Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team im Bereich Occupational Health mit administrativen Aufgaben und Koordination.
- Unternehmen: Innovative Investmentbank in Kirchberg mit Fokus auf Vielfalt und Inklusion.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, 26 Tage Urlaub und bis zu 17 Feiertage.
- Weitere Informationen: Temporärer Vertrag mit Möglichkeit zur Verlängerung, ideal für Berufseinsteiger.
- Warum dieser Job: Erhalte wertvolle Erfahrungen in einem dynamischen Umfeld und trage zur Verbesserung von Prozessen bei.
- Qualifikationen: Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Administration oder HR, gute Excel-Kenntnisse.
Unser Kunde, eine Investmentbank mit Sitz in Kirchberg, sucht einen HR/Administrative Assistant für ihren Bereich der Arbeitsmedizin. Dies ist ein temporärer Vertrag von 2 Monaten. Bitte beachten Sie, dass dieser Auftrag gemäß luxemburgischem Recht um maximal 1 Jahr verlängert werden kann.
Ihre Verantwortlichkeiten:
- Unterstützung des Teams für Arbeitsmedizin bei einer Vielzahl von administrativen und koordinierenden Aufgaben.
- Überprüfung von Reisereports der Mitarbeiter und Identifizierung von Fällen, in denen eine erforderliche medizinische Reisegenehmigung fehlen könnte.
- Pflege, Organisation, Archivierung und Abruf vertraulicher arbeitsmedizinischer Unterlagen gemäß den Anforderungen an die Datenaufbewahrung.
- Überwachung und Verwaltung des Team-Postfachs, um sicherzustellen, dass Anfragen umgehend an die entsprechende Person weitergeleitet werden.
- Begrüßung und Anleitung von Besuchern, die arbeitsmedizinische Termine wahrnehmen.
- Unterstützung beim Übergang zu einem Selbstbuchungssystem für Termine mit Microsoft Bookings und Unterstützung der Nutzer bei Problemen.
- Unterstützung bei Prozessverbesserungen, einschließlich Möglichkeiten zur Automatisierung und effizienteren Arbeitsabläufen.
- Unterstützung bei Einkaufs- und Lieferantenverwaltungsaktivitäten, einschließlich Verfolgung von Rechnungen, Unterstützung bei Bestellungen und Nachverfolgung von Zahlungen.
- Führung genauer Aufzeichnungen und Berichterstattung mit Excel und anderen administrativen Tools.
- Sicherstellung, dass alle Aufgaben mit einem hohen Maß an Vertraulichkeit, Genauigkeit und Professionalität erledigt werden.
Ihr Profil:
- Mindestens 3 Jahre relevante Berufserfahrung in der Administration, im HR, in der Arbeitsmedizin oder in einer ähnlichen Unterstützungsfunktion.
- Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und selbstständig zu arbeiten.
- Erfahrung im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen; Kenntnisse der Datenschutzanforderungen (z.B. DSGVO) sind von Vorteil.
- Ausgezeichnete Detailgenauigkeit und Engagement für Genauigkeit.
- Gute Kenntnisse in Excel und Erfahrung im Management von Aufzeichnungen, Daten oder administrativen Prozessen.
- Interesse oder Erfahrung in der Prozessoptimierung, Automatisierung oder KI-Tools wird als Plus angesehen.
- Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Exzellente Englischkenntnisse, sowohl schriftlich als auch mündlich; Französisch wäre von Vorteil.
- Zuverlässig, proaktiv, anpassungsfähig und in der Lage, effektiv in einem kollaborativen Umfeld zu arbeiten.
Vergütung:
- Bruttostundenlohn: 22,71 €
- Urlaub: 26 Tage Jahresurlaub + bis zu 17 Feiertage
Um sich in diesem Rekrutierungsprozess einzubringen, um weitere Informationen über diese Rolle zu erhalten oder um andere Karrieremöglichkeiten zu besprechen, kontaktieren Sie bitte Aurelia Michaux so schnell wie möglich - VERTRAULICHKEIT GARANTIERT.
HR/Administrative Assistant - EU Institution Arbeitgeber: LHH Luxembourg
Als Arbeitgeber in Kirchberg bietet unser Kunde, eine Investmentbank, eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, die auf Vielfalt und Inklusion setzt. Die Position als HR/Administrative Assistant innerhalb des Occupational Health Service ermöglicht es Ihnen, wertvolle Erfahrungen zu sammeln und Ihre Fähigkeiten in einem professionellen Umfeld weiterzuentwickeln. Mit attraktiven Vorteilen wie 26 Tagen Jahresurlaub und bis zu 17 Feiertagen sowie der Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung ist dies eine hervorragende Gelegenheit für alle, die eine sinnvolle und erfüllende Karriere anstreben.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so HR/Administrative Assistant - EU Institution erhalten könnten
✨Kenne die Branche
Im Investmentbereich sind Networking-Events einschlägig. Besuche Workshops oder Konferenzen zu Themen wie Private Equity oder Venture Capital. Das ist eine super Gelegenheit, um direkt Kontakte zu knüpfen und potenzielle Arbeitgeber wie LHH Luxembourg kennenzulernen.
