Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro, unterstütze das Team und sorge für einen reibungslosen Ablauf.
- Unternehmen: Innovative Agentur mit kreativer Kultur und internationalem Team.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, 28 Tage Urlaub und die Möglichkeit, remote zu arbeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und ein positives Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte kreative Projekte mit großem Einfluss.
- Qualifikationen: Organisationstalent, Teamfähigkeit und proaktive Denkweise.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Wir suchen einen hochorganisierten und proaktiven Office Manager, der unser Team in einem Teilzeitvertrag bis zum 30. März 2027 unterstützt. Sie werden 30 Stunden pro Woche an 5 Tagen arbeiten und tägliche administrative Unterstützung leisten sowie den reibungslosen Ablauf des Büros sicherstellen. Sie spielen eine wichtige Rolle bei der Unterstützung des Teams bei weiteren operativen Aufgaben.
Was Sie tun:
- Bestellung von Büromaterial und Erfrischungen sowie entsprechende Buchhaltung.
- Sicherstellung eines gut gepflegten und sauberen Büros.
- Monatliche Abrechnung für alle Firmenkreditkarten.
- Zusammenarbeit mit Vermietern und Dienstleistern bezüglich der angemieteten Flächen.
- Management von Handwerkerarbeiten und Reparaturen nach Bedarf.
- Unterstützung und Umsetzung der TISAX-Zertifizierung.
- Planung, Gestaltung und Bau verschiedener Büroräume.
- Verantwortung für das Schließsystem und das Alarmsystem.
- Betreuung von Besuchern und Kunden im Büro.
- Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post und Paketen.
- Unterstützung bei der wöchentlichen Kapazitätsplanung und Pflege des Ressourcenmanagementsystems.
- Unterstützung des Teams bei kundenbezogenen administrativen Aufgaben (z. B. Uploads für DAM, Ablage und externe Linkgenerierung für Projekte).
- IT First Level Support, z. B. Ausgabe/Umtausch von Geräten sowie Rückgabe an das IT-Team, Unterstützung bei Installation und Zugängen.
- Verwaltung von TravelPerk zur Unterstützung von Kollegen bei Reisebuchungen und entsprechender Buchhaltung.
- Planung und Durchführung von Team- und Kundenveranstaltungen für alle Standorte.
- Ansprechpartner für das Team.
Wer Sie sind:
- Sie knüpfen bedeutungsvolle Verbindungen und entwickeln vertrauensvolle Beziehungen innerhalb des Teams.
- Sie werden vom Team als wichtiger Beitragender anerkannt.
- Sie sind offen für kontinuierliches Lernen und Entwicklung.
- Sie übernehmen Verantwortung für Ergebnisse und verwalten diese unabhängig und effizient.
- Sie handeln proaktiv mit Ihren Vorgesetzten.
- Sie hinterfragen die „Warum hinter dem Was“.
- Sie verstehen immer, wer Ihr Publikum ist, und passen Ihre Botschaften an dessen Bedürfnisse an.
- Sie eskalieren Probleme angemessen und mit gutem Urteilsvermögen.
- Sie sind immer ansprechbar und haben eine freundliche Servicehaltung.
- Sie reagieren schnell und können Stress tolerieren.
- Sie können interne Informationen und Diskussionen in bestimmten Themenbereichen sicher führen.
- Sie sorgen für eine positive Arbeitsatmosphäre.
Was Sie erwarten können:
- Einblick in globale Kunden auf höchster Ebene.
- Arbeiten in einem internationalen und integrierten Team mit Top-Talenten aus verschiedenen Bereichen.
- Viele Möglichkeiten, große Ideen für große Projekte mit großer Wirkung zu schaffen.
- Flexibilität, remote zu arbeiten: 2-3 Tage im Büro pro Woche und die Möglichkeit, bis zu einem Monat im Jahr von zu Hause, dem Nordpol oder einem wärmeren Ort aus zu arbeiten.
- Strukturiertes Onboarding, Entwicklung & Tools (Groove-In Buddy, Feedbackgespräche, moderne IT-Ausrüstung und mehr).
- 28 Tage Urlaub, ohne BH und Ihren Geburtstag frei.
