Vorstandsreferent*in (m/w/d) in Vollzeit

Das Leibniz-Institut für Virologie (LIV) ist eine selbstständige Forschungseinrichtung für biomedizinische Grundlagen- und Therapieforschung und nimmt als Stiftung bürgerlichen Rechts und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft national und international eine Spitzenstellung ein. Das LIV ist auf dem Forschungscampus in Hamburg-Eppendorf in unmittelbarer Nähe des Universitätsklinikums (UKE) sowie im Centre for Structural Systems Biology (CSSB) auf dem Forschungscampus Hamburg-Bahrenfeld angesiedelt.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine engagierte, souveräne und strategisch denkende Persönlichkeit als Vorstandsreferent*in (m/w/d) in Vollzeit mit ausgeprägter betriebswirtschaftlicher und/oder juristischer Expertise zur inhaltlichen und strategischen Unterstützung des Vorstands einer führenden Forschungseinrichtung der Leibniz-Gemeinschaft. Die Position ist als verantwortungsvolle Stabsstelle angesiedelt und erfordert ein exzellentes analytisches Urteilsvermögen sowie die Fähigkeit, komplexe wissenschaftsadministrative, finanzielle und rechtliche Zusammenhänge zu steuern.

Ihre Aufgaben

• Strategische und operative Beratung des Vorstands in wirtschaftlichen, organisatorischen, wissenschaftspolitischen und rechtlich-regulatorischen Fragestellungen.
• Konzeption, Planung und Leitung anspruchsvoller Projekte des Vorstands – insbesondere in den Bereichen Governance, Compliance, Organisation, Finanzen, Administration und Strukturentwicklung.
• Erstellung hochqualitativer Entscheidungsgrundlagen, Analysen, Präsentationen und Protokolle.
• Übernahme einer maßgeblichen Rolle in der inhaltlichen Vor- und Nachbereitung von internen und externen Gremiensitzungen.
• Koordination strategischer Organisations- und Entwicklungsprozesse sowie Monitoring übergreifender Maßnahmen der Gesamtstrategie.
• Inhaltliche und organisatorische Unterstützung bei der Vorbereitung externer Evaluierungen, Audits und qualitätssichernder Verfahren – inklusive Steuerung komplexer Daten- und Berichtslinien.
• Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung der Beziehungen zu Förderinstitutionen, Ministerien, Behörden, politischen Entscheidungsträgern und strategischen Partnern im In- und Ausland.
• Gesamtredaktion und Strukturierung des internen und externen Berichtswesens (u.a. Jahresberichte, Governance-Reports).
• Übergeordnete Koordination administrativer Aspekte des Technologietransfers, des Forschungsinformationssystems, der Internationalisierung und anderer Projekte.
• Unterstützung bei Projekten zur Organisationsentwicklung, Digitalisierung und Prozessoptimierung an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, wissenschaftsunterstützenden Bereichen und strategischem Management.

Das erwarten wir von Ihnen

• Abgeschlossenes Hochschulstudium, idealerweise in Betriebswirtschaft, Public Management, Rechtswissenschaft oder einem verwandten Studienfeld; einschlägige Zusatzqualifikationen (z.B. MBA, LL.M., Managementprogramme) sowie internationale Erfahrung sind von Vorteil.
• Mehrjährige Berufserfahrung in verantwortungsvoller Position – z.B. im Wissenschaftsmanagement, in einer Stabsstellenfunktion einer Hochschul-/Forschungseinrichtung, in einer Unternehmensberatung, im Projekt- oder Prozessmanagement, im Privatsektor oder in einer öffentlichen Institution.
• Tiefes Verständnis für Governance- und Steuerungsstrukturen, Verwaltungs- und Förderprozesse sowie umfangreiche Kenntnisse wissenschaftspolitischer Rahmenbedingungen außeruniversitärer Forschungseinrichtungen.
• Nachweislich ausgeprägte Kompetenz in Analyse, Strukturierung und Lösung komplexer Aufgabenstellungen.
• Sehr hohe Sprach- und Kommunikationssicherheit, adressatengerechte Darstellung komplexer Sachverhalte und souveränes Auftreten in anspruchsvollen Stakeholder-Kontexten.
• Ausgeprägte soziale Kompetenz, Teamfähigkeit, Diplomatie, Durchsetzungsstärke und professionelle Konfliktfähigkeit.
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten, vorausschauende Denkweise, hohe Belastbarkeit und Flexibilität in dynamischen Situationen.
• Sicherer Umgang mit moderner Office- und Management-Software; Affinität zu KI- und Digitalisierungsthemen.
• Ausgezeichnete Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Das bieten wir Ihnen

• Ein spannendes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet ‚mit Purpose‘ in einem international führenden, interdisziplinären Forschungsinstitut im Herzen Hamburgs.
• Ein sehr hohes Maß an Selbstständigkeit und Gestaltungsspielraum für innovative Ideen.
• Sehr gute und kollegiale Arbeitsatmosphäre.
• Möglichkeit zum regelmäßigen Fachaustausch innerhalb der Gremien der Leibniz-Gemeinschaft sowie ein breitgefächertes Angebot an Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Eine der Position und den Anforderungen entsprechende Vergütung bis EG 14 TV-AVH (vergleichbar TVöD) und zusätzlicher Altersvorsorge (VBL).
• 30 Urlaubstage/Jahr sowie freie Tage am 24. und 31. Dezember.
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld (z.B. Zuschuss zur außerplanmäßigen Kinderbetreuung).
• Zuschuss zum HVV-Deutschlandticket.
• Angebote zur Gesundheitsprävention am Institut (in Zusammenarbeit mit voiio GmbH).
• Zuschuss zur Kantinennutzung.

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Eine Entfristung wird angestrebt. Das LIV ist mit dem Total Equality-Prädikat zertifiziert und fördert Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Männer werden deshalb besonders ermutigt, sich zu bewerben. Die Leibniz-Gemeinschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Bewerbungen Schwerbehinderter werden bei sonst gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.

Wir freuen uns auf Ihre vollständigen und aussagefähigen Bewerbungsunterlagen inklusive Anschreiben, Lebenslauf, Kopien von relevanten Zertifikaten / Zeugnissen unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins bis zum in einem PDF-Dokument. Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über unser Online-Bewerbungsportal. Bis zur Besetzung der Stelle können auch später eingehende Bewerbungen berücksichtigt werden. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Kontakt: Bei fachlichen Fragen zu diesem Stellenangebot wenden Sie sich bitte per E-Mail an die Administrative Direktorin Dagmar Schröder-Huse: Rückfragen zum Bewerbungsprozess beantwortet Ihnen gerne unsere Personalabteilung: Leibniz-Institut für Virologie (LIV) | Martinistraße 52 (N63) | 20251 Hamburg.