✨Zeige dein Interesse
Behebe Online-Communities und Foren wie LinkedIn-Gruppen, die speziell auf Investment ausgerichtet sind. Schreibe Beiträge zu aktuellen Trends oder Fragen, die dich interessieren. Dadurch wirst du sichtbar und kannst wichtige Kontakte aufbauen, die dir beim Einstieg ins Team von LHH Luxembourg helfen können.
✨Nutze deine Uni-Kanäle
Falls du noch an einer Hochschule bist, melde dich beim Career Service an. Viele Firmen, die befristete Stellen im Investment anbieten, suchen oft gezielt nach Talenten über Universitäten. Vielleicht hast du auch Zugang zu exklusiven Praktikumsangeboten bei LHH Luxembourg oder anderen Playern der Branche.
✨Erstelle ein überzeugendes Portfolio
Gerade für befristete Positionen suchen Arbeitgeber oft nach Signalwirkung. Erstelle ein Portfolio oder einen Blog, auf dem du deine Analysen, Investmentstrategien und Fallstudien teilst. So könntest du dich von anderen Bewerbern abheben und LHH Luxembourg zeigen, wie leidenschaftlich du im Investment bist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um HR/Administrative Assistant - EU Institution mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige deine finanziellen Erfolge!:Wenn du dich für einen befristeten Job im Investment-Bereich bewirbst, ist es wichtig, konkrete Erfolge und Leistungen in deinem Lebenslauf zu präsentieren. Denk daran, Zahlen und Ergebnisse zu verwenden, um zu zeigen, wie deine Analysen oder Strategien den Wert eines Portfolios beeinflusst haben. Das gibt LHH Luxembourg einen klaren Eindruck von deinem Können!
Hebe relevante Zertifikate hervor:Falls du über Zertifikate im Bereich Investment oder Finance verfügst, solltest du diese unbedingt in deiner Bewerbung aufführen. Das zeigt nicht nur dein Fachwissen, sondern auch dein Engagement für kontinuierliche Weiterbildung. Wenn du zum Beispiel eine CFA- oder CIMA-Zertifizierung hast, dann ist das Gold wert!
Klarheit und Struktur in der Bewerbung:Da die Investment-Branche besonders präzise ist, achte darauf, dass deine Unterlagen klar strukturiert sind. Vermeide lange Fließtexte und setze stattdessen auf Bullet Points, um deine Qualifikationen und Erfahrungen übersichtlich darzustellen. So kann das Team bei LHH Luxembourg schnell auf das Wesentliche zugreifen!
Motivation zeigen und Interesse bekunden:Da es sich um eine befristete Anstellung handelt, ist es für LHH Luxembourg wichtig zu wissen, dass du nicht nur die nötigen Qualifikationen mitbringst, sondern auch motiviert bist, das Unternehmen und das Team in dieser Zeit zu unterstützen. Nutze dein Anschreiben, um zu erläutern, was dich an der Position reizt und wie du dich in die Unternehmensphilosophie einfügen würdest!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei LHH Luxembourg vorbereitet
✨Vertraut mit Finanzinstrumenten
Als Praktikant im Investitionsbereich solltest du ein gutes Verständnis von Finanzinstrumenten und Märkten haben. Bereite dich darauf vor, Fragen zu gängigen Anlagestrategien und Marktanalysen zu beantworten. Zeige, dass du die aktuellen Trends im Investmentsektor verfolgst.
✨Fallstudien meistern
Sei bereit, in deinem Interview an einer Fallstudie zu arbeiten. Gleichzeitig könnte es darum gehen, wie du eine Anlage bewerten oder einen Portfolio-Mix erstellen würdest. Übe einige Beispiel-Fallstudien vorher - das zeigt dein analytisches Denken und deine Fähigkeit zur Problemlösung.
✨Dein Portfolio präsentieren
Auch wenn es sich um eine befristete Stelle handelt, kann es sein, dass du während des Interviews darum gebeten wirst, dein Portfolio oder relevante Projekte vorzustellen. Bereite eine kurze, prägnante Präsentation vor, die deine bisherigen Erfahrungen und Beiträge zum Investmentbereich hervorhebt.
✨Motivation und Lernbereitschaft
Bei einem befristeten Vertrag suchen die Unternehmen oft nach vielversprechendem Nachwuchs. Sei offen über deine Motivation, in dieser Branche zu arbeiten und was du aus der Position lernen möchtest. Zeige, dass du bereit bist, schnell zu lernen und dich anzupassen.
