Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Serviceeinheiten in Personal, Finanzen, IT und mehr.
- Unternehmen: Museum für Naturkunde – ein innovatives Forschungsinstitut in Berlin.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und 30 Urlaubstage.
- Weitere Informationen: Dynamisches Team mit vielen Weiterbildungsmöglichkeiten und Mitarbeiterevents.
- Warum dieser Job: Erlebe ein spannendes Arbeitsumfeld mit vielseitigen Aufgaben und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Assistenz.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Assistenz der Serviceeinheiten (w/m/div) Museum für Naturkunde – Leibniz‑Institut für Evolutions‑ und Biodiversitätsforschung (MfN), Berlin
Details
- Arbeitszeit: Vollzeit
- Befristung: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet für 24 Monate mit Aussicht auf Entfristung
- Entgeltgruppe: E 6 TV‑L
- Kennziffer: 22/2026
Aufgaben
- Umfassende Assistenz für die Serviceeinheiten Personal, Finanzen, Einkauf, IT und Facility Management
- Unterstützung der jeweiligen Leitungen bei organisatorischen, administrativen und inhaltlichen Aufgaben
- Eigenständige Koordination und Steuerung des Terminmanagements für alle zugeordneten Serviceeinheiten
- Vorbereitung und Begleitung von bereichsübergreifenden Abstimmungen und Sitzungen der Serviceeinheiten
- Erstellung, Bearbeitung und Abstimmung von Schriftverkehr für die Serviceeinheiten (Deutsch/Englisch)
- Durchführung von Recherchen und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen für Themen aus Personal, Finanzen, Einkauf, IT und Facility Management
- Erstellung von Präsentationen, Statistiken und Auswertungen für die Leitungen der Serviceeinheiten
- Organisation und Abwicklung von Dienstreisen für Mitarbeitende der Serviceeinheiten
- Unterstützung bei administrativen Personalprozessen innerhalb der Serviceeinheit Personal
- Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Kontakte der Serviceeinheiten sowie Koordination des Besucherverkehr
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Verwaltung oder vergleichbar)
- Erfahrung in der Assistenz oder im Sekretariat, idealerweise in mehreren organisatorischen Einheiten oder Schnittstellenfunktionen
- Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office zur Unterstützung der Serviceeinheiten (Dokumente, Auswertungen, Präsentationen)
- Grundkenntnisse in relevanten Themenfeldern wie Personaladministration, Finanzprozesse oder Facility Management von Vorteil
- Fähigkeit, komplexe Abstimmungen zwischen mehreren Serviceeinheiten effizient zu koordinieren
- Ausgeprägte Organisationsstärke sowie strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Hohe Kommunikationsfähigkeit und professionelles Auftreten gegenüber unterschiedlichen Fachbereichen und Hierarchieebenen
- Flexibilität im Umgang mit wechselnden Anforderungen aus verschiedenen Serviceeinheiten
- Zuverlässigkeit, Diskretion und ein hohes Serviceverständnis in einer bereichsübergreifenden Unterstützungsfunktion
Wir bieten Ihnen
- Spannendes Arbeitsumfeld in einem attraktiven Forschungsmuseum mit vielseitigen Aufgaben in einem dynamischen und zukunftsorientierten Markt
- Sehr gute ÖPNV‑Anbindung in der Mitte von Berlin
- Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten auf persönlicher und fachlicher Ebene
- Flexible Arbeitszeitgestaltung und vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie (z. B. Gleitzeit oder individuelle Teilzeitmodelle)
- Mobiles Arbeiten ist je nach Tätigkeit bis zu 60 % der individuellen Arbeitszeit möglich
- Vergütung nach TV‑L mit betrieblicher Altersvorsorge (VBL), Jahressonderzahlung und vermögenswirksamen Leistungen
- Arbeitgeberzuschuss zum VBB‑Firmenticket oder Deutschlandticket Job
- Mitarbeiterevents, betriebliches Gesundheitsmanagement und Sprachkurse Deutsch und Englisch
- 30 Urlaubstage sowie den 24. Dezember und 31. Dezember frei
Zur Sicherung der Gleichstellung sind Bewerbungen qualifizierter Frauen besonders willkommen. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt.
Assistenz der Serviceeinheiten (w/m/div) Arbeitgeber: Leibniz Association
Das Museum für Naturkunde bietet als Arbeitgeber ein spannendes und dynamisches Arbeitsumfeld im Herzen Berlins, das durch eine hervorragende Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr und vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten besticht. Die flexible Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens fördern die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, während attraktive Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge und Mitarbeiterevents das Arbeitsklima zusätzlich bereichern. Hier haben Sie die Chance, in einem innovativen Forschungsinstitut zu arbeiten, das Wert auf persönliche Entwicklung und ein kollegiales Miteinander legt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistenz der Serviceeinheiten (w/m/div) erhalten könnten
✨Nutze die offizielle Jobbörse
Im öffentlichen Dienst gibt’s oft spezielle Plattformen, wo befristete Stellen ausgeschrieben werden. Schau regelmäßig auf den Webseiten von Leibniz Association und den jeweiligen öffentlichen Institutionen vorbei, um die neuesten Angebote nicht zu verpassen.
