Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalten von Post und Paketen sowie Koordination externer Dienstleister.
- Unternehmen: Internationale Bankfiliale mit Sitz in Luxemburg, die an das Management in London berichtet.
- Vorteile: Temporäre Anstellung für ein Jahr mit Möglichkeit auf unbefristeten Vertrag.
- Weitere Informationen: Fließende Englisch- und Französischkenntnisse sind notwendig.
- Warum dieser Job: Arbeiten in einem multikulturellen Umfeld mit internationalem Fokus.
- Qualifikationen: Erfahrung als Senior PA oder Office Manager in einer internationalen oder Bankenumgebung erforderlich.
Unser Kunde ist eine internationale Bankfiliale mit Sitz in Luxemburg, die an das obere Management in London berichtet und in einem hochgradig multikulturellen Umfeld (Europa, Vereinigte Staaten, Südamerika) tätig ist. Im Rahmen seiner Entwicklung sucht die Organisation einen Office Manager / Administrative Assistant, um den Geschäftsführer zu unterstützen und den reibungslosen Ablauf der Filiale vorübergehend (1 Jahr, mit der Möglichkeit eines unbefristeten Vertrags am Ende) sicherzustellen.
Ihre Aufgaben:
- Verwaltung von eingehender und ausgehender Post sowie Paketlieferungen (reguläre Post, DHL, Einschreiben, Empfangsbestätigung usw.)
- Begrüßung und Koordination externer Dienstleister, die das Büro besuchen
- Überwachung und Sicherstellung, dass zugewiesene Aufgaben planmäßig abgeschlossen werden
- Koordination mit zentralen Teams: Facilities, IT, Security
- Sicherstellung, dass die regelmäßige Büroinstandhaltung ordnungsgemäß durchgeführt wird (Reinigung, Büromaterialien und alle für den täglichen Betrieb erforderlichen Artikel)
- Antizipation der Bürobedürfnisse und Sicherstellung der Verfügbarkeit notwendiger Ressourcen zur Unterstützung des täglichen Betriebs
- Proaktive Identifizierung von Fehlfunktionen oder Problemen im Büro
- Berichterstattung über Vorfälle und Koordination mit den relevanten Teams zur Gewährleistung einer zeitnahen Lösung
- Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und Standards im Zusammenhang mit dem Büromanagement
Ihr Profil:
- Nachgewiesene Erfahrung als Senior PA / Executive Assistant / Office Manager, idealerweise in einem internationalen oder Bankumfeld
- Starke organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Fähigkeiten
- Hohe Autonomie und Proaktivität
- Fähigkeit, unabhängig ohne enge Aufsicht zu arbeiten
- Exzellente zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten
- Fließendes Englisch (verpflichtend – Arbeitssprache)
- Fließendes Französisch (erforderlich für lokale Lieferanteninteraktionen)
Office Manager / Administrative Assistant Arbeitgeber: LHH Luxembourg
Die Bank bietet eine dynamische Arbeitsumgebung in Luxemburg und fördert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Kulturen. Mitarbeiter profitieren von einem internationalen Netzwerk und der Möglichkeit, ihre Karriere in der Finanzbranche auszubauen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager / Administrative Assistant erhalten könnten
✨Nutz die Campus-Events!
Gerade im Bankwesen sind viele Unternehmen häufig an Hochschulen vertreten. Schau dir die Jobmessen und Karrieretage in deiner Uni an! Das ist eine super Gelegenheit, vor Ort mit Vertretern von Banken wie LHH Luxembourg zu sprechen und dich gleich vorzustellen.
✨Engagier dich in Fachverbänden!
Tritt Organisationen wie dem Deutschen Bankenverband bei oder besuche deren Events. Networking und Kontakte zu knüpfen sind im Bankwesen entscheidend, und du könntest wertvolle Einblicke und Verbindungen bekommen, die dir bei deiner Bewerbung helfen!
