Sekretär:in / Administrative:r und operative:r Koordinator:in

Das Leibniz-Institut für Polymerforschung e. V. (IPF) erarbeitet materialwissenschaftliche Innovationen für die Gebiete Ressourcensicherung, Gesundheit und Information. In fünf wissenschaftlichen Instituten, Verwaltung und Technischen Diensten beschäftigt das IPF ca. 500 Personen. Neue Themen und Methoden werden zunehmend in flexiblen Forschungsstrukturen wie unabhängigen Nachwuchsgruppen erkundet. Das IPF ist als familienfreundlicher Arbeitgeber gemäß audit berufundfamilie® zertifiziert.

Im Bereich Physikalische Chemie und Physik der Polymere ist ab dem 01.09.2026 für die Abteilung Materialintegration in Mikroelektronik und -systeme die Stelle eines Sekretärs (m/w/d) mit 40 Wochenstunden zu besetzen. Diese Stelle ist auf zwei Jahre befristet mit der Option auf Entfristung.

Aufgaben

• Unterstützung des Abteilungsleiters bei der Planung und Steuerung von Budgets und Personalressourcen
• Planung und Organisation von Geschäftsreisen für Führungskräfte und Mitarbeiter, Buchung von Flügen, Zugfahrten und Hotels, Unterstützung bei Reiseanträgen und Spesenabrechnungen
• Koordination der Personalverwaltung einschließlich der Prozesse für die Einarbeitung, das Vertragsmanagement und die Austrittsabwicklung
• Unterstützung für internationale Mitarbeiter, Doktoranden und Gäste
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit der Lehrtätigkeit
• Erledigung administrativer und organisatorischer Aufgaben, wie die Terminplanung, die Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie die Kommunikation mit nationalen und internationalen Partnern
• Organisation von Sitzungen, Seminaren, Workshops und internationalen Veranstaltungen (einschließlich Logistik, Dokumentation und Protokollführung)
• Koordination des Einkaufs von Laborgeräten, Verbrauchsmaterialien und Büromaterial
• Koordination der Kommunikation mit Lieferanten, der Angebotserstellung und der Beschaffungsprozesse in Zusammenarbeit mit den Abteilungen Einkauf und Finanzen
• Verfolgung von Bestellungen, Lieferungen und Lagerbeständen von Laborbedarf
• Unterstützung bei der Einrichtung effizienter Arbeitsabläufe im Labor

Profil

• Abschluss als staatlich geprüfte Kauffrau / staatlich geprüfter Kaufmann (m/w/d) oder Bürokauffrau / -kaufmann (m/w/d) bzw. eine gleichwertige Qualifikation
• Erfahrung in Verwaltungs- oder Koordinationsaufgaben (vorzugsweise im Forschungs- oder technischen Bereich)
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen
• Sicheren Umgang mit modernen Büro- und Kommunikationsprogrammen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohe Organisationsfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit
• Serviceorientiertes Denken und proaktiven Arbeitsstil
• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Selbstständigkeit
• Selbstbewusstes, freundliches und professionelles Auftreten
• Fähigkeit, in einem internationalen, interdisziplinären Umfeld effektiv zu arbeiten

Wir bieten

Wir bieten Ihnen eine vielseitige und interessante Herausforderung in einem internationalen Arbeitsumfeld und eine angemessene Bezahlung. Das Entgelt und die Sozialleistungen (u. a. eine betriebliche Altersversorgung, Jobticket, eine flexible familienfreundliche Arbeitszeit und arbeitsplatzbezogene Weiterbildung) richten sich entsprechend der Qualifikation nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (EG 6 TV-L). Der ausgeschriebene Arbeitsplatz kann auch in Teilzeit besetzt werden.

Das IPF strebt in allen Bereichen nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Ferner will das IPF den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

Die vom IPF erhobenen personenbezogenen Daten zu Ihrer Bewerbung sowie deren Auswertung werden ausschließlich für Zwecke des Bewerbungsverfahrens auf Grundlage vertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1b DSGVO verarbeitet. Eine Übermittlung dieser Daten an Dritte erfolgt nicht. Empfänger sind die zuständigen Mitarbeiter, der Betriebsrat sowie ggf. die Schwerbehindertenvertretung und Gleichstellungsbeauftragte des IPF. Eine Löschung Ihrer uns überlassenen Bewerberdaten nehmen wir sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, d. h. entweder nach Besetzung der ausgeschriebenen Stelle oder nach unserer Entscheidung, die Stelle doch nicht zu besetzen, vor. Für datenschutzrechtliche Fragen und zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: datenschutz@ipfdd.de (DSB). Ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde steht Ihnen zu. Vorstellungskosten werden nicht erstattet.