- Ein Arbeitsumfeld, das faire und gleiche Chancen für alle gewährleistet. Wir leben und unterstützen Vielfalt, Offenheit und gegenseitigen Respekt und heißen neue Kollegen willkommen - unabhängig von Nationalität, Ethnie, Herkunft, Religion, Alter, Geschlecht, Geschlechtsidentität und sexueller Orientierung.
Ist es eine Übereinstimmung? Bewerben Sie sich jetzt! Wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören, auch wenn Sie nicht alle oben genannten Anforderungen vollständig erfüllen.
Über uns: LIGANOVA MaSH! ist eine innovative integrierte Kreativagentur, die sich auf soziale Medien, redaktionelle Inhalte, digitale Strategien und erlebnisorientiertes Marketing spezialisiert hat. Als Partner von BMW kombiniert die Agentur Start-up Agilität mit hochgradiger kreativer Expertise, um maßgeschneiderte Lösungen zu liefern. Mit einem vielfältigen Dienstleistungsangebot hebt sich LIGANOVA MaSH! durch ihre einzigartige DNA, frische Perspektiven und progressive Kultur hervor, die es dem Team ermöglicht, kreative Grenzen zu überschreiten. Die Agentur mit Sitz in London hat mehr als 40 Teammitglieder, die eng mit weiteren 20 Experten in München und ganz Europa zusammenarbeiten, um einen kollaborativen und global integrierten Ansatz zu gewährleisten.
OFFICE MANAGER (all genders) Arbeitgeber: LIGANOVA MaSH!
LIGANOVA MaSH! ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und kreative Arbeitsumgebung in London bietet. Mit flexiblen Arbeitszeiten, der Möglichkeit, remote zu arbeiten, und einem strukturierten Onboarding-Prozess fördert das Unternehmen die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter. Zudem wird Vielfalt und Chancengleichheit großgeschrieben, was zu einer positiven und respektvollen Unternehmenskultur beiträgt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so OFFICE MANAGER (all genders) erhalten könnten
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen dich finden. Nutze dein Netzwerk und sprich mit Leuten in der Branche. Oft sind es persönliche Empfehlungen, die den Unterschied machen!
✨Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor!
Informiere dich über das Unternehmen und die spezifische Rolle. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten am besten präsentieren kannst, um zu zeigen, dass du die perfekte Ergänzung für das Team bist.
✨Zeige deine Soft Skills!
Als Office Manager ist es wichtig, dass du nicht nur die administrativen Aufgaben beherrschst, sondern auch gut im Umgang mit Menschen bist. Betone deine Kommunikationsfähigkeiten und deine Fähigkeit, in stressigen Situationen ruhig zu bleiben.
✨Bewirb dich direkt über unsere Website!
Wir lieben es, wenn du uns direkt zeigst, dass du interessiert bist! Besuche unsere Website und bewirb dich dort, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung die richtige Aufmerksamkeit bekommt.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um OFFICE MANAGER (all genders) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die sich in unser Team einfügen und gleichzeitig ihre eigene Persönlichkeit mitbringen.
Mach es übersichtlich:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So können wir schnell erkennen, was du zu bieten hast!
Pass auf die Details auf:Überprüfe deine Bewerbung auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Ein kleiner Fehler kann einen großen Eindruck hinterlassen, also nimm dir die Zeit, alles sorgfältig durchzulesen.
Bewirb dich über unsere Website:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie an die richtige Stelle gelangt und du alle notwendigen Informationen bereitstellst.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei LIGANOVA MaSH! vorbereitet
✨Sei gut vorbereitet
Informiere dich über die Firma und ihre Werte. Schau dir die Stellenbeschreibung genau an und überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen passen. So kannst du gezielt auf Fragen eingehen und zeigen, dass du die richtige Person für die Stelle bist.
✨Praktische Beispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung vor, die deine organisatorischen Fähigkeiten und proaktive Arbeitsweise unter Beweis stellen. Denke an Situationen, in denen du Probleme gelöst oder das Team unterstützt hast – das wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und der Firma. Frage nach den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, oder nach den Möglichkeiten zur Weiterentwicklung – so zeigst du, dass du langfristig denkst.
✨Positive Ausstrahlung
Achte darauf, während des Interviews eine positive und freundliche Haltung zu zeigen. Sei offen und zugänglich, denn das ist besonders wichtig für die Rolle eines Office Managers. Eine gute Stimmung kann oft den Unterschied machen und hinterlässt einen bleibenden Eindruck.