✨Informelle Bewerbung geht immer!
Zögere nicht, dich initiativ bei LHH Luxembourg für die befristete Stelle zu bewerben. Oft suchen Betriebe in ruhigen Zeiten nach frischem Talent. Sei kreativ und zeig, was du kannst, auch wenn keine Stellen veröffentlicht sind!
✨Halt deinen Lebenslauf bereit!
Befristete Stellen im Bankwesen können sehr schnell vergeben werden. Daher lass uns sicherstellen, dass dein Lebenslauf topaktuell ist! Leg ihn bereit für spontane Gespräche und bewirb dich gleich über unsere Webseite, wenn du was Passendes findest.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager / Administrative Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Präzise Zahlen und Ergebnisse zeigen:Im Bankwesen geht es um Zahlen und Analysen. In deinem Lebenslauf solltest du daher quantifizierbare Erfolge hervorheben – sei es durch Kundenakquise, Umsatzsteigerungen oder Risikominderung. Je mehr du zeigen kannst, wie du zum Erfolg deines vorherigen Unternehmens beitrugen hast, desto besser.
Branchenrelevante Zertifikate einfügen:Wenn du über spezielle Zertifikate im Bankwesen wie z.B. die 'Bankfachwirt'-Zertifizierung oder andere relevante Qualifikationen verfügst, solltest du diese unbedingt in deiner Bewerbung nennen. Das zeigt dein Engagement und deine Fachkompetenz in einem wettbewerbsintensiven Bereich.
Motivation für die befristete Stelle betonen:Da es sich um eine befristete Stelle handelt, ist es wichtig, in deinem Anschreiben zu erklären, was dich an der Position reizt und was du in der kurzen Zeit erreichen möchtest. Erzähle, wie dir diese Erfahrung helfen kann, dein Wissen auszubauen und deinem Karriereweg einen Schub zu geben.
Individualität durch Anpassung zeigen:Passe deine Bewerbung an die spezifischen Anforderungen von LHH Luxembourg und Office Manager / Administrative Assistant an. Zeige, dass du dich mit der Unternehmenskultur auseinandergesetzt hast und erkläre, warum du gut ins Team passt. Dies macht deine Bewerbung besonders und zeigt, dass du dir Mühe gegeben hast.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei LHH Luxembourg vorbereitet
✨Zahlen sind dein bester Freund
Im Banking-Bereich wirst du wahrscheinlich mit Zahlen und Analysen arbeiten müssen. Bereite dich auf numerische Tests vor, bei denen du deine Fähigkeiten im Umgang mit Statistiken und finanziellen Daten beweisen kannst. Das zeigt dem Team von LHH Luxembourg, dass du auch unter Druck klar denken kannst!
✨Kenn dich mit den Tools aus
Mach dich mit den gängigen Bankensystemen und Software-Tools vertraut. Wenn du Kenntnisse in Programmen wie Excel oder spezifischen Buchhaltungssoftware hast, bring das zur Sprache! Zeig, dass du technisch bewandert bist und zügig lernen kannst.
✨Fokus auf Fehlervermeidung
In befristeten Positionen geht es oft darum, schnell produktiv zu werden. Betone deine Fähigkeit, Fehler zu vermeiden und Prozesse effizient zu gestalten. Erzähl von Beispielen aus der Vergangenheit, bei denen du etwas optimiert hast, damit das Team bei LHH Luxembourg sicher ist, dass du schnell ins Geschehen eingreifen kannst.
✨Die richtige Motivation zeigen
Da es sich um einen befristeten Job handelt, ist es wichtig, deine Motivation und deinen Lernwillen zu verdeutlichen. Erkläre, warum du gerade im Banking arbeiten möchtest und was du dir von der Zeit bei LHH Luxembourg erhoffst. Zeige, dass du bereit bist, das Beste aus der begrenzten Zeit herauszuholen!
