Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro, manage HR-Prozesse und halte die Abrechnung im Griff.
- Unternehmen: Non-Profit-Organisationen in Berlin mit einem engagierten Team.
- Vorteile: Flexibles Gehalt, hybrides Arbeiten und bezahlte Fortbildungen.
- Weitere Informationen: Wachsendes Team mit tollen Teamevents und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte mit uns eine sinnvolle Arbeit für gesellschaftliche Veränderungen.
- Qualifikationen: Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Office Management und gute Deutschkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 38000 - 55000 € pro Jahr.
Wir betreuen Non-Profit-Organisationen in Berlin – Vereine, Stiftungen und NGOs – mit verlässlicher IT und stabilen Webprojekten. Unsere Kund:innen sind Organisationen wie das Deutsche Kinderhilfswerk, die Technologiestiftung Berlin oder die Weltbank Group.
Damit das Team sich auf die Kundenarbeit konzentrieren kann, brauchen wir jemanden, der im Hintergrund den Laden zusammenhält: Office am Laufen halten, Abrechnung sauber führen, neue Mitarbeitende strukturiert onboarden und dafür sorgen, dass alle arbeitsfähig sind.
Deine RolleDu bist die operative Schaltzentrale: Office, Abrechnung und HR liegen in deiner Hand. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung und unserem Projektmanagement zusammen, hast den Überblick über offene Punkte und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt.
Was du bei uns machst- Office & Organisation
- Allgemeines Officemanagement: Post, Tools, Zugänge, Bestellungen
- Termine koordinieren, Kalender und Fristen im Blick behalten
- Überblick über alles, was offen ist – und aktiv schließen, nicht nur sammeln
- Abrechnung & vorbereitende Buchhaltung
- Zeiterfassung prüfen und abrechnen (Stunden, Projekte, Kunden)
- Rechnungen erstellen und nachhalten (Mahnwesen, wo nötig)
- Belege zuordnen und Unterlagen für die Steuerberatung vorbereiten
- Kleine Auswertungen für die Geschäftsführung (Auslastung, Außenstände)
- HR & Onboarding
- Onboarding neuer Mitarbeitender vorbereiten und begleiten (Vertrag, Zugänge, Geräte, erster Tag)
- Werkstudent:innen koordinieren (Aufgaben, Stundenkonten, Nachhalten)
- Offboarding strukturiert begleiten
- Sicherstellen, dass alle arbeitsfähig sind: Zugänge, Geräte, Accounts
- IT-Beschaffung für Kunden (operativ)
- Geräte und Lizenzen für Kunden beschaffen – nach Anforderungen aus Projektmanagement und IT-Administration
- Angebote einholen, vergleichen, bestellen und nachhalten
- Abstimmung mit Lieferanten, Lieferungen tracken
- Interne Prozesse & Standards
- Interne Abläufe verbessern und dokumentieren
- Templates und Checklisten weiterentwickeln (Onboarding, Beschaffung, Abrechnung)
- Mitdenken: Was fehlt? Was lässt sich automatisieren?
