Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze ein dynamisches Team bei der Organisation und Koordination von Meetings und Reisen.
- Unternehmen: Finanzdienstleistungsunternehmen in Frankfurt mit einem unterstützenden Teamgeist.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, wertvolle Erfahrungen und die Möglichkeit, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten.
- Weitere Informationen: Ideal für Studierende, die praktische Erfahrungen in einem professionellen Umfeld sammeln möchten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und entwickle deine organisatorischen Fähigkeiten weiter.
- Qualifikationen: Erfahrung in der Verwaltung und starke Kommunikationsfähigkeiten sind erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Wir suchen einen temporären Verwaltungsassistenten, der umfassende Unterstützung für ein Team von bis zu 20 Personen in einem Finanzdienstleistungsunternehmen mit Sitz in Frankfurt, Deutschland, bietet. Diese zentrale Rolle gewährleistet reibungslose Abläufe durch hervorragende organisatorische, kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
Hauptverantwortlichkeiten
- Koordination von Team- und Einzelkalendern mit Outlook und Raumbuchungssystemen;
- Organisation von Meetings, Telefonkonferenzen und externen Videokonferenzen in Abstimmung mit der AV-Abteilung;
- Buchung von Reisen und Unterkünften für Teammitglieder;
- Verwaltung von Visaanträgen und Veranstaltungsabläufen;
- Bearbeitung und Einreichung von Reise- und Spesenabrechnungen;
- Pflege von Kunden- und internen Kontaktlisten in Salesforce;
- Verwaltung eingehender Post und Korrespondenz;
- Vorbereitung von E-Mail-Kommunikationen und Präsentationen;
- Pflege von Papier- und elektronischen Akten;
- Koordination von IT-Ticket-Einreichungen mit internen und Offshore-Abteilungen;
- Einrichtung von Einrichtungen für internationale Besucher;
- Bereitstellung von Urlaubs- und Abwesenheitsvertretung;
- Management interner, externer und virtueller Veranstaltungen von Anfang bis Ende, einschließlich Standortsuche, Vertragsverhandlungen, Catering-Koordination und Unterbringung von Referenten;
- Bearbeitung aller internen und externen Kundenkommunikationen zeitnah und professionell.
Erforderliche Qualifikationen
- Frühere administrative Erfahrung in der Unterstützung großer Abteilungen ist unerlässlich.
- Kandidaten müssen ein professionelles Telefonverhalten, hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten und überlegene Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich Geschäftsschreiben und Grammatik, nachweisen.
- Starke Kompetenz in Microsoft Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und anderer erforderlicher Software ist zwingend erforderlich.
- Der erfolgreiche Kandidat wird ein Selbststarter sein, der in schnelllebigen Umgebungen gedeiht, mehrere konkurrierende Prioritäten verwalten kann und Flexibilität zeigt.
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen, positive Einstellung, Engagement für das Unternehmen und die Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten, sind entscheidende Eigenschaften für den Erfolg in dieser Rolle.
Administrative Assistant - LevelUp Arbeitgeber: LevelUp
Als Arbeitgeber in Frankfurt bieten wir Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen und unterstützenden Umfeld zu arbeiten, das auf Teamarbeit und persönliche Entwicklung setzt. Unsere Unternehmenskultur fördert eine offene Kommunikation und bietet zahlreiche Wachstumschancen, während wir gleichzeitig Wert auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Berufs- und Privatleben legen. Genießen Sie die Vorteile eines temporären Engagements in einer renommierten Finanzdienstleistungsfirma, wo Ihre Fähigkeiten geschätzt werden und Sie einen bedeutenden Beitrag leisten können.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Administrative Assistant - LevelUp erhalten könntest
✨Nutze die Hochschul-Karrieremessen
Das ist unsere Chance, direkt mit Recruitern von verschiedenen Unternehmensberatungen in Kontakt zu treten. Schau dir die Messen an, die an deiner Uni stattfinden und bring dein bestes Lächeln mit – oft haben sie für befristete Stellen spezielle Programme oder Praktika in Planung!
