Vorstandssekretär*in (m/d/w) in Aichach

Ihre Aufgaben:

Direkte Unterstützung des Vorstands & Assistenz

• Vorstandsassistenz: Sie übernehmen die proaktive administrative und organisatorische Unterstützung des Vorstands im Tagesgeschäft.
• Schnittstellenkommunikation & Korrespondenz: Sie führen die professionelle Korrespondenz mit Kostenträgern, Behörden und Kooperationspartnern.
• Klassische Sekretariatsaufgaben: Sie erledigen allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben wie das Terminmanagement, die Postbearbeitung sowie die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen.

Logistik & Fuhrparkmanagement

• Koordination der Schülerbeförderung: Sie übernehmen die verantwortungsvolle Organisation und laufende Koordination des Schülertransports und fungieren dabei als Schnittstelle zwischen den Einrichtungsleitungen und dem Beförderungsunternehmen.
• Fuhrparkverwaltung: Sie steuern und verwalten den vereinseigenen Fuhrpark (u. a. Wartungstermine, Schadensabwicklung, Dokumentation).
• Einkaufskoordination: Sie koordinieren und steuern die internen Abläufe und die Zuständigkeiten der Mitarbeitenden für den zentralen Einkauf.

Spezifische Sach- & Vereinsverwaltung

• Versicherungsmanagement: Sie verwalten eigenverantwortlich die Sachversicherungen des Vereins und sind Ansprechpartner*in bei Schadensfällen.
• Mitgliederbetreuung: Sie übernehmen die vollständige Verwaltung der Vereinsmitgliedschaften und pflegen die dazugehörigen Datenbanken.
• Vereinsadministration: Sie erledigen allgemeine administrative Aufgaben, die den Verein betreffen, in enger und kollegialer Zusammenarbeit mit den angrenzenden Fachbereichen.

Veranstaltungsmanagement & Teamintegration

• Event-Organisation: Sie unterstützen aktiv bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Vereinsveranstaltungen.
• Team-Support: Bei Bedarf übernehmen Sie die Vertretung der Kolleg*innen am Empfang und sichern so das freundliche „Aushängeschild“ unserer Geschäftsstelle.

Ihr Profil::

Qualifikation: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Sekretär*in, Hotelkauffrau/-mann) oder eine vergleichbare Qualifikation.

Erfahrung: Fundierte Berufserfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsumfeld, idealerweise im sozialen Sektor oder Vereinswesen.

Arbeitsweise: Strukturierter, selbstständiger und lösungsorientierter Arbeitsstil mit der Fähigkeit, auch bei parallel anfallenden Aufgaben den Überblick zu behalten.

Kompetenzen: Organisationstalent, Kommunikationsstärke sowie ein verbindliches und freundliches Auftreten.

IT-Skills: Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel etc,)

Unser Angebot::

• Ein vielseitiges, abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet.
• Ein krisensicherer Arbeitsplatz in einem sinnstiftenden und sozialen Umfeld.
• Eine attraktive und leistungsgerechte Vergütung (orientiert am TVöD) inklusive betrieblicher Altersvorsorge.
• Flexible Arbeitszeiten zur besseren Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf.
• Ein herzliches, kollegiales Team, das Sie fundiert einarbeitet.

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