie sind in der Lage, mehrere Themen zu managen, einschließlich Reisen, Buchungen und administrativer Koordination.
• Sie kommunizieren klar, professionell und serviceorientiert sowohl in Deutsch als auch in Englisch.
• Sie verfügen über hervorragende organisatorische und Priorisierungsfähigkeiten und können vertrauliche Informationen diskret verwalten.
• Sie sind flexibel mit Ihrem Zeitplan, einschließlich Verfügbarkeit an Wochenenden.

Was Sie erwarten können

• Ein Umfeld, das faire und gleiche Chancen für alle gewährleistet: Wir fördern Offenheit, Vielfalt, gegenseitigen Respekt, Wertschätzung und Zusammenarbeit - und heißen neue Kollegen ab dem ersten Tag herzlich willkommen.
• Wir glauben an lebenslanges Lernen: Die Arbeit bei der LAS Art Foundation soll Sie dabei unterstützen, Ihre Karriere zu erweitern und Ihren Horizont zu erweitern.
• Arbeiten Sie in einem internationalen, interdisziplinären Team mit Top-Talenten aus verschiedenen Bereichen.

Über uns: Die LAS Art Foundation ist eine neue Art von Kunstorganisation - eine, die unsere Gegenwart hinterfragt und zukünftige Vorstellungen formt. Unsere Mission ist es, die Möglichkeiten von morgen zu erkunden, indem wir mit visionären Künstlern, Denkern und Institutionen zusammenarbeiten, um bahnbrechende Projekte und Erfahrungen zu entwickeln. Gemeinsam mit unseren Partnern untersuchen wir Themen, die von künstlicher Intelligenz und Quantencomputing bis hin zu Ökologie und Biotechnologie reichen - und beleuchten die Schnittstellen zwischen Kunst, Wissenschaft und Technologie. Unser vielfältiges Programm umfasst sowohl neu in Auftrag gegebene als auch bestehende Ausstellungen und Aufführungen sowie Bildungsprogramme, Publikationen und Forschungsprojekte. Neugier treibt uns an, die Rolle einer Kunstorganisation immer wieder neu zu denken, als eine, die sich mit unseren kollektiven Zukunftsperspektiven formt und weiterentwickelt.