Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte administrative Aufgaben und betreue den Empfang in einem innovativen Forschungsumfeld.
- Unternehmen: Leibniz-Institut zur Analyse des Biodiversitätswandels mit internationalem Team.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, betriebliche Altersvorsorge und familienfreundliche Arbeitsbedingungen.
- Weitere Informationen: Zentrale Lage mit hervorragender Verkehrsanbindung und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Biodiversitätsforschung und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Kenntnisse in Verwaltungsprozessen und gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Das Leibniz-Institut zur Analyse des Biodiversitätswandels (LIB) zählt zu den großen, global vernetzten Forschungsmuseen der Leibniz-Gemeinschaft. Neben exzellenter Forschung rund um die biologische Vielfalt und deren Veränderung treiben wir mit einem internationalen Team und modernster Technik die Weiterentwicklung unserer umfangreichen wissenschaftlichen Sammlungen voran. Mit unserer Ausstellungs-, Vermittlungs- und Kommunikationsarbeit an unseren Ausstellungsorten Museum Koenig Bonn und Museum der Natur Hamburg möchten wir für Natur begeistern und bringen uns mit unseren Forschungsthemen in aktuelle gesellschaftspolitische Diskussionen zu Artenschwund, Klimawandel und dem Schutz von Ökosystemen ein.
Standort: Bonn (Bonn und Hamburg). Die Stelle ist zunächst für 2 Jahre befristet, mit Möglichkeit zur Entfristung. Vollzeit, 39,83 Stunden pro Woche.
Ihre Aufgaben
- Verwaltung
- Prüfung und Bearbeitung von Beschaffungsanträgen des LIB bis 1.000 € sowie Bearbeitung der Bestellungen
- Durchführung von Marktrecherchen und Einholung von Angeboten
- Unterstützung der Finanzbuchhaltung bei Belegablage und Einholung von Leistungsbestätigungen
- Durchführung einfacher Buchungen auf Grundlage vorgegebener Kontierungen
- Unterstützung der kaufmännischen Geschäftsführung und ihrer Stellvertretung im Tagesgeschäft bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Empfang
- Betreuung des Empfangs und der Telefonzentrale
- Allgemeine administrative Tätigkeiten im Empfangsbereich
- Organisation und Koordination der Warenannahme sowie Ausgabe eingehender und ausgehender Pakete
- Verwaltung und Bestellung von Büromaterial
- Organisation und Pflege der Dienstwagenflotte inkl. Terminabstimmung und Ausgabe der Fahrzeuge
- Übernahme von Fahrten im Rahmen des Fahrdienstes
- Unterstützung bei allgemeiner Verwaltung und einfache Korrespondenz
- Bewirtung von Gästen und Unterstützung bei der Vorbereitung von Besprechungen
Ihr Profil
- Kenntnisse von Verwaltungsprozessen sowie eine strukturierte und planvolle Arbeitsweise
- Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung, Flexibilität und Belastbarkeit
- Gute Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch
- Sehr gute Teamfähigkeit, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise sowie Organisationsvermögen
- Erfahrung in der Betreuung eines Fahrzeugfuhrparks (Pflege, Koordination) wünschenswert
- Sicherer Umgang mit MS Office
- Führerschein Klasse B
Wir Bieten
- Eine attraktive Tätigkeit in einer exzellenten Forschungseinrichtung mit hohem Gestaltungspotenzial
- Vergütung im Tarifvertrag der Länder (EG 5 TV-L) mit allen Vorzügen des öffentlichen Dienstes (betriebliche Altersvorsorge, Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen, tariflich geregelter Urlaubsanspruch)
- Familienfreundlichkeit zertifiziert durch das „Audit Beruf und Familie“, Angebot von Lebenslagencoaching durch professionellen Familienservice
- Die Möglichkeit des Bezugs eines Jobtickets
- Ein zentral gelegenes Arbeitsumfeld mit ausgezeichneter Verkehrsanbindung
Arbeitszeit und Rahmenbedingungen
Die Aufgaben sind überwiegend vor Ort und zu festen Zeiten auszuüben. Mobiles Arbeiten und Gleitzeit sind grundsätzlich nicht vorgesehen. In begründeten Ausnahmefällen können individuelle Lösungen nach Absprache ermöglicht werden. Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet, jedoch nur im Rahmen passender Arbeitszeitmodelle möglich.
Wir sind ein diverses Haus und begrüßen unsere Vielfalt. Wir möchten insbesondere Frauen zur Bewerbung ermutigen, um Chancengleichheit aktiv zu fördern. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Mitarbeiter/in im Bereich allgemeine Verwaltung und Empfang(w/m/d) Arbeitgeber: Leibniz Association
Das Leibniz-Institut zur Analyse des Biodiversitätswandels (LIB) ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern eine attraktive Tätigkeit in einer renommierten Forschungseinrichtung bietet. Mit einem starken Fokus auf Familienfreundlichkeit, exzellente Vergütung im öffentlichen Dienst und vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem internationalen Team, fördert das LIB nicht nur die berufliche, sondern auch die persönliche Entfaltung seiner Mitarbeiter. Die zentrale Lage in Bonn sorgt zudem für eine ausgezeichnete Erreichbarkeit und ein inspirierendes Arbeitsumfeld.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Mitarbeiter/in im Bereich allgemeine Verwaltung und Empfang(w/m/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt beim Institut nachzufragen. Zeig dein Interesse und stelle Fragen zu den Aufgaben oder dem Team. Das zeigt, dass du wirklich motiviert bist.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon im LIB arbeiten oder dort Kontakte haben. Empfehlungen können oft Türen öffnen und dir einen Vorteil verschaffen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die aktuellen Projekte des Instituts und über die Themen, die sie beschäftigen. So kannst du zeigen, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch ein echtes Interesse an ihrer Arbeit hast.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicher sein, dass du alle Informationen richtig übermittelst.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeiter/in im Bereich allgemeine Verwaltung und Empfang(w/m/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also sei authentisch in deiner Bewerbung. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert, Teil unseres Teams zu werden.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere deinen Lebenslauf und dein Anschreiben klar, damit wir schnell einen Überblick über deine Qualifikationen bekommen.
Sprich unsere Sprache!:Verwende die Begriffe und Formulierungen aus der Stellenanzeige. Das zeigt uns, dass du die Anforderungen verstanden hast und dich mit der Position identifizieren kannst.
Bewirb dich direkt bei uns!:Nutze unsere Website für deine Bewerbung. So stellst du sicher, dass alle Unterlagen an die richtige Stelle gelangen und wir dich schnellstmöglich kontaktieren können.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Leibniz Association vorbereitet
✨Informiere dich über das Institut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das Leibniz-Institut zur Analyse des Biodiversitätswandels verschaffen. Schau dir die aktuellen Projekte und Themen an, die sie bearbeiten. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in der Verwaltung und im Empfangsbereich unter Beweis stellen. Zeige, wie du in der Vergangenheit Probleme gelöst oder Prozesse optimiert hast. Das macht deinen Beitrag greifbarer.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
Da gute Kommunikationsfähigkeiten in dieser Position wichtig sind, übe, wie du dich klar und freundlich ausdrücken kannst. Du könntest auch Rollenspiele mit Freunden machen, um deine Antworten auf häufige Interviewfragen zu verfeinern.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews ist es immer gut, nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess zu fragen. Das zeigt dein Interesse an der Stelle und gibt dir eine Vorstellung davon, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.
