Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team im Bereich Occupational Health mit administrativen Aufgaben und Koordination.
- Unternehmen: Innovative Investmentbank in Kirchberg mit Fokus auf Vielfalt und Inklusion.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, 26 Tage Urlaub und bis zu 17 Feiertage.
- Weitere Informationen: Temporärer Vertrag mit Möglichkeit zur Verlängerung, hervorragende Entwicklungschancen.
- Warum dieser Job: Nutze deine Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld und mache einen echten Unterschied.
- Qualifikationen: Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Verwaltung oder HR, gute Excel-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 50100 - 70000 € pro Jahr.
Unser Kunde, eine Investmentbank mit Sitz in Kirchberg, sucht einen HR/Administrative Assistant für ihren Bereich der Arbeitsmedizin. Dies wird ein befristeter Vertrag von 2 Monaten sein. Bitte beachten Sie, dass dieser Auftrag gemäß dem luxemburgischen Recht um maximal 1 Jahr verlängert werden kann.
Ihre Verantwortlichkeiten:
- Unterstützung des Teams für Arbeitsmedizin bei einer Vielzahl von administrativen und Koordinationsaufgaben.
- Überprüfung von Reisekostenabrechnungen der Mitarbeiter und Identifizierung von Fällen, in denen möglicherweise eine erforderliche medizinische Reisegenehmigung fehlt.
- Pflege, Organisation, Archivierung und Abruf vertraulicher arbeitsmedizinischer Unterlagen gemäß den Anforderungen an die Datenaufbewahrung.
- Überwachung und Verwaltung des Team-Postfachs, um sicherzustellen, dass Anfragen umgehend an die entsprechende Person weitergeleitet werden.
- Begrüßung und Anleitung von Besuchern, die an arbeitsmedizinischen Terminen teilnehmen.
- Unterstützung beim Übergang zu einem Selbstbuchungssystem für Termine mit Microsoft Bookings und Unterstützung der Benutzer bei Problemen.
- Unterstützung bei Prozessverbesserungen, einschließlich Möglichkeiten zur Automatisierung und effizienteren Arbeitsabläufen.
- Unterstützung bei Einkaufs- und Lieferantenverwaltungsaktivitäten, einschließlich Verfolgung von Rechnungen, Unterstützung bei Bestellungen und Nachverfolgung von Zahlungen.
- Führung genauer Aufzeichnungen und Berichterstattung mit Excel und anderen administrativen Tools.
- Sicherstellung, dass alle Aufgaben mit einem hohen Maß an Vertraulichkeit, Genauigkeit und Professionalität erledigt werden.
Ihr Profil:
- Mindestens 3 Jahre relevante Berufserfahrung in der Administration, im HR, in der Arbeitsmedizin oder in einer ähnlichen Unterstützungsfunktion.
- Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und selbstständig zu arbeiten.
- Erfahrung im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen; Kenntnisse der Datenschutzanforderungen (z.B. DSGVO) sind von Vorteil.
- Ausgezeichnete Detailgenauigkeit und Engagement für Genauigkeit.
- Gute Kenntnisse in Excel und Erfahrung im Management von Aufzeichnungen, Daten oder administrativen Prozessen.
- Interesse oder Erfahrung in der Prozessoptimierung, Automatisierung oder KI-Tools wäre von Vorteil.
- Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Ausgezeichnete Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Französisch wäre von Vorteil.
- Zuverlässig, proaktiv, anpassungsfähig und in der Lage, effektiv in einem kollaborativen Umfeld zu arbeiten.
Vergütung: Brutto-Stundenlohn: 22,71 € Urlaub: 26 Tage Jahresurlaub + bis zu 17 Feiertage.
Um sich in diesem Rekrutierungsprozess einzubringen, um weitere Informationen über diese Rolle zu erhalten oder um andere Karrieremöglichkeiten zu besprechen, kontaktieren Sie bitte Aurelia Michaux so schnell wie möglich - VERTRAULICHKEIT GARANTIERT.
HR/Administrative Assistant - EU Institution Arbeitgeber: LHH Luxembourg
Als Arbeitgeber in Kirchberg bietet unser Kunde, eine renommierte Investmentbank, eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, die auf Vielfalt und Inklusion setzt. Die Position als HR/Administrative Assistant innerhalb des Occupational Health Service ermöglicht es Ihnen, Ihre administrativen Fähigkeiten in einem professionellen Umfeld weiterzuentwickeln, während Sie gleichzeitig von umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einem attraktiven Vergütungspaket profitieren. Mit 26 Tagen Jahresurlaub und bis zu 17 Feiertagen sorgt das Unternehmen dafür, dass Sie eine ausgewogene Work-Life-Balance genießen können.
