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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Vorstand und manage spannende Projekte im Bereich Forschung.
- Arbeitgeber: Leibniz-Institut für Virologie, führend in biomedizinischer Forschung.
- Mitarbeitervorteile: 30 Urlaubstage, flexible Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Andere Informationen: Familienfreundliches Umfeld und Förderung von Vielfalt.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Zukunft eines innovativen Forschungsinstituts mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in Assistenz und Projektmanagement, hohe IT-Affinität.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Das Leibniz-Institut für Virologie (LIV) ist eine selbstständige Forschungseinrichtung für biomedizinische Grundlagen- und Therapieforschung und nimmt als Stiftung bürgerlichen Rechts und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft national und international eine Spitzenstellung ein. Das LIV ist auf dem Forschungscampus in Hamburg-Eppendorf in unmittelbarer Nähe des Universitätsklinikums (UKE) sowie im Centre for Structural Systems Biology (CSSB) auf dem Forschungscampus Hamburg-Bahrenfeld angesiedelt.
Ihre Aufgaben
- Vorstandsassistenz (ca. 50 %) – Sie sind die zentrale Schnittstelle zum Vorstand und sorgen für reibungslose Abläufe:
- Eigenverantwortliche Koordination komplexer Terminstrukturen und Korrespondenz für den Vorstand
- Planung und Organisation nationaler und internationaler Reisen
- Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen inklusive Protokollführung
- Organisation von Veranstaltungen und Betreuung hochrangiger Gäste
- Unterstützung bei Evaluierungen, Berichten und strategischen Unterlagen
- Priorisierung und Steuerung administrativer Prozesse in einem dynamischen Umfeld
- Unterstützung und Koordination übergeordneter Projekte (z. B. in den Bereichen Nachhaltigkeit, Internationalisierung, Kommunikation sowie Bau- und Infrastruktur)
- Aktive Mitwirkung an laufenden Change-Prozessen und Organisationsentwicklungen
- Strukturierung, Monitoring und Reporting von Projektfortschritten
- Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für den Vorstand
- Schnittstellenmanagement zwischen Wissenschaft, Administration und externen Partnern
- Identifikation und Umsetzung von Optimierungspotenzialen, insbesondere im Zuge von Transformationen
Das erwarten wir von Ihnen
- Abgeschlossene Ausbildung oder B.A.-Abschluss oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung in anspruchsvollen Assistenzrollen
- Erfahrung im Projektmanagement
- Ausgeprägte Managementkompetenz, hohe Eigenständigkeit und Diskretion
- Erfahrung im Umgang mit Veränderungsprozessen und die Bereitschaft, diese aktiv mitzugestalten
- Hohe Resilienz, Flexibilität und die Fähigkeit, in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Verständnis für Prioritäten
- Hohe IT-Affinität sowie sicheren Umgang mit digitalen Tools und Plattformen
- Erfahrung im Einsatz moderner KI-Tools zur Effizienzsteigerung
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Souveränes Auftreten, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
Das bieten wir Ihnen
- Ein spannendes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet „mit Purpose“ in einem international führenden, interdisziplinären Forschungsinstitut im Herzen Hamburgs
- Eine Schlüsselposition mit direktem Einblick in strategische Entscheidungsprozesse
- Aktive Mitgestaltung eines Instituts im Wandel
- Eine sehr gute und kollegiale Arbeitsatmosphäre
- Ein breit gefächertes Angebot an Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Eine der Position und den Anforderungen entsprechende Vergütung nach TV-AVH (vergleichbar TVöD) mit zusätzlicher Altersvorsorge (VBL)
- 30 Urlaubstage/Jahr sowie freie Tage am 24. und 31. Dezember
- Familienfreundliches Arbeitsumfeld (z. B. Zuschuss zur außerplanmäßigen Kinderbetreuung)
- Zuschuss zum HVV-Deutschlandticket
- Angebote zur Gesundheitsprävention am Institut (in Zusammenarbeit mit voiio GmbH)
- Zuschuss zur Kantinennutzung
Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Eine Entfristung wird angestrebt. Sie ist teilzeitgeeignet für einen Arbeitszeitumfang von mindestens 80 %.
