Mitarbeiter/in im Bereich allgemeine Verwaltung und Empfang (w/m/d)

Das Leibniz-Institut zur Analyse des Biodiversitätswandels (LIB) zählt zu den großen, global vernetzten Forschungsmuseen der Leibniz-Gemeinschaft. Neben exzellenter Forschung rund um die biologische Vielfalt und deren Veränderung treiben wir mit einem internationalen Team und modernster Technik die Weiterentwicklung unserer umfangreichen wissenschaftlichen Sammlungen voran. Mit unserer Ausstellungs-, Vermittlungs- und Kommunikationsarbeit an unseren Ausstellungsorten Museum Koenig Bonn und Museum der Natur Hamburg möchten wir für Natur begeistern und bringen uns mit unseren Forschungsthemen in aktuelle gesellschaftspolitische Diskussionen zu Artenschwund, Klimawandel und dem Schutz von Ökosystemen ein. Für den Standort Hamburg ist der Bau eines integrierten Naturkundemuseums in Planung; am Standort Bonn wird derzeit die Forschungsinfrastruktur erheblich ausgebaut. Werden Sie Teil unseres Instituts am Standort Bonn.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz für die Dauer von zunächst 2 Jahren (mit der Möglichkeit zur Entfristung), eine/n Mitarbeiter/in im Bereich allgemeine Verwaltung und Empfang (w/m/d) in Vollzeit mit 39,83 Stunden/Woche.

Ihre Aufgaben

• Verwaltung

• Prüfung und Bearbeitung von Beschaffungsanträgen des LIB bis 1.000 € sowie Bearbeitung der Bestellungen
• Durchführung von Marktrecherchen und Einholung von Angeboten
• Unterstützung der Finanzbuchhaltung, insbesondere bei Belegablage und Einholung von Leistungsbestätigungen
• Durchführung einfacher Buchungen auf Grundlage vorgegebener Kontierungen
• Unterstützung der kaufmännischen Geschäftsführung und ihrer Stellvertretung im Tagesgeschäft bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

• Betreuung des Empfangs und der Telefonzentrale
• Allgemeine administrative Tätigkeiten im Empfangsbereich
• Organisation und Koordination der Warenannahme sowie Ausgabe eingehender und ausgehender Pakete
• Verwaltung und Bestellung von Büromaterial
• Organisation und Pflege der Dienstwagenflotte, einschließlich Terminabstimmung und Ausgabe der Fahrzeuge
• Übernahme von Fahrten im Rahmen des Fahrdienstes
• Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben und einfacher Korrespondenz
• Bewirtung von Gästen und Unterstützung bei der Vorbereitung von Besprechungen

Ihr Profil:

• Kenntnisse von Verwaltungsprozessen sowie eine strukturierte und planvolle Arbeitsweise
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung, Flexibilität und Belastbarkeit
• Gute Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch
• Sehr gute Teamfähigkeit, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise sowie Organisationsvermögen
• Erfahrung in der Betreuung eines Fahrzeugfuhrparks (Pflege, Koordination) wünschenswert
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office
• Führerschein Klasse B

Wir bieten:

• eine attraktive Tätigkeit in einer exzellenten Forschungseinrichtung mit einem hohen Maß an Gestaltungspotential in einem dynamischen wissenschaftlichen und gesellschaftlichen Umfeld
• Vergütung nach dem Tarifvertrag der Länder (EG 5 TV‑L) mit allen Vorzügen des öffentlichen Dienstes (betriebliche Altersvorsorge, Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen, tariflich geregelter Urlaubsanspruch)
• Familienfreundlichkeit zertifiziert durch das „Audit Beruf und Familie“, Angebot von Lebenslagencoaching durch professionellen Familienservice
• die Möglichkeit des Bezugs eines Jobtickets
• einen zentral gelegenen Arbeitsplatz mit ausgezeichneter Verkehrsanbindung

Arbeitszeit und Rahmenbedingungen

Die Aufgaben sind überwiegend vor Ort und zu festen Zeiten auszuüben. Mobiles Arbeiten und Gleitzeit sind daher grundsätzlich nicht vorgesehen. In begründeten Ausnahmefällen können individuelle Lösungen nach Absprache ermöglicht werden. Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet. Aufgrund der erforderlichen Präsenz und festen Zeiten ist eine Teilzeitbeschäftigung jedoch nur im Rahmen passender Arbeitszeitmodelle bzw. entsprechender Teilzeitpendants möglich.

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (inklusive Anschreiben, Lebenslauf, Kopien von Zeugnissen, max. 10 MB) bis zum 31.05.2026 ausschließlich digital über unser Karriereportal an Frau Jennifer Scholze. Aus organisatorischen Gründen werden nur Onlinebewerbungen akzeptiert. Wir sind ein diverses Haus und begrüßen unsere Vielfalt. Wir möchten insbesondere Frauen zur Bewerbung ermutigen, um Chancengleichheit aktiv zu fördern. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Mehr Informationen über unsere Einrichtung erhalten Sie auf unserer Internetseite.