- Mindestens 2 Jahre Erfahrung in Office Management, Assistenz, Operations oder einer ähnlichen Rolle
- Sehr strukturiert und zuverlässig – du hältst Dinge nach, ohne dass jemand dich erinnern muss
- Eigenständig: du treibst Themen voran und wartest nicht auf Ansagen
- Erfahrung mit Zeiterfassung, Rechnungsstellung und vorbereitender Buchhaltung
- Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1-Niveau) sowie gute Englischkenntnisse
- Sicher im Umgang mit gängigen Tools (z. B. Notion, Google Workspace oder M365, Buchhaltungs- oder Zeiterfassungstools)
- Erfahrung im IT-Umfeld, bei einem IT-Dienstleister oder in einer Agentur
- Erfahrung mit Lexoffice, sevDesk, DATEV oder vergleichbaren Tools
- Erfahrung mit Automatisierungstools (Make.com, n8n, Zapier)
- Berührungspunkte mit Non-Profit, NGO oder Stiftung
- Gehalt: 38.000 – 55.000 € brutto/Jahr (je nach Erfahrung, bei Teilzeit anteilig)
- Vollzeit oder Teilzeit (28–40 Stunden) – wir finden ein Modell, das passt
- Arbeit mit Sinn: du unterstützt Organisationen, die gesellschaftlich etwas bewegen
- Schlüsselrolle in einem kleinen, wachsenden Team mit kurzen Wegen – kein Konzern-Overhead
- Hybrid: einladendes Büro (guter Kaffee!) in Berlin-Schöneberg + bis zu 60 % Remote möglich
- Bezahlte Fortbildungen
- Regelmäßig gemeinsam raus – Teamreise in die Berge oder ans Meer
- Weitere Benefits wie Gym-Membership oder Deutschlandticket besprechen wir gerne persönlich
Standort: 10825 Berlin – Innsbrucker Str. 37 (hybrid – Remote-Arbeit möglich)
Kontakt: Schick uns deinen Lebenslauf – ein Anschreiben ist kein Muss, aber wir freuen uns, wenn du uns kurz erzählst, warum die Stelle dich anspricht.
Office & HR Manager:in (m/w/d) Arbeitgeber: Leicht
Als Arbeitgeber in Berlin-Schöneberg bieten wir eine sinnstiftende Tätigkeit in einem kleinen, dynamischen Team, das Non-Profit-Organisationen unterstützt. Unsere offene und kollegiale Arbeitskultur fördert die persönliche und berufliche Weiterentwicklung, während flexible Arbeitsmodelle und attraktive Benefits wie bezahlte Fortbildungen und Teamreisen ein ausgewogenes Arbeitsumfeld schaffen. Hier hast du die Möglichkeit, aktiv zur Verbesserung der Gesellschaft beizutragen und gleichzeitig deine Fähigkeiten in einer Schlüsselrolle weiterzuentwickeln.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office & HR Manager:in (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt Kontakt aufzunehmen. Frag nach, ob es offene Fragen gibt oder wie der Auswahlprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und Engagement.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die in ähnlichen Positionen arbeiten oder bei uns im Unternehmen sind. Empfehlungen können oft den entscheidenden Unterschied machen und dir einen Fuß in die Tür verschaffen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über unsere Organisation und die Projekte, die wir unterstützen. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch wirklich an unserer Mission interessiert bist.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns landet. Und vergiss nicht, uns zu erzählen, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office & HR Manager:in (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Struktur ist alles!:Da du in einer Rolle bist, die Organisation und Struktur erfordert, achte darauf, dass deine Bewerbung klar und übersichtlich ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben.
Mach es einfach!:Schick uns deinen Lebenslauf über unsere Website – das macht es für uns einfacher, alles zu verwalten. Und vergiss nicht, uns kurz zu erzählen, was dich an der Stelle reizt!
Zeig deine Erfahrung!:Erwähne in deiner Bewerbung spezifische Erfahrungen, die du in Office Management oder HR gesammelt hast. Wir suchen jemanden, der strukturiert und zuverlässig ist, also bring das in den Vordergrund!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Leicht vorbereitet
✨Mach dich mit der Organisation vertraut
Bevor du zum Interview gehst, informiere dich über die Non-Profit-Organisationen, die sie betreuen. Verstehe ihre Mission und wie deine Rolle als Office & HR Manager:in dazu beitragen kann. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du erfolgreich Officemanagement, Abrechnung oder HR-Aufgaben gemeistert hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Fähigkeiten zu demonstrieren und zeigen, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zu den internen Prozessen, den Tools, die verwendet werden, oder zur Teamdynamik sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist und dir Gedanken über deine zukünftige Rolle machst.
✨Sei du selbst und zeige deine Struktur
Während des Interviews ist es wichtig, authentisch zu sein. Zeige deine strukturierte Arbeitsweise, indem du klar und präzise antwortest. Wenn du über deine Erfahrungen sprichst, betone, wie du Themen eigenständig vorantreibst und Probleme löst.