Das LIV ist mit dem TOTAL E-QUALITY-Prädikat zertifiziert und fördert die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Frauen werden deshalb besonders ermutigt, sich zu bewerben. Die Leibniz-Gemeinschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Bewerbungen Schwerbehinderter werden bei ansonsten gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.
Kontakt
Wir freuen uns auf Ihre vollständigen und aussagefähigen Bewerbungsunterlagen inklusive Anschreiben, Lebenslauf, Kopien von relevanten Zertifikaten / Zeugnissen unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins bis zum in einem PDF-Dokument. Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über unser Online-Bewerbungsportal. Bis zur Besetzung der Stelle können auch später eingehende Bewerbungen berücksichtigt werden. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Bei fachlichen Fragen zu diesem Stellenangebot wenden Sie sich bitte per E-Mail an die Administrative Direktorin, Dagmar Schröder-Huse: Rückfragen zum Bewerbungsprozess beantwortet Ihnen gerne unsere Personalabteilung.
Leibniz-Institut für Virologie (LIV) | Martinistraße 52 (N63) | 20251 Hamburg
Vorstandsassistent*in (m/w/d) mit Projektmanagementaufgaben Arbeitgeber: Leibniz-Institut für Virologie (LIV)
Kontaktperson:
Leibniz-Institut für Virologie (LIV) HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Vorstandsassistent*in (m/w/d) mit Projektmanagementaufgaben
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Vorstandsassistent*in interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Institut in Kontakt zu treten. Frag nach, ob es Möglichkeiten gibt, mehr über die Unternehmenskultur und die aktuellen Projekte zu erfahren.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im LIV oder in ähnlichen Institutionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen, die dir den Einstieg erleichtert.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über aktuelle Themen im Bereich Virologie und über die spezifischen Projekte des Instituts. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du aktiv zur Weiterentwicklung beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicherstellen, dass alle notwendigen Unterlagen korrekt eingereicht werden.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Vorstandsassistent*in (m/w/d) mit Projektmanagementaufgaben
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Anschreiben persönlich: Zeig uns, warum du genau die richtige Person für die Stelle bist! Erzähl uns von deinen Erfahrungen und wie sie zu den Aufgaben passen, die wir dir anvertrauen möchten. Ein bisschen Persönlichkeit schadet nie!
Lebenslauf auf den Punkt bringen: Halte deinen Lebenslauf klar und übersichtlich. Wir lieben es, wenn du relevante Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebst, die direkt mit der Position zu tun haben. Denk daran, dass weniger manchmal mehr ist!
Zeugnisse und Zertifikate nicht vergessen: Füge alle relevanten Dokumente bei, die deine Qualifikationen untermauern. Das gibt uns ein besseres Bild von dir und deiner bisherigen Laufbahn. Achte darauf, dass alles gut lesbar und ordentlich ist!
Bewerbung über unser Portal: Vergiss nicht, dich über unser Online-Bewerbungsportal zu bewerben! So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen und wir sie schnell bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Leibniz-Institut für Virologie (LIV) vorbereitest
✨Informiere dich über das Institut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das Leibniz-Institut für Virologie verschaffen. Informiere dich über aktuelle Forschungsprojekte und deren Bedeutung. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Vorstandsassistenz und im Projektmanagement verdeutlichen. Bereite dich darauf vor, diese Beispiele im Gespräch zu erläutern.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist und mehr über die Herausforderungen und Erwartungen erfahren möchtest.
✨Präsentiere deine IT-Kenntnisse
Da die Stelle eine hohe IT-Affinität erfordert, sei bereit, über deine Erfahrungen mit digitalen Tools und modernen KI-Anwendungen zu sprechen. Zeige, wie du diese Technologien zur Effizienzsteigerung eingesetzt hast.