Teamleitung Project Management Office (PMO) (m/w/d)

FIZ Karlsruhe – Leibniz‑Institut für Informationsinfrastruktur (FIZ KA) ist eine der führenden Adressen für wissenschaftliche Information und Dienstleistung und Mitglied der Leibniz‑Gemeinschaft. Die Kernaufgabe ist die professionelle Versorgung von Wissenschaft und Wirtschaft mit Forschungs‑ und Patentinformation sowie die Entwicklung innovativer Informationsinfrastrukturen mit den Schwerpunkten Forschungsdatenmanagement, Wissensgraphen und digitale Plattformen. Unser Institut betreibt eigene Forschung, kooperiert mit renommierten Universitäten und Forschungsgesellschaften und ist international vernetzt.

Wir suchen im Hauptsitz zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamleitung im Projektmanagement‑Office (PMO), die unsere forschungsbezogenen Projektaktivitäten im Rahmen der Gesamtstrategie koordiniert und unterstützt.

Ihre Aufgaben

• Aufbau sowie fachliche und disziplinarische Leitung des PMO mit drei Mitarbeitenden (inkl. Leitung)
• Strategische Weiterentwicklung des Project‑Portfolios in Zusammenarbeit mit den Programm‑Bereichen, Fachabteilungen und dem Management‑Team
• Koordination des Projektportfolios hinsichtlich personeller und finanzieller Ressourcen (Planung und Projektverlauf) in Zusammenarbeit mit Projektleitungen und der Drittmittelverwaltung
• Kontinuierliches Monitoring der Förderlandschaft (EU, DFG, Bundes‑ und Landesministerien, Stiftungen) sowie Information und Beratung zur Auswahl und Priorisierung von Fördermöglichkeiten
• Verfolgung aktueller forschungspolitischer Entwicklungen auf nationaler und internationaler Ebene
• Mitarbeit im bereichsübergreifenden Ausschuss "Forschung und Projekte"
• Unterstützung im Projekt‑ und Antragsmanagement, z. B. auf den Gebieten:
• Finanzen, Zeitplanung und Berichtswesen
• Konsistenz und Kommunikation (z. B. auch mit Fördergebern und Projektträgern)
• Schreiben der nicht‑fachlichen Teile von Förderanträgen, Zwischen‑ und Abschlussberichten
• Koordination der Antragstellung und Projektdokumentation
• Qualitätssicherung
• Bindeglied zwischen Drittmittelverwaltung und Forschenden
• Förderung des Informationsflusses und der Kommunikation zwischen Projekten und nachhaltige Verwertung von Gutachten und Projektergebnissen im internen Wissensmanagement
• Koordination des Forschungsinformationssystems (FIS)

Ihre persönliche Qualifikation

• Abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium, Promotion erwünscht
• Mehrjährige Berufserfahrung im wissenschaftlichen Projekt- und Prozess‑Management inklusive Antragstellung und Berichtswesen; erste Erfahrungen mit Personalverantwortung wünschenswert
• Idealerweise Erfahrung im Programm‑Management / Multiprojektmanagement / Projektcontrolling im Rahmen eines PMO sowie geeigneter Werkzeuge und Methoden
• Sehr gute Kenntnisse des deutschen Wissenschaftssystems und der internationalen Förderlandschaft
• Nachgewiesene Erfahrung und Erfolge mit einschlägigen Drittmittelprojekten und Fördergebern
• Ausgezeichnete analytische, konzeptionelle und strukturierende Fähigkeiten
• Selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise, Hands‑On‑Mentalität
• Freude an der Erschließung neuer Themen und an der Darstellung komplexer Sachverhalte
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher und englischer Sprache

Warum FIZ Karlsruhe für Sie der richtige Arbeitgeber ist:

• Mitarbeit in einem hochdynamischen wissenschaftlich‑technischen Umfeld und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Leistungsorientierte Karriere‑ und Aufstiegsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeitmodelle und mobiles Arbeiten bis zu 80 %
• Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD VKA) mit betrieblicher Altersvorsorge bei der VBL
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf, zertifiziert durch z. B. berufundfamilie
• Nutzung von Dienstwagenleasing sowie 25 € Arbeitgeberzuschuss zum Deutschland‑Ticket

Das Arbeitsverhältnis ist unbefristet in Vollzeit mit der Option auf Teilzeit (mindestens 80 %) zu besetzen. Die Vergütung erfolgt in Entgeltgruppe 13‑14 TVöD (VKA), abhängig von fachlichen und persönlichen Voraussetzungen. Unterstützung von Bewerbungen Schwerbehinderter – bei gleicher Eignung – bevorzugt.