Personalsachbearbeiter:in (w/m/d)

Das Leibniz-Institut für Zoo- und Wildtierforschung im Forschungsverbund Berlin e.V. (Leibniz-IZW), Teil der Leibniz-Gemeinschaft, will die Anpassungsfähigkeit von Wildtieren im Kontext des globalen Wandels verstehen und – wo möglich – ihre Überlebensfähigkeit verbessern. Dafür untersucht es die Vielfalt der Lebenswesen, Mechanismen evolutionärer Anpassungen und Anpassungsgrenzen inklusive der Krankheiten von Wildtieren in- und außerhalb menschlicher Obhut und ihre Wechselbeziehungen mit Mensch und Umwelt in Deutschland, Europa und Übersee. Das Institut erfüllt diese Aufgabenstellung durch langfristig angelegte, anwendungsorientierte, interdisziplinäre Grundlagenforschung in Evolutionäre Ökologie, Ökologische Dynamik, Evolutionsgenetik, Wildtierkrankheiten, Reproduktionsbiologie und Reproduktionsmanagement.

Im Verwaltungsbereich des Leibniz-IZW suchen wir einen/eine engagierte/n einen/eine engagierte/n Personalsachbearbeiter:in (w/m/div)

Im spannenden internationalen Wissenschaftsumfeld agieren Sie an der Schnittstelle zwischen den Mitarbeitenden des Leibniz-IZW und der Gemeinsamen Verwaltung des FVB Berlin e.V.

Sie sind Kontaktperson für Personalfragen und helfen, die notwendigen administrativen Vorgänge menschlich zu gestalten und effektiv zu unterstützen. Die Stelle ist ab sofort unbefristet zu besetzen.

Das sind Ihre Aufgaben:

• Bearbeitung aller personalrelevanter Vorgänge von der Einstellung bis zum Austritt (z. B. Ausstellung von Arbeitsverträgen, Vereinbarungen, Bescheinigungen und Arbeitszeugnissen sowie Begleitung von Visa-Verfahren)
• Personalrechtliche Beratung und Betreuung unserer Beschäftigten, von Praktikant:innen und Studierenden bis hin zu Führungskräfte
• Mitarbeit im Recruiting neuer Kolleg*innen mithilfe unserer Bewerbermanagementsoftware Softgarden sowie Planung und Begleitung von Vorstellungsgesprächen
• Pflege der digitalen Personalakten sowie Eingabe und Pflege der Personalstammdaten in den Personalverwaltungssystemen SD Worx fidelis und Aconso.
• Vorbereitende Arbeiten für die zentrale Gehaltsabrechnung
• Bearbeitung personalstatistischer Auswertungen und Statistiken in Zusammenarbeit mit dem Personalcontrolling
• Aktive Beteiligung an der Weiterentwicklung und Verbesserung von administrativen Abläufen sowie von fachbezogenen Projekten und Prozessen
• Mitwirkung bei der praxisnahen Anleitung und Ausbildung von Auszubildenden in der kaufmännischen Verwaltung.

Das ist Ihr Profil:

Fachliche Voraussetzungen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Personal oder abgeschlossenes Bachelorstudium in adäquater Fachrichtung (BWL, Recht, Wirtschaft oder vergleichbar)
• Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung in der Personalsachbearbeitung, vorzugsweise an einer Universität bzw. außeruniversitären Forschungseinrichtung
• Fundiertes Wissen des Arbeitsrechts und Sozialversicherungsrechts sowie Kenntnisse des Tarifrechts des öffentlichen Dienstes (TVöD)
• Versierter Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, professionelle Ausdrucksweise und freundliches Auftreten
• Eine präzise Arbeitsweise und ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten
• Hohe Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung und zur schnellen Anpassung an neue digitale Prozesse.
• Erfahrung im Umgang mit Personalverwaltungs-, Zeiterfassungs- sowie Intranet- und E-Recruiting-Systemen (z. B. Confluence und Softgarden) sind wünschenswert
• Gute Englischkenntnisse (mind. B1) und sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1) in Wort und Schrift

Das ist unser Angebot:

• Eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Gestaltungsspielräumen in einem international geprägten und dynamischen wissenschaftlichen Arbeitsumfeld in schönster Lage direkt am Tierpark Berlin-Friedrichsfelde.
• Eine umfassende Einarbeitung und ein funktionierendes Team, das Sie gerne unterstützt.
• Arbeiten auf Augenhöhe zwischen allen Beteiligten und ein respektvolles Miteinander im Team.
• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit 39 Wochenstunden in Gleitzeit mit Teilzeitoption.
• Eine Vergütung nach dem öffentlichen Tarifrecht TVöD (Bund) mit Jahressonderzahlung. Die Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation und übertragenen Aufgaben bis zur Entgeltgruppe 9b.
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL) und die Bezuschussung vermögenswirksamer Leistungen (VWL).
• Flexible Arbeitszeiten für Spielraum für Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie die Möglichkeit zum anteiligen mobilen Arbeiten nach der Einarbeitungsphase,
• 30 Tage Urlaub, zusätzlich sind der 24.12. und der 31.12. ganztägig frei
• Hervorragende Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel, Station Tierpark (U5), Friedrichsfelde (U5) oder Friedrichsfelde Ost (S5, S7)
• Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket
• Kostenloser Eintritt in den Tierpark (aktuelle Vereinbarung zwischen Leibniz-IZW und Tierpark Berlin).

Die Position soll frühestens ab 01.01.2026 besetzt werden.

Willkommen sind Menschen gleich welchen Geschlechts, Herkunft, sexuellen Orientierung und Religion, es besteht Chancengleichheit. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Das IZW lebt die Prinzipien der Charta der Vielfalt und hat eine Diversitäts- und Inklusionsstrategie, ist „Total-E-Quality“ zertifiziert, fördert die Gleichstellung und unter‑stützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Dazu gehört auch die Möglichkeit eines mit dem Team abgestimmten mobilen Arbeitens. Wir fördern Vielfalt, bitte überzeugen Sie uns mit Ihrer Qualität und Kompetenz.

Für nähere Auskünfte steht Ihnen der Verwaltungsleiter Dr. Uli Rockenbauch per E‑Mail: rockenbauch@izw-berlin.de zur Verfügung.

So bewerben Sie sich:

Gehen Sie auf unsere Homepage (https://www.izw-berlin.de/de/stellenangebote.html) auf Stellenangebote/Jobs und dann auf diese Ausschreibung.

Bitte übermitteln Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen elektronisch, d. h. Motivationsschreiben mit Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins, Lebenslauf, Berufsabschluss und alle weiteren relevanten Arbeits- und Abschlusszeugnisse sowie vorhandene Weiterbildungsnachweise (via Button „Online Bewerben“).

Mit vollständig vorbereiteten Unterlagen dauert Ihre Online‑Bewerbung 10–15 Minuten. Bewerbungen, die bis zum 23.11.2025 eingehen, werden auf jeden Fall berücksichtigt.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!