Persönliche Assistenz der Geschäftsleitung (m|w|d)

Eine wichtige Bitte: Bewirb dich nur, wenn…

• du in diesem Job bereits umfangreiche Erfahrungen gesammelt hast und diese Erfolge auch vorweisen kannst.
• du ernsthaft bereit bist, dich für mindestens zwei Jahre auf uns einzulassen.
• du KI affin bist.

Das Unternehmen

Die Life Trust GmbH & Co. KG ist in den letzten zwanzig Jahren rasant gewachsen und hat sich auch für die Zukunft ambitionierte Ziele gestellt. Hervorgegangen aus der der knapp 30-jährigen Arbeit von Andrea und Veit Lindau im Feld der menschlichen Potenzialentfaltung, entwickelt und unterhält Life Trust integrale Bildungs-Angebote für Privatpersonen, Teams und Unternehmen.

Wir suchen für die persönliche Assistenz der Geschäftsleitung einen extrem zuverlässigen Menschen, der liebt, was Life Trust in die Welt bringt und uns sicher den Rücken freihalten kann. Da dies einer der wichtigsten und zugleich verantwortungsvollsten Jobs in unserer Company ist, bitten wir darum, dich nicht aus purer Begeisterung zu melden, sondern die Stellenbeschreibung in Ruhe und selbstkritisch zu lesen. Wenn du dann ein klares JA! verspürst und weißt, dass du die Anforderungen erfüllst, freuen wir uns auf deine Bewerbung. Bitte berichte uns kurz über deine bisherigen Erfahrungen mit ähnlichen Jobs und sende uns auf jeden Fall die 4 Videoantworten.

Stellenanforderungen

• Büro-, Termin- und Informationsmanagement für die Geschäftsleitung
• Koordination der gesamten Projekte, in die Geschäftsleitung involviert ist
• Aufbau und Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen
• Recherche, Beauftragung und Abwicklung externer Dienstleistungen
• Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Studioproduktionen, Interviews,... und Reisen
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings
• Kommunikation und Korrespondenz mit dem gesamten Team
• Kommunikation und Korrespondenz mit wichtigen Geschäftspartner*innen
• Netzwerkpflege und Repräsentation nach außen

• Du bist diskret, loyal und absolut vertrauenswürdig.
• Du arbeitest sehr gern eigenverantwortlich und proaktiv.
• Du kannst dich mit unserer Arbeit und den dahinter stehenden Werten voll identifizieren.
• Du kannst dich selbst gut führen und hast ein starkes Selbstvertrauen.
• Du kannst ungeschminktes, ehrliches Feedback gut ab, hast eine eigene Meinung und äußerst sie direkt und transparent.
• Du hast einen Sinn für Ironie und manchmal auch schwarzen Humor.
• Du denkst konstruktiv-kritisch.
• Du kommunizierst gern, freundlich und klar mit vielen verschiedenen Typen von Menschen.
• Du kannst Informationen 100% sicher für dich behalten.
• Du hast meist gute Laune (Einen Sch…tag hat jede*r mal.) und weißt, was zu tun ist, um die Energie in Gesprächen anzuheben.
• Du magst Herausforderungen und bist bereit für Überraschungen.
• Du verfügst über ein Wachstums-Mindset, d.h. du dehnst gern und immer wieder deine Vorstellungen davon, was alles möglich ist.
• Du hast keine Angst vor kühnen Visionen, doch viel mehr interessiert dich, sie wirklich konkret auf die Erde zu bringen.
• Du genießt ein agiles, komplexes Arbeitsumfeld.
• Du bringst gern Ordnung ins Chaos, ohne bürokratisch starr zu sein.
• Du kannst wirksam dafür sorgen, dass getroffene Vereinbarungen, Zuarbeiten, Termine von allen Beteiligten eingehalten werden.
• Du bist bereit, dich auch mal unbeliebt zu machen, wenn es der Job erfordert.
• Du bist bereit für einen flexiblen Arbeitsalltag und hängst nicht an fixen Arbeitszeiten.

• Du bringst Berufserfahrung und/oder eine entsprechende Ausbildung im Bereich Office-Management/Personal Assistance mit.
• Du arbeitest strukturiert und verfügst über ein hohes Maß an innerer Führung und äußerem Organisationstalent.
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Du verfügst über analytisches und unternehmerisches Denken.
• Du bist digital affin und eignest dir schnell neue Software an.
• Erfahrung mit SCRUM oder ähnlichen Methoden unter Verwendung von Online-Tools wie Asana, Trello, Slack, …
• Du beherrschst die üblichen Office-Anwendungen.
• Du hast Erfahrung mit dem Managen von komplexen Projekten und kennst dich auch sehr gut mit der passenden Software aus.
• Controlling von Projekten
• Du bist sehr gut im Zeitmanagement, Planen und Einhalten von Timelines und Terminen.
• Du bist gegenüber Geschäftspartner*innen empathisch, verhandlungssicher und durchsetzungsfähig.
• Schriftliche und verbale Kommunikationskompetenz

wären für uns kaufmännische Kenntnisse und/oder Erfahrungen im Business Development.

• Eine zentrale Rolle in einer Company mit einer wertvollen Mission.
• Sinn, Wachstum, Abwechslung, Passion, Freude, Autonomie, Tiefe, Ehrlichkeit.
• Stetige Inspiration durch spannende Projekte, gesellschaftlich relevante Themen und faszinierende Menschen.
• Viele Möglichkeiten der Weiterbildung.
• Eine sehr gute Bezahlung.
• Die Chance, mit uns gemeinsam die Welt positiv zu verändern.
• Eine tiefe und ehrliche Beziehung zur Geschäftsleitung.
• Wenn erwünscht, ein Dienstwagen oder eine Bahncard.

Bevorzugt suchen wir Menschen, die direkt in unserem Headquarter in Baden-Baden arbeiten. Remote ist auch möglich, wenn die Bereitschaft besteht, mindestens zweimal im Monat für 2-3 Tage nach Baden-Baden zu kommen.