Administrative Assistant

PIMCO ist ein globaler Marktführer im Bereich aktiver festverzinslicher Anlagen mit umfassender Expertise in öffentlichen und privaten Märkten. Wir investieren das Kapital unserer Kunden in eine Vielzahl von festverzinslichen und Kreditmöglichkeiten und nutzen dabei unsere jahrzehntelange Erfahrung in der Navigation durch komplexe Schuldenmärkte. Unsere flexible Kapitalbasis und tiefen Beziehungen zu Emittenten haben uns geholfen, einer der größten Anbieter traditioneller und nicht-traditioneller Lösungen für Unternehmen zu werden, die Finanzierung benötigen, und für Investoren, die starke risikoadjustierte Renditen suchen.

Seit 1971 haben unsere Mitarbeiter unsere Organisation durch eine leistungsstarke, inklusive Kultur geprägt, in der wir vielfältiges Denken feiern. Wir investieren in unsere Mitarbeiter und streben danach, unsere CORE-Werte von Zusammenarbeit, Offenheit, Verantwortung und Exzellenz zu verankern. Wir glauben, dass jeder von uns hier ist, um anderen zum Erfolg zu verhelfen, und dies hat dazu geführt, dass PIMCO als Innovator, Vordenker der Branche und vertrauenswürdiger Berater für unsere Kunden anerkannt wird.

Positionsbeschreibung:

• Proaktive Planung von Zeitplänen und Reiserouten unter Berücksichtigung mehrerer Zeitzonen und widersprüchlicher Kalender
• Umfassendes Diary-Management, Beantwortung von Telefonanrufen und Reaktion auf ad-hoc-Anfragen
• Koordination umfangreicher Reisebuchungen: Flüge, Züge, Visa und Hotelunterkünfte. Sicherstellen, dass der Reisende alle relevanten Informationen erhält und die notwendigen Genehmigungen erhält
• Spesenabrechnung mit Concur
• Recherche und andere spezielle Projekte, die von Investment Professionals zugewiesen werden
• Pflege der CRM-Datenbank, Aufrechterhaltung von Kontakten in einem konsistenten Format – proaktive Organisation und Pflege eines guten Informationsabrufsystems
• Erster Ansprechpartner: Begrüßung von Kunden und Besuchern sowie Screening und Umleitung von Telefonanrufen, Reaktion im Namen des IP, wie erforderlich
• Vorbereitung von Meetings: Sicherstellen, dass die Manager für alle Meetings mit der relevanten Korrespondenz/Papierarbeit vollständig informiert sind. Öffnen von Zoom-Anrufen/Meetings und sicherstellen, dass die Besprechungsräume rechtzeitig vorbereitet sind
• Ad-hoc-Projekte zur Erfüllung der Anforderungen des Unternehmens

Anforderungen:

• Diese Position erfordert eine hochorganisierte und flexible Person, die in einem schnelllebigen Umfeld arbeitet und ein konstant hohes Arbeitsvolumen verwaltet.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sind für diese Rolle unerlässlich.
• Erfahrung in einem schnelllebigen, globalen Umfeld.
• Kenntnisse im Finanzdienstleistungssektor mit klarem Verständnis der Branche sind wünschenswert.
• Zeitmanagement und Flexibilität.
• Ausgezeichnete Aufmerksamkeit für Details.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten, sowohl mündlich als auch schriftlich.
• Fähigkeit, Aufgaben und Arbeitslast zu priorisieren.
• Fähigkeit, effektiv mit Führungskräften zusammenzuarbeiten.
• Starke Projekt- und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Positive, proaktive Einstellung mit der Fähigkeit, professionell zu arbeiten.
• Die Fähigkeit, kreativ zu denken, einen Schritt voraus zu sein und gleichzeitig kollaborativ zu arbeiten.
• Als Vertretung für andere Assistenten in Zeiten der Abwesenheit fungieren.
• Diskret, professionell und ruhig arbeiten.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Outlook, Word und Excel.
• Kenntnisse in Concur und CRM sind wünschenswert.