Administrative Assistant (m/f/d) at the Leipzig International School Kindergarten

Allgemein

Stellenbeginn: so schnell wie möglich

Standort: Karl-Heine-Strasse 95, 04229 Leipzig, Deutschland

Vertrag: Teilzeit (25 h/Woche), zunächst befristet auf 1 Jahr

Der Administrative Assistant ist verantwortlich für alle organisatorischen und administrativen Aufgaben im Kindergarten der Leipzig International School (LISK). Zu seinen/ihren Aufgaben gehören die Terminplanung, die Bearbeitung von eingehender und ausgehender Korrespondenz, die Verteilung von Post, die Pflege von Akten und Aufzeichnungen sowie die Dateneingabe. Die Position ist die erste Anlaufstelle für alle Eltern, Erzieher und lokalen Behörden und kümmert sich um alle Angelegenheiten, die am Empfang zusammenkommen. Er/Sie sorgt dafür, dass der Kindergartenbetrieb reibungslos und organisiert abläuft und hat immer ein offenes Ohr für Familien und Mitarbeiter.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Bearbeitung des Büromanagements und der täglichen Abläufe wie eingehende und ausgehende Telefonate und Mailkorrespondenz
• Unterstützung von Mitarbeitern, Eltern und Gästen; Beantwortung aller Anfragen
• Mitwirkung bei der Organisation von Kindergartenveranstaltungen und Durchführung aller relevanten Buchungen
• Bürohilfe bei der Organisation von Ausflügen
• Einbindung in die Koordination aller organisatorischen und entwicklungsbezogenen Maßnahmen des Bereichs
• Zusammenarbeit mit der Schulkrankenschwester bezüglich Gesundheitsfragen
• Pflege des Schulinformationssystems
• Bestellung, Wartung und Lagerung von Büromaterialien
• Tägliche Anwesenheitskontrolle von Mitarbeitern und Lernenden sowie Erstellung statistischer Analysen
• Zusammenarbeit mit dem Koordinator für Schüleraktivitäten zur Planung von Nachmittagsaktivitäten, Zuweisung von Kindern zu Aktivitäten, Einarbeitung neuer Trainer, Pflege von Anwesenheitslisten und Information der Familien über Änderungen im Programm
• Zusammenarbeit mit dem Caterer bezüglich Essensbestellungen, Budgetierung und Verträgen sowie als Ansprechpartner bei Problemen
• Zusammenarbeit mit dem Küchenpersonal
• Pflege, Verteilung und Koordination von Sicherheitsschlüsseln mit Eltern (Neulinge und Abgänger)
• Abdeckung des Empfangstresens
• Alle zusätzlichen Aufgaben, die notwendig sind, um das Managementteam im täglichen Betrieb des Kindergartens zu unterstützen

Ihr Profil:

• Qualifikation als Verwaltungsassistent/in, Büromanagement, zweisprachige/r Sekretär/in oder eine verwandte Qualifikation
• Ausgezeichnete Kundenservicefähigkeiten
• Freundlich und positiv, mit hervorragenden zwischenmenschlichen und interkulturellen Fähigkeiten
• Lösungsorientiert und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
• Fähigkeit, Situationen und Systeme schnell zu analysieren, stets bestrebt, Effizienz und Effektivität in einem sich schnell verändernden Arbeitsumfeld zu maximieren
• Ausgezeichnete Zeitmanagementfähigkeiten, in der Lage, Prioritäten zu setzen und darüber zu kommunizieren
• Hohe Kompetenz in MS Office, insbesondere Excel
• Computer-/Internetkenntnisse
• Fließend in Wort und Schrift in Englisch sowie Deutsch; zusätzliche Sprachen sind von Vorteil
• Fähigkeit zur allgemeinen Organisation und administrativen Prozessen
• Hohe Flexibilität während des Arbeitstags und Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten
• Fähigkeit, in einem geschäftigen Umfeld ruhig und diskret zu bleiben
• Erfahrung in einer international orientierten und vielfältigen Schulgemeinschaft ist von Vorteil

Was wir bieten:

• Wunderbare Lernende
• Ein angenehmes und kollegiales Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeiter mit unterschiedlichen Hintergründen und Orientierungen erfolgreich zusammenarbeiten
• Eine herausfordernde und abwechslungsreiche Tätigkeit
• Kurze Entscheidungswege
• Laufende interne und externe berufliche Weiterbildung
• 30 Tage Jahresurlaub plus Sonderurlaub am 24. und 31. Dezember
• Firmenlaptop und Möglichkeiten zur internen und externen beruflichen Weiterbildung
• Firmenleistungen wie eine betriebliche Altersvorsorge, zusätzliche Krankenversicherung mit einem jährlichen Gesundheitsbudget von 900 €, Umzugskostenpauschale, JobRad-Leasing, finanzielle Unterstützung für Sprachkurse usw.

Über uns:

Die Leipzig International School GmbH (LIS) ist eine warme und lebendige gemeinnützige Bildungsgemeinschaft, die sich der Förderung von Lernen, Wachstum und globaler Bürgerschaft widmet. Mit fast 1.100 Schülern aus lokalen und internationalen Familien bietet unsere Schule eine bereichernde Erfahrung vom Kindergarten bis zur Sekundarstufe, einschließlich integrierter Betreuungsangebote vor und nach der Schule. Getragen von unserem Motto „Lernen, ein Bürger der Welt zu sein“, feiern wir Vielfalt, Internationalität und Inklusivität und bieten ein förderliches Umfeld, in dem Schüler akademisch, sozial und persönlich gedeihen.

Unterstützt von einem engagierten Team von 250 Mitarbeitern aus 37 Nationen gewährleistet LIS eine anregende und unterstützende Lernreise für jedes Kind, von den ersten Schritten in die Bildung bis zum Erreichen der Hochschulzugangsqualifikationen. Unser Symbol, der Löwe, spiegelt den Mut, die Stärke und die Resilienz wider, die wir in unseren Schülern fördern, Eigenschaften, die sie befähigen, Herausforderungen anzunehmen und ihr Leben zu verändern. Bei LIS sind wir stolz darauf, eine hellere Zukunft durch Bildung zu inspirieren und eine Gemeinschaft zu fördern, in der jeder Einzelne dazugehört und wächst.

LIS ist eine inklusive Lerngemeinschaft und diskriminiert nicht aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, Geschlechtsidentität, Alter, nationaler Herkunft, Abstammung, Behinderung, Familienstand oder sexueller Orientierung.