Administrative Assistant

Als Teil des Bereichs Administrative Unterstützung suchen wir einen motivierten und serviceorientierten Fachmann, der unserem Team für Sekretariatsdienste beitritt. Diese Gelegenheit liegt im Bereich der administrativen und managementtechnischen Unterstützung, wo Sie eine Schlüsselrolle bei der Bereitstellung hochwertiger administrativer und managementtechnischer Unterstützung spielen und zu den effektiven täglichen Abläufen des Teams beitragen werden.

Wesentliche Verantwortlichkeiten:

• Organisation von Meetings, Workshops, Konferenzen und damit verbundenen Logistik
• Sekretariatsunterstützung
• Betreuung neuer Mitarbeiter (Ausweisanforderung, IT-Anfrage, Bürounterbringung)
• Planung und Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit
• Filtern von Korrespondenz und Anfragen
• Protokollführung und Erstellung von Sitzungsprotokollen
• Vorbereitung von Hintergrunddaten vor Meetings
• Reiseorganisation
• Finanzaktivitäten in SAP, Personalplanung und Zuweisung in PLANISWARE
• Buchung der Arbeitszeittabellen für Mitarbeiter
• Erstellung von Statistiken für Missionen usw.

Wesentliche Fähigkeiten und Qualifikationen:

• Mindestens eine Sekundarschulausbildung und berufliche Ausbildung in administrativen Techniken.
• Die Bewerber müssen sehr versiert in MS Office (Word, Excel & PowerPoint) und Unternehmens-E-Mail-Systemen (Outlook) sein.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten mit einem scharfen Auge für Details und die Fähigkeit, effektive Arbeitsbeziehungen aufzubauen und aufrechtzuerhalten.
• Eine proaktive, selbstmotivierte Herangehensweise mit der Fähigkeit, unabhängig und effektiv in einem internationalen und multikulturellen Umfeld zu arbeiten.
• Fließende Englischkenntnisse, die die primäre Arbeitssprache der Agentur sind. Kenntnisse der deutschen Sprache wären von Vorteil.

Wünschenswerte Fähigkeiten:

• Praktische Kenntnisse in SAP und Vertrautheit mit den finanziellen und Beschaffungsprozessen der ESA.
• Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen wie ECLIPSE/Spice.
• Versiertheit in Microsoft SharePoint und Microsoft Teams.
• Ein gutes Verständnis der Prinzipien der Servicebereitstellung und die Fähigkeit, effektiv als Teil eines serviceorientierten Teams zu arbeiten.
• Frühere Erfahrung in der Öffentlichkeitsarbeit oder einem verwandten Bereich.

Darüber hinaus: CV im Europass-Format, Erlaubnis zur Arbeit in der EU.

Standort: DE - Darmstadt - ESOC

Vertragsart: Hybrid

Arbeiten: Vor Ort