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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Admin-Team bei Assistenzaufgaben und Projekten.
- Arbeitgeber: Die Leibniz-Gemeinschaft ist eine führende Wissenschaftsorganisation in Deutschland.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub warten auf dich!
- Warum dieser Job: Gestalte deine Karriere in einem dynamischen Umfeld mit viel Gestaltungsspielraum.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation erforderlich.
- Andere Informationen: Vielfalt wird geschätzt – alle Bewerbungen sind willkommen!
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Leibniz-Gemeinschaft ist eine der vier großen außeruniversitären Wissenschaftsorganisationen Deutschlands mit 96 selbstständigen Forschungsinstituten und Forschungsmuseen aus nahezu allen Fachbereichen. Die rund 80 Beschäftigten der Geschäftsstelle der Leibniz-Gemeinschaft mit Sitz in Berlin und dem Europa-Büro in Brüssel unterstützen die Organe und Gremien der Gemeinschaft und begleiten ihre strategische Weiterentwicklung.
Wir suchen in der Geschäftsstelle der Leibniz-Gemeinschaft im Referat Administration, in Berlin Mitte zum 01.07.2025 eine/n engagierte/n Assistentin/en (m/w/d) (75% - 100 % - Teilzeit/Vollzeit) im Rahmen einer Elternzeitvertretung.
Diese Aufgaben erwarten Sie insbesondere:
- Durchführung allgemeiner Assistenzaufgaben für den Referatsleiter und das Admin-Team
- Unterstützung von Arbeitskreisen, Gremien und Projekten
- Vertragsmanagement
- Pflege und Aktualisierung von Dokumenten
- Mitarbeit an Themen im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsmanagement
Dieses Profil bringen Sie mit:
- eine abgeschlossene Ausbildung idealerweise zu Kaufleuten für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- sehr gute EDV-Kenntnisse bzw. ein sehr sicherer Umgang mit gängiger Computersoftware zur Text- und Datenverarbeitung (MS Excel, Word, Outlook, PPT)
- sehr gute Sprachkenntnisse und Textkompetenz in Deutsch
- eine selbstständige, strukturierte sowie kooperative Arbeitsweise
- Organisationsvermögen, Flexibilität sowie eine hohe Belastbarkeit
- Erfahrungen in Wissenschaftsorganisationen und Forschungseinrichtungen sind von Vorteil
Wir bieten Ihnen dafür:
- eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum
- vielfältige individuelle interne Weiterbildungsmaßnahmen
- flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten bei einem sehr familienfreundlichen Arbeitgeber
- eine Arbeitsstelle in zentraler Lage Berlins, direkt am U-Bhf Naturkundemuseum
- die Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) und die Eingruppierung erfolgt in die EG7 TVÖD
- eine Jahressonderzahlung
- 30 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tage-Woche sowie zusätzliche freie Tage am 24. und 31. Dezember
- einen Zuschuss zum Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr
- eine betriebliche Altersversorgung VBLU
- eine auf ein Jahr befristete Anstellung im Rahmen einer Elternzeitvertretung
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Bitte senden Sie diese zusammengefasst in einem PDF-Dokument (Größe max. 5 MB) mit Angabe der Kennziffer Assistenz_Admin_2025/4 per E-Mail an bewerbung(at)leibniz-gemeinschaft.de.
Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Behinderung, Nationalität oder ethnischer und sozialer Herkunft. Die Beachtung der Schwerbehindertenrichtlinien und der Vorschriften des Gesetzes über Teilzeitarbeit ist gewährleistet.
Für allgemeine Fragen vorab steht Ihnen gern das Personalbüro zur Verfügung: Frau Gershman-Labunski: 030 206049-228. Fachliche Fragen können Sie gern an die Referatsleitung richten: Herr Lessing: 030 206049 220 lessing(at)leibniz-gemeinschaft.de.
Das Referat Administration ist der interne Dienstleister und Berater der Geschäftsstelle für alle Themen rund um Personal, IT, Finanzen, Beschaffung, Recht, Veranstaltungsbetrieb und Facility Management. Darüber hinaus betreut das Admin-Team eine Vielzahl von Leibniz-weiten Arbeitskreisen und Gremien. Die Administration stellt dabei die Effizienz und Rechtskonformität der administrativen Prozesse sicher.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Assistent*in im Rahmen einer Elternzeitvertretung Arbeitgeber: Leibniz-Gemeinschaft
Kontaktperson:
Leibniz-Gemeinschaft HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistent*in im Rahmen einer Elternzeitvertretung
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Leibniz-Gemeinschaft und ihre Forschungsinstitute. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Mission und die Werte der Organisation verstehst und schätzt.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten zu nennen. Überlege dir Situationen, in denen du erfolgreich Projekte oder Aufgaben koordiniert hast.
✨Tip Nummer 3
Nutze dein Netzwerk, um Informationen über die Arbeitsweise der Verwaltung in Wissenschaftsorganisationen zu sammeln. Vielleicht kennst du jemanden, der dort arbeitet oder gearbeitet hat.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, Fragen zur Arbeitssicherheit und zum Gesundheitsmanagement zu beantworten. Informiere dich über aktuelle Themen in diesen Bereichen, um im Gespräch kompetent wirken zu können.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistent*in im Rahmen einer Elternzeitvertretung
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Dokumente bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben und gegebenenfalls Zeugnisse. Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und auf die Anforderungen der Stelle zugeschnitten ist.
Anschreiben personalisieren: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen darlegst. Sprich direkt die Referatsleitung an, um einen persönlichen Bezug herzustellen.
EDV-Kenntnisse hervorheben: Betone deine sehr guten EDV-Kenntnisse und den sicheren Umgang mit gängiger Software wie MS Excel, Word und Outlook. Dies ist besonders wichtig für die ausgeschriebene Position.
Vielfalt wertschätzen: Zeige in deiner Bewerbung, dass du die Vielfalt wertschätzt und bereit bist, in einem inklusiven Umfeld zu arbeiten. Dies kann durch Beispiele aus deinem bisherigen Werdegang geschehen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Leibniz-Gemeinschaft vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Assistenzaufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Kenntnisse in EDV betonen
Da sehr gute EDV-Kenntnisse gefordert sind, solltest du deine Fähigkeiten in MS Excel, Word, Outlook und PPT hervorheben. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Programme in der Vergangenheit genutzt hast.
✨Sprich über deine Organisationsfähigkeiten
Die Stelle erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent und Flexibilität. Bereite einige Situationen vor, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast, um zu zeigen, dass du gut mit wechselnden Prioritäten umgehen kannst.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse an der Leibniz-Gemeinschaft, indem du Fragen zur Unternehmenskultur und den Werten stellst. Dies zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch daran, wie du ins Team passt.
