Office Manager (m/w/d) / Büromanagement

Die Kaffeemaschine ist bereits automatisch an und deine Kollegin hat dir einen Kaffee mitgebracht. Du schaust erstmal in die Kalender der Besprecher, welche Besucher heute in die Kanzlei kommen und bereitest alles vor, dass die Mandanten einen entsprechend vorbereiteten Besprechungsraum vorfinden und du sie mit Namen begrüßen kannst. Nach einigen Telefonaten und E-Mail-Korrespondenz, ist es auch schon 12:30 Uhr und du verbringst deine Mittagspause gemeinsam mit den Kollegen, die sich der Salatrunde angeschlossen haben. Anschließend geht es in die zweite Hälfte des Tages. Teammeeting und verschiedenen To-Dos stehen noch auf deiner Agenda. Um 17:00 Uhr verlässt du die Kanzlei und dein Tag war wie immer abwechslungsreich.

Wir sind rund 170 Kolleg*innen und 15 Partner*innen – und bei uns kennt man sich. Gerade im zentralen Kanzlei Sekretariat bist du oft Dreh- und Angelpunkt für viele Kollegen*innen. Du brennst dafür, mit deiner Arbeit den Arbeitsalltag der Kollegen*innen zu erleichtern und hast Freude am Umgang mit Menschen? Dann suchen wir genau dich als zukünftige Office Managerin (m/w/d), als Teammitglied unserer Kanzlei, wo Unterstützung, Menschlichkeit und eine gesunde Portion Humor nicht fehlen darf.

Gemeinsam mit deinem Team bist du die zentrale Anlaufstelle für unsere Mandant*innen und sorgst telefonisch, per E-Mail und persönlich für eine freundliche und professionelle Kommunikation. Du unterstützt unser zentrales Kanzlei-Sekretariat und stellst einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft sicher. Du koordinierst und organisierst interne Abläufe effizient und bringst eigene Ideen zur Optimierung aktiv ein. Du unterstützt bei der Umsetzung neuer Projekte und behältst aktuelle Entwicklungen und Trends im Blick. Du lebst den Dienstleistungs- und Servicegedanken und sorgst für ein positives Erlebnis für Mandanten und Kollegen.

Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und konntest idealerweise bereits erste Erfahrungen im Sekretariat oder Office-Management sammeln. Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Der Umgang mit MS Office gehört für dich zum Arbeitsalltag, außerdem findest du dich schnell in neuen digitalen Tools und Softwarelösungen zurecht. Kenntnisse in DATEV sind ein Plus – falls du damit noch nicht gearbeitet hast, zeigen wir dir gerne alles Wichtige. Du arbeitest gerne im Team, unterstützt deine Kolleg*innen und bringst dich aktiv ein. Organisation liegt dir im Blut: Du behältst Termine, Abläufe und To-dos jederzeit im Blick. Du übernimmst Verantwortung, denkst mit und schaust auch mal über den Tellerrand hinaus. Du arbeitest vorausschauend und hast Freude daran, anderen den Rücken freizuhalten.

Geregelte Arbeitszeiten zwischen 08:00 und 17:00 Uhr (Freitag bis 14:00 Uhr). Kein Tag ist wie der andere. Das gilt auch für deine Rolle als Mitarbeiter*in in unserem Kanzlei Sekretariat. Daher versuchen wir durch einen Dienstplan mit Früh- und Spätdiensten es dir zu ermöglichen private Termine gut zu vereinbaren. Kanzlei-Kultur, die sich nach „hier will ich sein“ anfühlt. Uns ist wichtig, eine Kultur zu schaffen, in der du dich wohlfühlst. Vertrauen, Eigenverantwortung und Zusammenarbeit stehen dabei für uns immer an erster Stelle.

Teamwork makes the dream work. Du arbeitest eng mit allen Kolleginnen und Kollegen der Kanzlei zusammen, mit den Führungskräften und den Partner*innen, sowie allen Fachbereichen. Und das feiern wir auch mit regelmäßigen Teamevents, unserem Sommerfest und der Weihnachtsfeier.

Onboarding at its best (du startest nicht allein). Ein neuer Job kann sich erstmal wie „zu viel auf einmal“ anfühlen. Deswegen wartet auf dich bei uns ein strukturiertes Onboarding und eine*n Job-Pat*in, die/der dich fachlich und menschlich begleitet und aufnimmt.

Mehr Netto vom Brutto (z. B. mit Belonio). Du willst, dass von deinem Gehalt am Ende auch wirklich mehr bei dir ankommt? Mit Belonio kannst du steueroptimierte Benefits nutzen, wie zum Beispiel für deinen nächsten REWE-Einkauf, dein neues Parfüm oder andere Dinge. Oder aber wir übernehmen deine Urban Sports Mitgliedschaft. Auch ein Jobticket ist alternativ möglich.

Betriebliche Altersvorsorge (bAV). Weil deine Zukunft bei uns nicht erst „irgendwann später“ anfängt: Wir unterstützen dich mit einer betrieblichen Altersvorsorge und übernehmen 20 % deines Beitrags.

Gesund bleiben. Dein Körper und deine mentale Gesundheit sind uns wichtig. Wir unterstützen dich mit unserem LaMi-Fit Programm (z. B. Yoga, Soccer, Lauf-Events). Plus: Massagen, Jobrad, ergonomische Ausstattung und ein Parkplatz direkt vor der Tür.

30 Urlaubstage + frei am 24. & 31. Dezember. Du bekommst 30 Tage Urlaub und hast on top an Heiligabend und Silvester frei, damit du mehr Zeit für dich und die Menschen hast, die dir wichtig sind.

Goodies, die für uns selbstverständlich sind. Weil wir wollen, dass du dich auch bei uns im Büro wohlfühlst: Kicker, Candybar, Food-Trucks, eigener Honig, Obstkorb, Corporate Benefits, leckere Kaltgetränke und ja: der leckerste Kaffee ever. Das sind genau die Dinge, die unsere Office-Tage noch schöner machen.