✨Vernetze dich in spezifischen Online-Communities
Schau dir Plattformen wie LinkedIn oder spezielle Foren für Unternehmensberatung an. Engagiere dich in Diskussionen, teile deine Gedanken zu aktuellen Trends und zeige, dass du ein aktives Mitglied der Beratungswelt bist. Oft erfährt man hier auch von befristeten Möglichkeiten, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Kleinere Beratungsgespräche simulieren
Mach dir ein paar Gedanken, wie man typische Cases aus der Unternehmensberatung angehen kann. Übe diese mit Freunden oder Kommilitonen! Das kann dir das Vertrauen geben, bei echten Bewerbungsgesprächen zu glänzen, auch wenn die Zeit begrenzt ist.
✨Bewerbe dich über unsere Website!
Das ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung schnell auf dem Tisch landet. Auf unserer Seite gibt es immer aktuelle Angebote und so verpasst du keine befristete Stelle, die perfekt zu dir passt. Also, lass uns gemeinsam die Beratungsszene rocken!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administrative Assistant - LevelUp mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung ist es wichtig, dass du deine analytischen Fähigkeiten unter Beweis stellst. Nutze in deinem CV konkrete Beispiele, wie du Probleme strukturiert angegangen bist und welche Lösungen du entwickelt hast. Das zeigt, dass du das richtige Mindset für diese Branche hast.
Passe deinen Lebenslauf an!:Egal ob Praktikum oder befristete Anstellung, dein Lebenslauf sollte auf die spezifischen Anforderungen der Unternehmensberatung zugeschnitten sein. Hebe relevante Praktika, Projekte und Erfahrungen hervor, die deine Beratungsfähigkeiten und Teamarbeit zeigen.
Motivation in der Bewerbung!:Gerade bei einer befristeten Position ist es wichtig, dass du in deinem Anschreiben deutlich machst, warum du unbedingt bei LevelUp arbeiten möchtest. Zeig, dass du bereit bist, deine Fähigkeiten weiterzuentwickeln und einen Mehrwert für das Team zu schaffen.
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten!:In der Unternehmensberatung ist Kommunikation das A und O. Mach deutlich, wie du komplexe Informationen zusammenfassen und effektiv präsentieren kannst. Vielleicht hast du ein Projekt geleitet, bei dem du deine Fähigkeiten verbessern konntest – das sollte unbedingt in deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei LevelUp vorbereitet
✨Fokussiert auf Problemlösung
In der Unternehmensberatung dreht sich alles um das Lösen von Problemen. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele aus deinem Studium oder vorherigen Praktika zu nennen, wo du analytische Fähigkeiten und kreative Lösungsansätze unter Beweis gestellt hast. Denk an echte Fälle, die du durchleuchten könntest, um deine Denkweise zu verdeutlichen!
✨Teamwork und Kommunikation
Beratungsprojekte laufen oft im Team ab. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Erfahrungen in der Teamarbeit betreffen. Wie hast du Konflikte gelöst oder Ideen effektiv kommuniziert? Hier kannst du während des Interviews deinen persönlichen Stil und wie du zur Team-Dynamik beiträgt, hervorheben.
✨Flexibel und lernbereit
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, könnte dein zukünftiger Arbeitgeber auf der Suche nach jemandem sein, der sich schnell in neue Themen einarbeiten kann. Bereite dich darauf vor, zu zeigen, wie du in der Vergangenheit Lernkurven gemeistert hast oder schnell neue Fähigkeiten erworben hast. Das zeigt dein Engagement und Potenzial für Wachstum.
✨Praktische Cases und Rollenspiele
Erwarte, dass du in deinem Interview an praktischen Fallstudien oder Rollenspielen teilnehmen musst. Übe diese Formate im Voraus. Überlege dir, wie du strukturiert an Fragestellungen herangehen kannst und wie du deine Ergebnisse überzeugend präsentieren würdest. Das wird dir helfen, in der Beratung den richtigen Eindruck zu hinterlassen!
