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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Vorstand und manage spannende Projekte in einem innovativen Forschungsumfeld.
- Arbeitgeber: Leibniz-Institut für Virologie, führend in biomedizinischer Forschung.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Vergütung, 30 Urlaubstage, Weiterbildungsmöglichkeiten und familienfreundliche Arbeitsbedingungen.
- Andere Informationen: Dynamisches Umfeld mit hervorragenden Karrierechancen und einem kollegialen Team.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Zukunft eines renommierten Instituts und arbeite an bedeutenden Veränderungsprozessen.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung oder B.A., Erfahrung in Assistenz und Projektmanagement.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Das Leibniz-Institut für Virologie (LIV) ist eine selbstständige Forschungseinrichtung für biomedizinische Grundlagen- und Therapieforschung und nimmt als Stiftung bürgerlichen Rechts und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft national und international eine Spitzenstellung ein. Das LIV ist auf dem Forschungscampus in Hamburg-Eppendorf in unmittelbarer Nähe des Universitätsklinikums (UKE) sowie im Centre for Structural Systems Biology (CSSB) auf dem Forschungscampus Hamburg-Bahrenfeld angesiedelt.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir in Vollzeit eine*n.
Ihre Aufgaben
- Vorstandsunterstützung & Assistenz (ca. 50%)
- Sie sind die zentrale Schnittstelle zum Vorstand und sorgen für reibungslose Abläufe:
- Eigenverantwortliche Koordination komplexer Terminstrukturen und Korrespondenz für den Vorstand
- Planung und Organisation nationaler und internationaler Reisen
- Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Protokollführung
- Organisation von Veranstaltungen und Betreuung hochrangiger Gäste
- Unterstützung bei Evaluierungen, Berichten und strategischen Unterlagen
- Priorisierung und Steuerung administrativer Prozesse in einem dynamischen Umfeld
- Projektmanagement & strategische Mitgestaltung (ca. 50%)
- Sie wirken aktiv an institutsweiten Zukunftsthemen und Veränderungsprozessen mit:
- Unterstützung und Koordination übergeordneter Projekte (z.B. in den Bereichen Nachhaltigkeit, Internationalisierung, Kommunikation, Bau- und Infrastruktur)
- Aktive Mitwirkung an laufenden Change-Prozessen und Organisationsentwicklungen
- Strukturierung, Monitoring und Reporting von Projektfortschritten
- Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für den Vorstand
- Schnittstellenmanagement zwischen Wissenschaft, Administration und externen Partnern
- Identifikation und Umsetzung von Optimierungspotenzialen, insbesondere im Zuge von Transformationen
Das erwarten wir von Ihnen
- Abgeschlossene Ausbildung oder B.A.-Abschluss oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung in anspruchsvollen Assistenzrollen
- Erfahrung im Projektmanagement
- Ausgeprägte Managementkompetenz, hohe Eigenständigkeit und Diskretion
- Erfahrung im Umgang mit Veränderungsprozessen und die Bereitschaft, diese aktiv mitzugestalten
- Hohe Resilienz, Flexibilität und die Fähigkeit, in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Verständnis für Prioritäten
- Hohe IT-Affinität sowie sicherer Umgang mit digitalen Tools und Plattformen
- Erfahrung im Einsatz moderner KI-Tools zur Effizienzsteigerung
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Souveränes Auftreten, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
Das bieten wir Ihnen
- Ein spannendes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet ‚mit Purpose‘ in einem international führenden, interdisziplinären Forschungsinstitut im Herzen Hamburgs
- Eine Schlüsselposition mit direktem Einblick in strategische Entscheidungsprozesse
- Aktive Mitgestaltung eines Instituts im Wandel
- Eine sehr gute und kollegiale Arbeitsatmosphäre
- Ein breitgefächertes Angebot an Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Eine der Position und den Anforderungen entsprechende Vergütung nach TV-AVH (vergleichbar TVöD) und zusätzlicher Altersvorsorge (VBL)
- 30 Urlaubstage/Jahr sowie freie Tage am 24. und 31. Dezember
- Familienfreundliches Arbeitsumfeld (z.B. Zuschuss zur außerplanmäßigen Kinderbetreuung)
- Zuschuss zum HVV-Deutschlandticket
- Angebote zur Gesundheitsprävention am Institut (in Zusammenarbeit mit voiio GmbH)
- Zuschuss zur Kantinennutzung
Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Eine Entfristung wird angestrebt. Sie ist teilzeitgeeignet für einen Arbeitszeitumfang von mindestens 80 %.
Das LIV ist mit dem Total Equality-Prädikat zertifiziert und fördert Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Frauen werden deshalb besonders ermutigt, sich zu bewerben. Die Leibniz-Gemeinschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Bewerbungen Schwerbehinderter werden bei sonst gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.
Vorstandsassistent*in mit Projektmanagementaufgaben (m/w/d) Arbeitgeber: Leibniz Hpi
Kontaktperson:
Leibniz Hpi HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Vorstandsassistent*in mit Projektmanagementaufgaben (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Netzwerken ist der Schlüssel! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten. Frag nach Informationen über die Stelle oder das Unternehmen – oft helfen persönliche Empfehlungen mehr als jede Bewerbung.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen und deine Antworten darauf übst. Denk daran, auch Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung einzubringen, die zeigen, wie du Herausforderungen gemeistert hast.
✨Tipp Nummer 3
Sei proaktiv! Wenn du eine interessante Stelle siehst, bewirb dich direkt über unsere Website. Zeig dein Interesse, indem du auch nach dem Bewerbungsprozess nachfragst – das zeigt Engagement!
✨Tipp Nummer 4
Mach dich mit den Werten und der Kultur des Unternehmens vertraut. Wenn du im Gespräch zeigst, dass du gut ins Team passt und die Mission des Instituts verstehst, hebt dich das von anderen Bewerbern ab.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Vorstandsassistent*in mit Projektmanagementaufgaben (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch. Das macht einen großen Unterschied!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout hilft uns, den Überblick zu behalten.
Pass auf die Details auf!: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung gründlich zu überprüfen. Fehler können einen schlechten Eindruck hinterlassen, und das wollen wir vermeiden.
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um uns zu erreichen, ist über unsere Website. Dort findest du alle Informationen, die du brauchst, und kannst deine Bewerbung direkt einreichen. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Leibniz Hpi vorbereitest
✨Informiere dich über das Institut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das Leibniz-Institut für Virologie verschaffen. Informiere dich über aktuelle Forschungsprojekte und deren Bedeutung. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Projektmanagement und in der Assistenz unter Beweis stellen. Bereite dich darauf vor, diese Beispiele im Gespräch zu erläutern und wie sie auf die Anforderungen der Stelle passen.
✨Fragen stellen ist wichtig
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Unternehmenskultur, zu aktuellen Projekten oder zu den Erwartungen an die Rolle sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist.
✨Präsentiere deine IT-Kenntnisse
Da die Stelle eine hohe IT-Affinität erfordert, sei bereit, über deine Erfahrungen mit digitalen Tools und modernen KI-Anwendungen zu sprechen. Zeige, wie du diese Technologien genutzt hast, um Effizienz zu steigern und Prozesse zu optimieren.