✨Veranstaltungen besuchen
Teilnahme an öffentlichen Informationsveranstaltungen oder Karrieremessen kann echt hilfreich sein. Diese Events geben dir die Möglichkeit, die richtigen Ansprechpartner zu treffen und mehr über die Kultur des öffentlichen Dienstes zu erfahren. Zeig Präsenz und mach auf dich aufmerksam!
✨Engagiere dich ehrenamtlich
Ehrenamtliche Tätigkeiten sind nicht nur super für deinen Lebenslauf, sondern bieten auch großartige Networking-Möglichkeiten im öffentlichen Dienst. Oft lernst du durch Freiwilligenarbeit auch Leute kennen, die dir bei einer befristeten Stelle bei Leibniz Association Tipps geben können.
✨Bewerbung über unsere Plattform
Vergiss nicht, deine Bewerbung direkt über unsere Webseite einzureichen! Wir bei StudySmarter helfen dir, die besten Chancen zu nutzen, indem wir dir eine Plattform bieten, die speziell auf deine Bedürfnisse im öffentlichen Dienst zugeschnitten ist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz der Serviceeinheiten (w/m/div) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach eine gute erste Impression mit deinem CV:Gerade im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter und übersichtlicher Lebenslauf wichtig. Achte darauf, deine Berufserfahrung und Ausbildungsstationen chronologisch darzustellen, um deinem Werdegang einen roten Faden zu geben. Vergiss nicht, relevante Weiterbildungen oder Seminare zu erwähnen, die für die Stelle bei Leibniz Association von Bedeutung sein könnten.
Entwickle ein überzeugendes Motivationsschreiben:In deinem Motivationsschreiben für die befristete Stelle bei Leibniz Association solltest du klar darlegen, warum du dich für den öffentlichen Dienst interessierst und welche Fähigkeiten du mitbringst. Erkläre, wie du zur Mission der Behörde beitragen kannst und betone deine Teamfähigkeit und Flexibilität. Das sind Eigenschaften, die im öffentlichen Dienst oft sehr geschätzt werden.
Auf relevante Erfahrungen setzen:Wenn du bereits praktische Erfahrungen im öffentlichen Dienst oder in verwandten Bereichen hast, hebe diese in deinem Anschreiben und Lebenslauf besonders hervor. Zeige konkret auf, welche Aufgaben du übernommen und welche Erfolge du erzielt hast. Das gibt den Personalverantwortlichen bei Leibniz Association ein gutes Bild von deinem Potenzial für die befristete Anstellung.
Zeugnisse und Nachweise einfügen:Im öffentlichen Dienst wird oft auf Qualifikationen und Nachweise Wert gelegt. Stelle sicher, dass du relevante Zeugnisse, wie zum Beispiel Abschlusszeugnisse oder Zertifikate, in deiner Bewerbung beifügst. Das zeigt, dass du für die Stelle bei Leibniz Association gut aufgestellt bist und steigert deine Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Leibniz Association vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen
Im öffentlichen Dienst ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Regularien zu verstehen, die an uns gestellt werden. Mach dich mit den Grundprinzipien des öffentlichen Sektors vertraut, damit du zeigen kannst, dass du die Werte und Standards der Institution, für die du dich bewirbst, verstehst.
✨Praxisbeispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deinem bisherigen Werdegang vor, die deine Teamarbeit, Risikomanagement und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Für befristete Stellen im öffentlichen Dienst könnte es auch hilfreich sein, Erfahrungen in Projektarbeit oder mit bestimmten Programmen zu betonen, die relevant für die Stelle bei Leibniz Association sind.
✨Fragen zur Befristung
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, solltest du darauf vorbereitet sein, Fragen zu deiner Flexibilität und langfristigen Perspektive zu beantworten. Genauso kannst du proaktiv nach den Möglichkeiten für eine Verlängerung oder Übernahme fragen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Vertrautheit mit den Tools
Je nach spezifischer Aufgabe im öffentlichen Dienst ist der Umgang mit bestimmten Softwaretools oder Plattformen entscheidend. Wenn du weißt, welche Programme oder Systeme bei Leibniz Association verwendet werden, bringe Beispiele aus deiner Erfahrung mit diesen Tools mit, um deine Eignung zu unterstreichen.
