Business Office Manager/-in (50-100%)

Einleitung Die Value Builders Group AG vereint sechs spezialisierte Beratungsgesellschaften im Bereich Human Resource Excellence. Gemeinsam decken sie zentrale Themen entlang des gesamten Human-Capital-Managements umfassend ab.

In dieser Rolle arbeiten Sie an der Schnittstelle dieser Gesellschaften und leiten das Business Office. An unserem Standort in Zürich suchen wir eine/-n engagierte/-n BUSINESS OFFICE MANAGER/-IN (50-100%).

Ihre Verantwortung

• Als zentrale Ansprechperson unseres Business Office prägen Sie den ersten Eindruck der Value Builders Group AG und ihrer Tochtergesellschaften.
• Sie empfangen Kundinnen und Kunden, Kandidierende sowie Geschäftspartner/-innen professionell, herzlich und aufmerksam und sorgen für eine angenehme, serviceorientierte Atmosphäre.
• Mit Sorgfalt und Diskretion bearbeiten Sie Bewerbungsdossiers, betreuen die Telefonzentrale und unterstützen unsere Beratungs- und Projektteams in der Organisation und Koordination des operativen Tagesgeschäfts.
• Sie behalten Termine, Prioritäten und Abläufe im Blick, bereiten Sitzungen und Unterlagen vor und tragen dazu bei, dass der Arbeitsalltag gruppenübergreifend reibungslos funktioniert.
• Zudem übernehmen Sie Aufgaben rund um Rechnungsstellung, Bestellwesen, Post, Büroorganisation und die Pflege unserer Räumlichkeiten.
• Je nach Pensum und Erfahrung unterstützen Sie auch die Bewirtschaftung unserer Website und Social-Media-Kanäle sowie weitere interne Projekte und agieren als zentrale Unterstützung der Managing Partner im administrativen Bereich.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, eine Ausbildung in der Hotellerie oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen Erfahrung im Front Office, Empfang, Office Management oder in einer Assistenzfunktion mit – idealerweise in einem Dienstleistungs-, Beratungs- oder Executive-Search-Umfeld.
• Sie arbeiten strukturiert, exakt und mit hoher Selbstständigkeit, denken mit und übernehmen gerne Verantwortung.
• Auch wenn vieles gleichzeitig läuft, behalten Sie den Überblick, setzen Prioritäten und kommunizieren freundlich, verbindlich und souverän.
• Diskretion, Qualitätsbewusstsein und eine ausgeprägte Dienstleistungsmentalität sind für Sie selbstverständlich.
• Wir wenden uns an eine unkomplizierte, offene und engagierte Persönlichkeit mit Freude am Kontakt mit Menschen und einem guten Gespür für unterschiedliche Anspruchsgruppen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse sowie ein ausgezeichneter Umgang mit Microsoft-Anwendungen setzen wir voraus.
• Erfahrungen mit Website-, Social-Media- oder CRM-Tools ist von grossem Vorteil.

Ihre Chance

Es erwarten Sie eine vielfältige und anspruchsvolle Aufgabe sowie ein leistungsorientiertes und sympathisches Team. Je nach prozentualer Einsatzmöglichkeit übernehmen Sie die Aufgabe in Alleinverantwortung oder im Jobsharing. Mit Ihrer Persönlichkeit prägen Sie das Erscheinungsbild unseres Unternehmens entscheidend mit und unterstützen uns mit Ihrem Engagement in unserer Zielerreichung. Falls wir Ihr Interesse wecken konnten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!