Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Verwaltungsteam und halte den Betrieb am Laufen.
- Unternehmen: Leibniz-Institut für Wissensmedien - ein innovatives Forschungsinstitut.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice, Weiterbildungsmöglichkeiten und 6 Wochen Urlaub.
- Weitere Informationen: Familienfreundliche Arbeitsbedingungen und ein moderner Arbeitsplatz in Tübingen.
- Warum dieser Job: Gestalte spannende Projekte in einem internationalen Umfeld und bringe deine Ideen ein.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und gute MS-Office Kenntnisse erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Das Leibniz-Institut für Wissensmedien (IWM) erforscht Wissenserwerb, Wissensaustausch und Kooperation mit digitalen Medien. Das Institut ist Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft und internationalen Standards exzellenter Wissenschaft verpflichtet.
Zur Verstärkung unseres Verwaltungsteams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Team-Assistenz (m/w/d)
Teilzeit 50% | Hybrid - Homeoffice anteilig möglich | befristet für 2 Jahre - Perspektive unbefristet
Sie halten unserem Administrativen Vorstand und dem Verwaltungsteam den Rücken frei und sorgen dafür, dass „die Dinge laufen“. Mit eigenständiger, zuverlässiger und unterstützender Arbeitsweise behalten Sie Termine, Prozesse und Menschen im Blick.
- Organisation und Koordination des Sekretariats mit allen klassischen Aufgaben; Unterstützung der Leitung u. a. bei Gremienbetreuung, Sitzungsvorbereitung sowie Erstellung von Berichten, Protokollen und Präsentationen; Pflege von Intranetseiten
- Mitwirkung an übergreifenden Aufgaben (z. B. Tagungsorganisation; BGM) sowie verlässliche Kommunikation mit internen und externen Ansprechpersonen
- Vertretungsaufgaben nach näherer Absprache
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement / Bürokommunikation) oder vergleichbar
- Selbständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise, ausgeprägte Service- und Teamorientierung sowie Freude am Umgang mit Menschen
- Aufgeschlossenheit für Neues und Interesse, Themen aktiv aufzugreifen und voranzubringen, digital affin und versiert im Umgang mit MS-Office
- Sehr gute Deutsch- und gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Fähigkeit, Anliegen und Sachverhalte klar zu kommunizieren
- Spannendes und abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit Gestaltungsfreiraum in einem interdisziplinär und international ausgerichteten Forschungsinstitut in zentraler Lage von Tübingen
- Modern ausgestatteter Arbeitsplatz, kooperative und offene Arbeitsatmosphäre sowie spezifische Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie, familienfreundliche Arbeitszeiten, Kostenzuschuss zur Betreuung von Kindern im Vorschulalter
- Möglichkeit zu mobilem Arbeiten (hybrid), Zuschuss zum Deutschlandticket als Jobticket, Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM)
- Anstellung, Vergütung (E5 TV-L) und Sozialleistungen, einschließlich betrieblicher Altersvorsorge und 6 Wochen Jahresurlaub, richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)
Team-Assistenz (m/w/d) - Bereich Verwaltung Arbeitgeber: Leibniz Institut für Wissensmedien IWM
Das Leibniz-Institut für Wissensmedien bietet eine spannende und abwechslungsreiche Arbeitsumgebung in einem interdisziplinären und international ausgerichteten Forschungsinstitut. Mit modernen Arbeitsplätzen, einer kooperativen Atmosphäre und umfangreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten fördert das Institut die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter. Zudem wird die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch familienfreundliche Arbeitszeiten und mobile Arbeitsmöglichkeiten unterstützt, was das IWM zu einem attraktiven Arbeitgeber in Tübingen macht.
Kontaktdaten:
Leibniz Institut für Wissensmedien IWM Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Team-Assistenz (m/w/d) - Bereich Verwaltung erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Team-Assistenz bewirbst, schau dir die Website des IWM genau an und finde heraus, was sie aktuell machen. Zeig in deinem Gespräch, dass du nicht nur die Stellenbeschreibung gelesen hast, sondern auch ein echtes Interesse an ihren Projekten und Werten hast.
✨Tip Nummer 2
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit aktuellen Mitarbeitern des IWM in Kontakt zu treten. Frag sie nach ihren Erfahrungen und Tipps – das zeigt dein Engagement und kann dir wertvolle Einblicke geben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du typische Fragen über Organisation und Koordination durchgehst. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du Termine und Prozesse erfolgreich gemanagt hast.
✨Tip Nummer 4
Vergiss nicht, deine Soft Skills zu betonen! In der Team-Assistenz sind Kommunikation und Teamarbeit entscheidend. Sei bereit, darüber zu sprechen, wie du in der Vergangenheit mit verschiedenen Teams zusammengearbeitet hast und wie du Herausforderungen gemeistert hast.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Team-Assistenz (m/w/d) - Bereich Verwaltung mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch. Das macht einen großen Unterschied!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout hilft uns, den Überblick zu behalten.
Sprich unsere Sprache!:Nutze die Sprache aus der Stellenanzeige in deiner Bewerbung. Das zeigt uns, dass du die Anforderungen verstanden hast und dich mit dem Institut identifizieren kannst. Zeig uns, dass du die richtige Person für das Team bist!
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt, bewirb dich bitte direkt über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Leibniz Institut für Wissensmedien IWM vorbereitet
✨Informiere dich über das Institut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das Leibniz-Institut für Wissensmedien verschaffen. Schau dir die aktuellen Forschungsprojekte und die Werte des Instituts an. So kannst du im Gespräch zeigen, dass du wirklich interessiert bist und gut ins Team passt.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir einige konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Koordination und Kommunikation unter Beweis stellen. Das hilft dir, deine Eignung für die Rolle der Team-Assistenz klar zu demonstrieren.
✨Zeige deine digitale Affinität
Da die Stelle eine gewisse digitale Versiertheit erfordert, sei bereit, über deine Erfahrungen mit MS-Office und anderen digitalen Tools zu sprechen. Vielleicht hast du auch schon mal ein Projekt digital organisiert – bring das zur Sprache!
✨Stelle Fragen
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu stellen! Frag nach den Herausforderungen, die das Verwaltungsteam aktuell hat, oder wie die Zusammenarbeit im Team aussieht. Das zeigt dein Interesse und deine Bereitschaft, aktiv zur Lösung beizutragen.
