Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team im Bereich Occupational Health mit administrativen Aufgaben und Koordination.
- Unternehmen: Innovative Investmentbank in Kirchberg mit Fokus auf Vielfalt und Inklusion.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, 26 Tage Urlaub und bis zu 17 Feiertage.
- Weitere Informationen: Temporärer Vertrag mit Möglichkeit zur Verlängerung, ideal für Berufseinsteiger.
- Warum dieser Job: Erhalte wertvolle Erfahrungen in einem dynamischen Umfeld und trage zur Verbesserung von Prozessen bei.
- Qualifikationen: Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Verwaltung oder HR, gute Excel-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 50100 - 70000 € pro Jahr.
Unser Kunde, eine Investmentbank mit Sitz in Kirchberg, sucht einen HR/Administrative Assistant für ihren Bereich der Arbeitsmedizin. Dies ist ein temporärer Vertrag von 2 Monaten, der gemäß luxemburgischem Recht um maximal 1 Jahr verlängert werden kann.
Ihre Verantwortlichkeiten:
- Unterstützung des Teams für Arbeitsmedizin bei einer Vielzahl von administrativen und koordinierenden Aufgaben.
- Überprüfung von Reisereports der Mitarbeiter und Identifizierung von Fällen, in denen eine erforderliche medizinische Reisegenehmigung fehlen könnte.
- Pflege, Organisation, Archivierung und Abruf vertraulicher arbeitsmedizinischer Unterlagen gemäß den Anforderungen an die Datenaufbewahrung.
- Überwachung und Verwaltung des Team-Postfachs, um sicherzustellen, dass Anfragen umgehend an die entsprechende Person weitergeleitet werden.
- Begrüßung und Anleitung von Besuchern, die arbeitsmedizinische Termine wahrnehmen.
- Unterstützung beim Übergang zu einem Selbstbuchungssystem für Termine mit Microsoft Bookings und Unterstützung der Nutzer bei Problemen.
- Unterstützung bei Prozessverbesserungen, einschließlich Möglichkeiten zur Automatisierung und effizienteren Arbeitsabläufen.
- Unterstützung bei Einkaufs- und Lieferantenverwaltungsaktivitäten, einschließlich Verfolgung von Rechnungen, Unterstützung bei Bestellungen und Nachverfolgung von Zahlungen.
- Führung genauer Aufzeichnungen und Berichterstattung mit Excel und anderen administrativen Werkzeugen.
- Sicherstellung, dass alle Aufgaben mit einem hohen Maß an Vertraulichkeit, Genauigkeit und Professionalität erledigt werden.
Ihr Profil:
- Mindestens 3 Jahre relevante Berufserfahrung in der Administration, im HR, in der Arbeitsmedizin oder einer ähnlichen Unterstützungsfunktion.
- Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und selbstständig zu arbeiten.
- Erfahrung im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen; Kenntnisse der Datenschutzanforderungen (z.B. DSGVO) sind von Vorteil.
- Ausgezeichnete Detailgenauigkeit und Engagement für Genauigkeit.
- Gute Kenntnisse in Excel und Erfahrung im Management von Aufzeichnungen, Daten oder administrativen Prozessen.
- Interesse oder Erfahrung in der Prozessoptimierung, Automatisierung oder KI-Tools wird als Plus angesehen.
- Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Exzellente Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Französisch wäre von Vorteil.
- Zuverlässig, proaktiv, anpassungsfähig und in der Lage, effektiv in einem kollaborativen Umfeld zu arbeiten.
Vergütung:
- Bruttostundenlohn: 22,71 €
- Urlaub: 26 Tage Jahresurlaub + bis zu 17 Feiertage
Um sich in diesem Rekrutierungsprozess einzubringen, um mehr Informationen über diese Rolle zu erhalten oder um andere Karrieremöglichkeiten zu besprechen, kontaktieren Sie bitte Aurelia Michaux so schnell wie möglich - VERTRAULICHKEIT GARANTIERT.
HR/Administrative Assistant - EU Institution Arbeitgeber: LHH Luxembourg
Als Arbeitgeber in Kirchberg bietet unser Kunde, eine renommierte Investmentbank, eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, die auf Vielfalt und Inklusion setzt. Die Position als HR/Administrative Assistant innerhalb des Occupational Health Service ermöglicht es Ihnen, wertvolle Erfahrungen zu sammeln und Ihre Fähigkeiten in einem professionellen Umfeld weiterzuentwickeln. Mit attraktiven Vorteilen wie 26 Tagen Jahresurlaub und bis zu 17 Feiertagen sowie der Möglichkeit zur Prozessoptimierung und Automatisierung, ist dies eine hervorragende Gelegenheit für alle, die eine sinnvolle und bereichernde Anstellung suchen.
