Administrative/r Manager/in im Wissenschaftlichen Direktorat (m/w/d) (m/w/d)

Wenn die folgenden Stellenanforderungen und Erfahrungen mit Ihren Fähigkeiten übereinstimmen, bewerben Sie sich bitte umgehend.

Leibniz-Zentrum für Agrarlandschaftsforschung (ZALF), Müncheberg

Die Mission des Leibniz-Zentrums für Agrarlandschaftsforschung (ZALF) e. V. als national und international agierendes Forschungszentrum ist es, Wirkungszusammenhänge in Agrarlandschaften wissenschaftlich zu erklären und mit exzellenter Forschung der Gesellschaft die Wissensgrundlage für eine nachhaltige Nutzung von Agrarlandschaften bereitzustellen. Das ZALF ist Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft und unterhält neben dem Hauptstandort in Müncheberg (ca. 35 Minuten mit der Regionalbahn von Berlin-Lichtenberg) weitere Standorte in Brandenburg (Dedelow, Paulinenaue) sowie in Hessen (Gießen, Witzenhausen und Geisenheim).

Das Wissenschaftliche Direktorat des ZALF am Standort Müncheberg ist zuständig für die Unterstützung der strategischen Koordination, zentrale Wissenschaftskommunikation und Öffentlichkeitsarbeit. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt, zunächst befristet auf 2 Jahre mit Perspektive der Verstetigung, eine/n Administrative/r Manager/in im Wissenschaftlichen Direktorat (m/w/d) 21-2026.

Ihre Aufgaben

• Personalmanagement und administrative Koordination im Direktorat
• Administrative Begleitung von Stellenbesetzungsverfahren im Direktorat
• Organisation und Koordination von On- und Offboarding-Prozessen
• Übersicht und Nachhalten/Aufbereiten von Personalunterlagen
• Begleitung von Beschaffungen und Vergabeverfahren; sachliche Prüfung und Freigabe von Rechnungen
• Pflege und Administration direktionseigener Infrastruktur und Tools (z. B. Kalender, Sammelpostfächer, Lizenzen, Inventar)
• Redaktionelle Pflege von Direktorats- und Mitarbeitendenseiten auf der ZALF-Website und im Intranet
• Wissensmanagement für Direktorat übergreifende Angelegenheiten
• Arbeits- und Gesundheitsschutz im Direktorat, Administration von Arbeitsschutzunterweisungen, Pflege und Fortschreibung von Gefährdungsbeurteilungen
• Schnittstellenmanagement und Veranstaltungsorganisation
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung administrativer Schnittstellen mit der zentralen Verwaltung, Unterstützung bei ZALF-weiten administrativen Vorhaben und Erarbeitung Direktorats interner Regelungen
• Organisatorische Unterstützung ausgewählter Veranstaltungen des Direktorats (intern und extern)
• Berichtswesen und Unterstützung des Wissenschaftlichen Direktors
• Administrative und statistische Zuarbeit für Berichte und Analysen (z. B. gegenüber der Leibniz-Gemeinschaft), Aufbereitung von Informationen für Berichtszwecke
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner und externer Evaluierungen und Mitwirkung bei institutsweiten Berichtsanlässen
• Aktualisierung interner Leistungs- und Publikationsdatenbanken des Wissenschaftlichen Direktors
• Vertretungsweise Unterstützung des Vorzimmers des Wissenschaftlichen Direktors, insbesondere bei Terminabstimmungen und Reiseorganisation; Organisatorische Unterstützung bei Besuchen und Terminen von Gästen des Direktors

Ihre Qualifikation

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (mindestens Bachelor), vorzugsweise in Verwaltungs-, Wirtschafts-, Sozial- oder Organisationswissenschaften, oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger mehrjähriger Berufserfahrung
• Praktische Erfahrung in einer administrativen oder koordinierenden Funktion, idealerweise im Wissenschafts- oder öffentlichen Umfeld
• Sicherer Umgang mit administrativen Prozessen, idealerweise im Kontext des öffentlichen Dienstes (z. B. Personalvorgänge, Beschaffung, Budgetüberwachung)
• Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen und im strukturierten Management paralleler Aufgaben
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine sorgfältige, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung, Verlässlichkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit in Schnittstellenfunktionen
• Sicherer Umgang mit gängigen IT-Anwendungen und digitalen Organisations-Tools
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse wünschenswert

Wir Bieten

• Ein internationales Arbeitsumfeld, das eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten fördert
• Ein kollegiales und aufgeschlossenes Arbeitsklima in einer dynamischen Forschungseinrichtung
• Eingruppierung gemäß Tarifvertrag der Länder (TV-L) bis zu EG 10 bei Vorliegen der Voraussetzungen (inklusive Jahressonderzahlung)
• Flexible Arbeitszeiten sowie mobiles Arbeiten (bis zu 40%)
• ZALF-Firmenticket
• Umfangreiche Fort‑ und Weiterbildungsangebote
• Die Position im Umfang von 75% einer vollen Stelle ist zunächst befristet auf zwei Jahre. Eine längerfristige Perspektive wird angestrebt und bei Interesse und Bedarf die Möglichkeit einer Erweiterung des Stellenumfangs auf 100% geprüft.

Das ZALF fördert die Gleichstellung aller Mitarbeitenden und begrüßt Bewerbungen unabhängig von ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Geschlecht und sexueller Identität. Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Ihre Bewerbungen reichen Sie bitte mit den üblichen Unterlagen, insbesondere Lebenslauf, Qualifikationsnachweisen und Zeugnissen, bevorzugt online, ein. Rückfragen stehen Ihnen Prof. Frank Ewert und Dr. Klaus Jacob zur Verfügung.

Aus Kostengründen können Bewerbungsunterlagen oder umfangreiche Publikationen nur zurückgesandt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Wenn Sie sich bewerben, erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß Artikel 5 und 6 der EU-DSGVO nur zur Bearbeitung ihrer Bewerbung und für Zwecke, die sich durch eine mögliche zukünftige Beschäftigung beim ZALF ergeben.