Office Operations & Recruiting Coordinator

Sind Sie die Person, die in ein Büro, einen Einstellungsprozess oder den Kalender eines Gründers kommt und alles innerhalb einer Woche besser macht? Bei Lightium bauen wir die nächste Generation von photonischen integrierten Schaltungen, um die KI-Infrastruktur schneller zu machen. Während wir über 30 Teammitglieder hinauswachsen, suchen wir sofort einen Office Operations & Recruiting Coordinator, der im Herzen des Unternehmens sitzt: die Durchführung unserer Einstellungsprozesse, die Organisation unserer Unternehmensveranstaltungen und die Unterstützung unseres Teams mit Proaktivität und Organisation.

Positionszusammenfassung

Dies ist eine zentrale Betriebsrolle. Sie sind verantwortlich für die Prozesse hinter unserer Einstellungs- und Einarbeitungsdurchführung, unseren Unternehmensveranstaltungen und den täglichen Aktivitäten unseres Teams und verbessern diese kontinuierlich. Sie führen nicht nur das Bestehende; Ihre Schärfe lässt Sie Ineffizienzen erkennen, und Ihre Proaktivität ermöglicht es Ihnen, diese ohne Aufforderung zu beheben. Die Ausführung ist der Kern der Aufgabe, aber wir suchen jemanden, der jeden Prozess als Entwurf betrachtet, der verbessert werden kann, nicht als Skript, dem man folgen muss.

Hauptverantwortlichkeiten

• Einstellungsdurchführung & Recruiting-Operationen: Verantwortlich für unser Bewerbermanagementsystem (ATS) von Anfang bis Ende: Stellen ausschreiben, Pipeline-Hygiene aufrechterhalten und den Prozess jedes Einstellungsmanagers organisieren. Planen Sie die Einstellungsbedarfe und -zeitpläne gemeinsam mit den Einstellungsmanagern und führen Sie den Prozess durch: Kommunikation mit Kandidaten, Interviewplanung und das Bewegen von Kandidaten durch die Pipeline in jeder Phase. Organisieren Sie Reisen und Logistik für Kandidaten aus dem Ausland. Verwalten Sie Arbeitsverträge und fungieren Sie als Ansprechpartner für unsere Einwanderungsanwälte, um sicherzustellen, dass die Anträge auf Arbeitserlaubnis auf Kurs bleiben. Übernehmen Sie die Einarbeitungsprozesse, damit jeder neue Mitarbeiter die notwendige Ausrüstung, Zugang und einen klaren ersten Tag hat. Entwickeln und verbessern Sie schriftliche Verfahren für unsere Mitarbeiterreise. Übernehmen Sie die Verantwortung für unsere HR-Software (Factorial), Personalordner und Personalstatistiken.
• Exekutive Assistenz: Verwalten Sie E-Mails und Kalender für das Führungsteam. Sortieren und verwalten Sie deren Posteingänge, kennzeichnen Sie, was ihre Aufmerksamkeit benötigt, und bearbeiten oder entwerfen Sie Antworten auf den Rest. Bereiten Sie Meetings vor und organisieren Sie sie, halten Sie sie über wiederkehrende Verpflichtungen auf dem Laufenden und bearbeiten Sie ad-hoc administrative Anfragen. Unterstützen und organisieren Sie Reise-Logistik für unsere externen Gäste und Besucher, wie Investoren, Kunden und wichtige Partner.
• Unternehmensveranstaltungen: Planen und durchführen unserer monatlichen Town Halls, vierteljährlichen Unternehmensveranstaltungen und jährlichen Rückzüge, einschließlich Standortsuche, Budgetierung, Anbieterkoordination, Logistik und Durchführung am Tag selbst. Erstellen Sie ein wiederholbares Handbuch, damit Veranstaltungen einfacher durchzuführen sind, während das Team wächst. Pflegen Sie den Kalender für Konferenzen und Messen, einschließlich Hotelbuchungen, Unterstützung bei der Logistik und Verfolgung von Fristen.
• Büroverwaltung: Seien Sie stolz darauf, das Büro zu einem Ort zu machen, an dem das Team gerne arbeitet. Pflegen und verbessern Sie bürobezogene Prozesse und Richtlinien. Übernehmen Sie die Verantwortung für Geschenke zum Geburtstag der Mitarbeiter. Verwalten Sie die Beziehungen zu Anbietern (Reinigung, IT, Einrichtungen, Vorräte), halten Sie den Raum ohne Aufforderung gut ausgestattet und funktional und lösen Sie Probleme, bevor sie offensichtlich werden.

Was Sie mitbringen:

• Erfahrung: 3–5+ Jahre in der Büroverwaltung, Exekutivoperationen, exekutiver/administrativer Assistenz oder Recruiting-Koordination, idealerweise in einem schnell wachsenden Startup oder Scale-up-Umfeld.
• Organisation: Außergewöhnliche organisatorische Disziplin gepaart mit echtem Elan und Antrieb. Sie antizipieren, was benötigt wird, bevor Sie gefragt werden, verfolgen jeden offenen Punkt in Bezug auf Einstellungen, Veranstaltungen und Teampläne und treiben die Dinge voran, anstatt zu warten, dass sie zu Ihnen kommen. Auge für Details und ein Verlangen nach Dokumentation und Verfahrenserstellung.
• Anpassungsfähigkeit: Komfortabel in einem schnelllebigen Umfeld, in dem Prozesse noch aufgebaut werden, und bereit, diese während des Prozesses zu erstellen und zu verbessern.
• Diskretion: Sie gehen mit sensiblen Informationen, Verträgen, Einwanderungsangelegenheiten, Kandidatendaten und Zeitplänen von Führungskräften mit Urteilsvermögen und Vertraulichkeit um.
• Tools: Sicherer Umgang mit einem Bewerbermanagementsystem (ATS), Microsoft 365, Kalender- und Reisebuchungstools. Kenntnisse in KI (Claude) sind von Vorteil. Sie lernen neue Systeme schnell.
• Sprachkenntnisse: Fließende Englischkenntnisse sind erforderlich. Deutsch ist ein großer Vorteil für lokale administrative und Einwanderungskoordination.

Was wir bieten:

• Eine vertrauensvolle, autonome Rolle, in der Sie das operative Rückgrat eines schnell wachsenden Deep-Tech-Unternehmens besitzen, mit sichtbarem Einfluss ab dem ersten Tag.
• Wettbewerbsfähiges Vergütungs- und Leistungspaket, das Ihrer Erfahrung und Expertise entspricht, einschließlich eines Mitarbeiterbeteiligungsplans (ESOP), vollständig abgedecktem Pillar Two und großzügigem Urlaub.
• Ein Platz nahe den Gründern in einem frühen Startup, mit realen Möglichkeiten, wie das Unternehmen skaliert und Ihre eigene Rolle zu entwickeln, während wir wachsen.

Abschließende Gedanken: Wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören, wenn Sie leidenschaftlich daran interessiert sind, neue Technologien von Grund auf zu entwickeln und in einem kollaborativen und ergebnisorientierten Umfeld zu gedeihen. Werden Sie ein Schlüsselspieler in einem frühen Startup und schließen Sie sich einem motivierten und energiegeladenen Team an. Sie haben die einzigartige Gelegenheit, Ihre beruflichen Fähigkeiten schnell zu schaffen, zu wachsen und zu entwickeln. Lightium ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir feiern Vielfalt und setzen uns dafür ein, ein integratives Umfeld für alle Mitarbeiter zu schaffen.